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2014 | Buch

Personalabrechnung auf den Punkt

Handbuch für Unternehmen

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Über dieses Buch

Dieses Buch erfasst die gesamte Lohn- und Gehaltsabrechnung von der Bruttolohnrechnung einschließlich der unterschiedlichen Lohnformen bis zur Nettolohnrechnung. Verständlich werden Besonderheiten und Unterschiede in der steuerlichen und sv-rechtlichen Bearbeitung erläutert. Zudem werden Abrechnungsfälle, wie Einmalzahlungen, geringfügige Beschäftigungen oder Schüler, Studenten und Praktikanten diskutiert. Checklisten und Kapitelzusammenfassungen erleichtern den Zugang zu den rechtlichen Grundlagen. Mit zahlreichen anschaulichen Beispielfällen sowie Übungen mit Lösungen eignet sich das Werk hervorragend für die Weiterbildung und zum Selbststudium. Pluspunkt: Auch mit unterschiedlichen Abrechnungsprogrammen lassen sich alle Praxisbeispiele rechtlich und rechnerisch nachvollziehen.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter
1. Grundlagen der Personalabrechnung
Zusammenfassung
Im betrieblichen Produktionsprozess stehen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gegenüber.
Arbeitgeber ist, wer einen anderen als Arbeitnehmer beschäftigt und ihm gegenüber Weisungsbefugnis hat, er ist gesetzlich zur Zahlung von Arbeitslohn verpflichtet. Arbeitnehmer ist, wer aufgrund eines Vertrags im Dienste eines anderen zur Leistung verpflichtet ist.
Die Bedingungen für ein Beschäftigungsverhältnis werden in der Regel in einem Arbeitsvertrag festgehalten. Allerdings schränken zahlreiche gesetzliche und betriebliche Regelungen bei der Beschäftigung von Mitarbeitern die allgemeine Vertragsfreiheit in Arbeitsverträgen ein. Auswirkungen auf die Vertragsfreiheit haben Arbeits- und Sozialgesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.
Aus dem Wechselverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Unternehmen und den gesetzlich auferlegten Einbehaltung-, Zahlungs- und Abzugspflichten ergibt sich ein Kreislauf an finanziellen Mitteln, der wesentlich durch die korrekte Personalabrechnung der Unternehmen mit gestaltet wird.
Marianne Kiepe
2. Bruttolohnrechnung
Zusammenfassung
Bei der Bruttolohnrechnung muss zunächst für jeden Arbeitnehmer der monatliche Arbeitslohn ermittelt werden.
Der Arbeitslohn setzt sich zusammen aus Grundlöhnen, ergänzenden Löhnen, und Löhnen ohne Leistung.
Grundlohn kann als Zeitlohn oder als Leistungslohn gezahlt werden.
Ergänzende Löhne fließen dem Arbeitnehmer in Form von Sachlohn zu. Sachlöhne (Sachbezüge) sind Vergütungen, bei denen der Mitarbeiter eine Leistung des Unternehmens anstelle von Geld für seine Arbeit erhält. Sachbezüge sind entsprechend gesetzlicher Vorschriften in Geld zu bewerten.
Zum Bruttolohn eines Arbeitnehmers gehört auch der Lohn, den der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Vorschriften für Zeiten zahlen muss, an denen der Arbeitnehmer keine Leistung im Betrieb erbringt. Es handelt sich hierbei um gesetzliche Entgeltfortzahlungen. In der Praxis werden Entgeltfortzahlungen auch oft als „Soziallöhne“ bezeichnet. Das Entgeltfortzahlungsgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, sowie die meisten Tarifverträge schreiben die Entgeltfortzahlung mit dem Durchschnittsverdienst vor.
Marianne Kiepe
3. Nettolohnrechnung
Zusammenfassung
Im Rahmen der Nettolohnabrechnung hat der Arbeitgeber vom steuerpflichtigen Arbeitslohn des Arbeitnehmers die Lohnsteuer einzubehalten und abzuführen (Lohnsteuerabzugsverfahren).
