Die Vorteile und Potenziale von CAFM-Software

Mehrheitlich sind CAFM-Anwender mit den von ihnen eingesetzten Softwareprodukten zufrieden. Doch sie nennen auch Verbesserungspotenziale. Ebenso haben die CAFM-Anbieter für ihre Kunden einige Empfehlungen, um die CAFM-Vorteile noch besser abzuschöpfen.

80 Prozent der Anwender von Computer-Aided Facility Management-Software (CAFM) geben an, mit der Funktionalität und dem Support ihres Produkts vollkommen oder eher zufrieden zu sein. Der Einsatz der Software erhöhe die Transparenz von Kosten und Leistungen im Facility Management und führe zu einer besseren Dokumentation im Sinne der Betreiberverantwortung. Zudem würden Dienstleistungen effizienter gemacht und die Software helfe, Kosten zu sparen. Hauptanwendungsbereiche sind das Flächen- und das Instandhaltungsmanagement.

Dies sind Ergebnisse des von der German Facility Management Association (GEFMA) herausgegebenen „CAFM-Trendreports 2015“. Der Verband hat für den Report nicht nur 233 CAFM-Anwender und -Interessanten befragt, erstmals flossen in ihn auch Erfahrungen der Anbieter von CAFM-Software ein. 26 Unternehmen unterstützten die Studie.

CAFM-Software bildet FM-Prozesse ab

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Laut dem Kapitel „CAFM-Software und CAFM-Systeme“ im Springer-„CAFM-Handbuch“ ist eine CAFM-Software ein Software-Werkzeug, das „die spezifischen Prozesse des Facility Management und die daran direkt oder indirekt beteiligten Personen unterstützt.“ Die Struktur umfasst ein Datenmodell sowie eine Abbildung von Prozessabläufen und darüber hinaus verschiedene Berechnungsalgorithmen und Auswertungen.“ Somit verfügt die Software von Hause aus über gewisse Grundfunktionen, die – je nach Aufgabenstellung und Hersteller – mehr oder weniger umfangreich ausgeprägt sind.

Der CAFM-Trendreport deckte jedoch auch Hinweise über Verbesserungspotenziale auf. Diese liegen danach zum Beispiel bei der Benutzeroberfläche und den Schnittstellen zu anderen IT-Systemen.

CAFM-Implementierungsphase ist entscheidend für den Erfolg

Laut den Befragten ist die Implementierungsphase der Software die entscheidende Phase für deren späteren erfolgreichen Einsatz. Gerade die richtige Einschätzung der erforderlichen internen personellen Ressourcen sowie die Schaffung einer ausreichenden Datengrundlage sind hierbei erfolgskritische Aspekte. Allerdings würden die CAFM-Anwender dazu neigen, sich einen zu ambitionierten Zeitplan aufzuerlegen, heißt es. Dies sei eine Gefahr für den Projekterfolg.

Offensichtlich sei zudem die Diskrepanz zwischen den Nutzerwünschen nach einerseits hohem Individualisierungsgrad ihres CAFM-Systems und andererseits einer ausgeprägten Preissensibilität bei gleichzeitig geringem Ressourceneinsatz und Standardisierungszwang. Nicht belegt werden konnte in der Umfrage die Vermutung, dass Nutzer von individualisierter Software zufriedener mit ihrem System sind als Nutzer von Standardsoftware.

Neue Chancen für einen vermehrten Einsatz von CAFM-Software sehen die Befragten in der weiteren Verbreitung von mobilen Technologien, dem Cloud Computing, der Nutzung von Building Information Modeling (BIM) sowie modernen fotometrischen Datenerfassungstechnologien.