Shared Services, Business Process Outsourcing und Offshoring

Shared Services, Business Process Outsourcing (BPO) und Offshoring sind neue Themen der Unternehmensführung, die durchaus kontrovers diskutiert werden. Während einerseits Unternehmen sich mit Hilfe dieser Ansätze neu ausrichten und ganze Verwaltungs- und Dienstleistungsbereiche z. T. global konsolidieren, verlagern oder sogar an Outsourcing Dienstleister abgeben, verhalten sich andere eher zurückhaltend. Die öffentliche Diskussion und insbesondere die politische Sichtweise verteufeln diese Methoden und sehen dadurch massenhaft Arbeitsplätze oder gar die wirtschaftliche Stabilität westlicher Industrienationen gefährdet. Unternehmen, die sich mit BPO und Offshoring Projekten befassen, müssen mit öffentlicher Kritik und der Schelte des „unsozialen Verhaltens“ rechnen — ein Umstand, der viele Konzerne dazu veranlasst diese Projekte unter größter Geheimhaltung ablaufen zu lassen.

Im Zentrum des BPO steht die elementare „Make or buy“-Entscheidung. Zur Definition des Business Process Outsourcing ist es erforderlich, sich mit der Entwicklung der vertikalen Wertschöpfungstiefe auseinander zu setzen. Zwar hat diese nur mittelbaren Bezug zu den indirekten administrativen Funktionen, die im Fokus des BPO stehen. Die über die vergangenen 50 Jahre drastisch abnehmende Fertigungstiefe signalisiert eine immer stärkere Akzeptanz des Outsourcing elementarer Wertschöpfungsstufen. In diesem Zuge wird häufig von der dritten Revolution der Wertschöpfung gesprochen. Demnach haben Taylor und Ford die erste Welle mit dem Schritt zur Fließfertigung eingeführt. Die Reduktion der Fertigungstiefe im produzierenden Bereich, in den 70er und 80er Jahren, symbolisiert die zweite Welle. Die Übertragung der Erkenntnisse zur Reduzierung der Fertigungstiefe im Produktionsbereich auf die internen Unterstützungsprozesse wird als dritte Revolution der Wertschöpfung bezeichnet.

Shared Service Center (SSC) und Business Process Outsourcing (BPO) haben inhaltlich viele Gemeinsamkeiten. Die Organisation, Arbeitsweise und internen Prozesse sind identisch. Auch die Arbeitsgebiete — die klassischen Unterstützungsfunktionen wie z. B. Finanz- und Rechnungswesen, HR, Einkauf & Logistik, Customer Support — weichen kaum voneinander ab. Dennoch kann die Frage Shared Services oder BPO zu einem Problem werden, an dem sich die Geister scheiden.

Die alte Immobilienmaklerweisheit „Location, Location, Location“ trifft auch im Shared-Services- und BPO-Geschäft zu: Die Wahl des richtigen Standortes oder der richtigen Standorte ist ein entscheidender Erfolgsfaktor eines jeden Shared-Services und BPO-Vorhabens. Während produzierenden Unternehmen bei der Standortwahl viele Supply-Chain-spezifische Besonderheiten im Auge behalten müssen, ist dies bei einem Service Center vergleichsweise einfach: Der produzierende Betrieb muss günstig an Verkehrswege angeschlossen sein, damit Rohstoffe bzw. Komponenten effizient auf dem Land-, Seeoder Luftweg zum Produktionsstandort gelangen. Das Gleiche gilt für die produzierten Güter, die entweder in das Distributionssystem oder zur Weiterverarbeitung in die Supply Chain des erwerbenden Unternehmens eingespeist werden müssen. Die meisten Produktionsstätten westeuropäischer und nordamerikanischer Unternehmen, die sich an interessanten Nearbzw. Offshoring-Standorten befinden, erfüllen das Pflichtkriterium „Verkehrsanbindung“ deshalb in der Regel zufrieden stellend. Ein weiteres Kriterium sind niedrigere „Arbeitskosten“ sowie die „Verfügbarkeit von ausreichend qualifiziertem Personal“. Arbeitskosteninduzierte Verlagerungen sind häufig dadurch geprägt, dass manuelle Tätigkeiten verlagert werden, um entweder Automatisierungsinvestitionen zu vermeiden oder weil bestimmte Tätigkeiten kaum oder gar nicht automatisiert werden können. Bei letzterem Beweggrund spielt das Niveau des lokal vorhandenen Facharbeiterwissens eine maßgebliche Rolle.

Skeptiker gehen davon aus, dass es sich um kurzfristige Trenderscheinungen handelt, die in Kürze wieder überholt sein dürfen. Allerdings weisen die zahlreichen Belege und Fakten in eine andere Richtung: Shared Services, BPO und Offshoring sind Realität für die meisten großen und international tätigen Konzerne. Der Gedanke der Zentralisierung im Sinne der höheren Effizienz sowie die Serviceorientierung des Back Offices haben sich als organisatorisches Konzept etabliert. Ebenso der Gedanke des Outsourcing von Verwaltungsfunktionen sowie die regionale Bündelung der Aktivitäten an kostengünstigen Standorten. Bislang wurde der Status quo dargestellt, im Folgenden gilt es nunmehr, einen Blick auf die kommenden Entwicklungsschritte zu werfen.