Die Höhe der einzubehaltenden Lohnsteuer hängt von den steuerlichen Merkmalen des einzelnen Arbeitnehmers ab. Ab 2013 werden die Lohnsteuerabzugsmerkmale für Arbeitnehmer den Arbeitgebern elektronisch zur Verfügung gestellt (ELStAM). Wichtigstes Merkmal ist die Lohnsteuerklasse des Arbeitnehmers. Mit ihrer Hilfe kann der Arbeitgeber bei der Personalabrechnung die Lohnsteuer aus den jeweiligen Lohnsteuertabellen bestimmen.
Zusätzlich muss auch im Lohnsteuerabzugsverfahren durch den Arbeitgeber Solidaritätszuschlag nach den Erfordernissen des Solidaritätszuschlagsgesetzes und des Einkommensteuergesetzes einbehalten werden.
Kirchensteuer wird nur erhoben bei Arbeitnehmern, die einer steuererhebenden Religionsgemeinschaft angehören und die einen Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in der Bundesrepublik Deutschland haben.
An der Finanzierung der Sozialversicherungsbeiträge müssen sich Arbeitgeber und Arbeitnehmer gemeinsam beteiligen. Beitragspflichtige Einnahme bei Arbeitnehmern in einem Beschäftigungsverhältnis ist das Arbeitsentgelt. Ist das in der Bruttolohnrechnung ermittelte Arbeitsentgelt vollständig sozialversicherungspflichtig, muss der Arbeitgeber in der Personalabrechnung den Gesamtsozialversicherungsbeitrag berechnen und zahlen.
Der Gesamtsozialversicherungsbeitrag ist die Summe der Beiträge von Arbeitnehmern und Arbeitgebern zur gesetzlichen, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung sowie zur sozialen Pflegeversicherung.
Marianne Kiepe
4. Teillohnzahlungszeiträume
Zusammenfassung
Als Lohnzahlungszeitraum wird der Zeitraum bezeichnet, für den jeweils der laufende Arbeitslohn gezahlt wird.
Kann nach Lohnsteuerrecht ein solcher Zeitraum nicht festgestellt werden, tritt an die Stelle des Lohnzahlungszeitraumes die Summe der tatsächlichen Arbeitstage oder Arbeitswochen. Bei einem Arbeitnehmer, dessen Lohnzahlungszeitraum der Monat ist, entsteht ein Teillohnzahlungszeitraum, wenn das Beschäftigungsverhältnis nicht den ganzen Monat bestand.
Für einen Teillohnzahlungszeitraum ist zunächst das Teilentgelt festzustellen. Die Lohnsteuer für Teillohnzahlungszeiträume ist aus der Lohnsteuertagestabelle abzulesen. Dabei ist das ermittelte Teilentgelt auf einen Tagesbetrag umzurechnen.
Bei der Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge muss bei der Abrechnung von Teillohnzahlungszeiträumen die anteilige Beitragsbemessungsgrenze in der Kranken- und Pflegeversicherung und in der Renten- und Arbeitslosenversicherung berücksichtigt werden.
Marianne Kiepe
5. Einmalzahlungen
Zusammenfassung
Als Einmalzahlung bezeichnet man umgangssprachlich Arbeitslohn bzw. Arbeitsentgelt, das nicht regelmäßig monatlich gezahlt wird, sondern dem Arbeitnehmer jährlich nur einmal oder zu bestimmten Anlässen gezahlt wird. Das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht verwenden dafür unterschiedliche Begriffe.
Das Steuerrecht spricht vom „sonstigen Bezug“. Die Lohnsteuer von sonstigen Bezügen ist grundsätzlich aus der Jahreslohnsteuertabelle abzulesen. Sie ergibt sich immer als Differenzbetrag aus zwei abgelesenen Steuerbeträgen. Dabei ist grundsätzlich vom voraussichtlichen Jahresarbeitslohn auszugehen. Neben der Lohnsteuer sind von sonstigen Bezügen auch Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer einzubehalten.
Das Sozialversicherungsrecht spricht von „einmaligen Zuwendungen“. Einmalige Zuwendungen im Sinne der Sozialversicherung sind bis zur Höhe der jeweiligen Beitragsbemessungsgrenze sozialversicherungspflichtig. Wird eine Einmalzahlung in der Zeit vom 01. Januar bis zum 31.März eines Jahres gezahlt, muss zusätzlich die Märzklausel beachtet werden.
Marianne Kiepe
6. Steuerfreie Bezüge
Zusammenfassung
Grundsätzlich hat der Arbeitgeber vom Arbeitslohn, den er seinen Arbeitnehmern zahlt, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge einzubehalten.
Das gilt nicht,
  • wenn der Arbeitslohn oder Teile davon aufgrund gesetzlicher Vorschriften steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben oder
  • wenn es sich bei Zuwendungen an den Arbeitnehmer überhaupt nicht um Arbeitslohn handelt.
Aus unterschiedlichen sozialpolitischen und wirtschaftlichen Interessen werden bestimmte Einnahmen, die ein Arbeitnehmer als Gegenleistung für die Zurverfügungstellung seiner Arbeitskraft in einem Dienstverhältnis erzielt, vom Gesetzgeber von der Lohnsteuer befreit.
Steuerfreier Arbeitslohn ist in der Regel auch kein sozialversicherungspflichtiges Arbeitsentgelt. Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht stimmen hier weitgehend überein.
Leistungen des Arbeitgebers, die er im ganz überwiegenden betrieblichen Interesse erbringt, zählen regelmäßig nicht zum Arbeitslohn. Kein Arbeitslohn sind Vorteile, die sich bei sachgerechter Betrachtung aller Umstände nicht als Entlohnung, sondern lediglich als notwendige Begleiterscheinungen eines Arbeitsverhältnisses im Hinblick auf betriebliche Ziele erweisen.
Marianne Kiepe
7. Pauschalversteuerung
Zusammenfassung
Wird die Lohnsteuer für den Arbeitnehmer anhand der ELStAM aus den Lohnsteuertabellen abgelesen spricht man von der Regelbesteuerung. Der Arbeitgeber hat dabei die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung nach den individuellen Merkmalen des Arbeitnehmers vom Arbeitslohn einzubehalten. Der Arbeitnehmer ist Schuldner der Lohnsteuer.
Abweichend davon kann der Arbeitgeber für einzelne gesetzlich festgelegte Lohnbestandteile oder unter bestimmten Voraussetzungen auch für den gesamten Arbeitslohn die Pauschalversteuerung anwenden. Steuerschuldner wird dabei der Arbeitgeber. Werden Arbeitsentgelte des Arbeitnehmers oder Teile davon beim Arbeitgeber der Pauschalversteuerung unterworfen, ist für den Arbeitnehmer die Steuer damit abgegolten. Er muss im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung auf diese Einkünfte keine Steuern mehr entrichten.
Marianne Kiepe
8. Geringfügige Beschäftigungen
Zusammenfassung
Man spricht von einer geringfügigen Beschäftigung, wenn nur ein geringer Verdienst im Beschäftigungsverhältnis erzielt werden kann oder wenn die Beschäftigung zeitmäßig nur einen geringen Umfang ausmacht. Je nach Art der Geringfügigkeit gibt es dabei Besonderheiten im Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht zu beachten.
Die geringfügig entlohnte Beschäftigung ist eine auf Dauer angelegte Beschäftigung, die zu den geringfügigen Beschäftigungen wegen der Höhe ihres monatlichen Arbeitsentgelts zählt. Die wöchentliche Arbeitszeit und die Anzahl der monatlichen Arbeitseinsätze sind dabei unerheblich. Geringfügig entlohnte Beschäftigungen sind für den Arbeitnehmer unter bestimmten Voraussetzungen versicherungsfrei in der Krankenversicherung und in der Pflegeversicherung sowie in der Arbeitslosenversicherung. Für eine geringfügig entlohnte Beschäftigung müssen vom Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen Pauschalbeiträge zur Krankenversicherung und Rentenversicherung an die Einzugsstelle Knappschaft Bahn-See abgeführt werden.
Eine kurzfristige Beschäftigung gehört zu den geringfügigen Beschäftigungsverhältnissen, wegen ihrer geringen Zeitdauer. Die Höhe des monatlichen Arbeitsentgelts spielt hierbei keine Rolle, solange die Beschäftigung nicht berufsmäßig ausgeübt wird. Kurzfristige Beschäftigungen sind für Arbeitnehmer und Arbeitgeber versicherungsfrei in der allen Zweigen der Sozialversicherung.
Bei Beschäftigungsverhältnissen, deren monatliches Arbeitsentgelt die Geringfügigkeitsgrenze von 450,00 € übersteigt, aber nicht mehr als 850,00 € beträgt, ist in der Sozialversicherung die Gleitzonenregel anzuwenden. Bei Anwendung der Gleitzonenregelung trägt der Arbeitgeber seinen Beitragsanteil zu den einzelnen Zweigen der Sozialversicherung nach normalen Grundsätzen.
Der Beitragsanteil des Arbeitnehmers fällt aber bis zu einem Arbeitsentgelt von 850,00 € monatlich geringer aus.
Marianne Kiepe
9. Vermögenswirksame Leistungen
Zusammenfassung
Vermögenswirksame Leistungen sind Geldleistungen, die der Arbeitgeber für den Arbeitnehmer anlegt. Die Anlage muss dabei in vom Gesetz genau umschriebene Anlageformen erfolgen
Der Arbeitgeber hat die Vermögenswirksamen Leistungen für den Arbeitnehmer unmittelbar an das Unternehmen oder das Institut, bei dem sie angelegt werden sollen, zu überweisen.
Vermögenswirksame Leistungen sind arbeitsrechtlich Bestandteil des Lohns oder Gehaltes, sie sind steuer- und sozialversicherungspflichtig.
Zusätzliche Vermögenswirksame Leistungen können vom Arbeitgeber zusätzlich zum sonstigen Arbeitslohn gezahlt werden. Grundlage dafür bilden in der Regel Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Verträge mit dem Arbeitnehmer. Der Betrag der Vermögenswirksamen Leistungen fließt dabei vollständig in die Bruttolohnrechnung. Zur Übernahme zusätzlicher Vermögenswirksamer Leistungen ist der Arbeitgeber nicht verpflichtet.
Der Arbeitgeber hat auf schriftliches Verlangen des Arbeitnehmers einen Vertrag über die vermögenswirksame Anlage von Teilen des Arbeitslohnes abzuschließen. Zur Anlage von Teilen des Arbeitslohnes in Vermögenswirksame Leistungen ist der Arbeitgeber verpflichtet. Der Betrag der Vermögenswirksamen Leistungen fließt dabei nicht zusätzlich in die Bruttolohnrechnung ein, sonder ist aus dem bereits versteuerten und versicherten Bruttoentgelt zu überweisen.
Oft ist es in Praxis auch so, dass der Arbeitgeber einen Teil der Vermögenswirksamen Leistungen durch tarifvertragliche Regelungen zusätzlich zum Arbeitslohn übernimmt und der Arbeitnehmer den Betrag aus seinem übrigen Arbeitsentgelt aufstockt. Auch dabei muss die Überweisung der gesamten vermögenswirksamen Leistung durch den Arbeitgeber erfolgen
Marianne Kiepe
10. Betriebliche Altersversorgung
Zusammenfassung
Zur Sicherung eines angemessenen Lebensstandards im Alter reichen zunehmend die Zahlungen aus dem gesetzlichen Alterssicherungssystem in Form der gesetzlichen Rente oder Pension nicht mehr aus. Neben der zusätzlichen privaten Vorsorge des Arbeitnehmers spielt die betriebliche Altersversorgung als dritte Säule zur Altersabsicherung eine wichtige Rolle. Unter einer betrieblichen Altersversorgung versteht man alle Leistungen, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer zur Altersversorgung, Hinterbliebenenversorgung oder Invaliditätsversorgung zusagt.
Die Durchführung der betrieblichen Altersversorgung kann unmittelbar über den Arbeitgeber (Direktzusage) oder mittelbar über einen externen Versorgungsträger erfolgen. Versorgungsträger können Direktversicherung, Pensionsfonds oder Pensionskassen und Unterstützungskassen sein Die Verpflichtung für den Arbeitgeber zur Übernahme von Leistungen zur betrieblichen Altersversorgung kann in Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen oder Einzelarbeitsverträgen geregelt sein.
Ist eine entsprechende Regelung im Unternehmen nicht vorhanden, können Arbeitnehmer verlangen, dass bis zu 4 % der Beitragsbemessungsgrenze in der allgemeinen Rentenversicherung von ihrem Arbeitsentgelt für den Aufbau einer betrieblichen Altersversorgung genutzt werden.
Die Entgeltumwandlung und der Durchführungsweg erfolgt durch Vereinbarung.
Marianne Kiepe
11. Besondere Abrechnungsfälle
Zusammenfassung
Schüler, Studenten Praktikanten
Schüler, die während der Schulzeit oder in den Ferien bei einem Arbeitgeber gegen Entgelt arbeiten, sind Arbeitnehmer. Bei der Beschäftigung von Schülern als Arbeitnehmer müssen zusätzlich die Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes berücksichtigt werden. Das Jugendarbeitsschutz unterscheidet dabei Kinder und Jugendliche.
Studenten, die neben ihrem Studium oder in den Ferien bei einem Arbeitgeber gegen Entgelt arbeiten, sind Arbeitnehmer. Das Entgelt eines Studenten aus einem Beschäftigungsverhältnis ist lohnsteuerpflichtig. Beschäftigungen, die gegen Arbeitsentgelt ausgeübt werden, unterliegen der Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherungspflicht. Von diesem Grundsatz werden in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung unter bestimmten Voraussetzungen Beschäftigungen von Studenten ausgenommen.
Praktikanten sind Personen, die sich im Zusammenhang mit einer schulischen Ausbildung praktische Kenntnisse in einem Unternehmen aneignen, die der Vorbereitung, Unterstützung oder Vervollständigung der Ausbildung für den künftigen Beruf dienen. Praktikanten, die für ihre Tätigkeit ein Arbeitsentgelt erhalten, sind Arbeitnehmer. Für die Beurteilung von Praktikanten in der Sozialversicherung muss festgestellt werden, um welche Art Praktikum es sich im Betrachtungsfall handelt.
Mutterschutz
Arbeitgeber, die werdende Mütter beschäftigen, haben die Vorschriften des Mutterschutzgesetzes (MuSchG) und der Mutterschutzarbeitsverordnung (MuSchArbV) zu beachten
Pflegezeit
Als Pflegezeit bezeichnet man den Zeitraum, in dem ein Arbeitnehmer vollständig oder teilweise von der Arbeit fern bleibt, um einen pflegebedürftigen nahen Angehörigen in häuslicher Umgebung zu pflegen.
Der Gesetzgeber hat dazu 3 Möglichkeiten eingeräumt:
  • die kleine Pflegezeit
  • die große Pflegezeit
  • die Familienpflegezeit
Altersteilzeit
Altersteilzeit ist ein gesetzlich geregeltes Arbeitszeitmodell zur Verkürzung der Arbeitszeiten für Arbeitnehmer ab dem 55. Lebensjahr. Durch Altersteilzeitarbeit soll älteren Arbeitnehmern ein gleitender Übergang vom Erwerbsleben in die Altersrente ermöglicht werden. Gesetzliche Grundlage ist das Altersteilzeitgesetz (AltTZG).
Marianne Kiepe
12. Belege der Personalabrechnung
Zusammenfassung
Bei der heutigen Personalabrechnung erledigen mehr und mehr Computerprogramme die Abrechnungsaufgaben und liefern die entsprechenden Belege. Auch die Kommunikationen mit den Finanzämtern und Krankenkassen erfolgen digital.
Dabei ist die Erstellung bestimmter Belege zwingend vorgeschrieben:
  • Entgeltbescheinigung
  • Lohnkonto
  • Lohnsteueranmeldung
  • Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
  • Meldungen zur Sozialversicherung
  • Beitragsnachweise
Marianne Kiepe
Backmatter
Metadaten
Titel
Personalabrechnung auf den Punkt
verfasst von
Marianne Kiepe
Copyright-Jahr
2014
Electronic ISBN
978-3-658-00445-3
Print ISBN
978-3-658-00444-6
DOI
https://doi.org/10.1007/978-3-658-00445-3