E-Mail-Dauereinsatz: Die Frequenz, mit der sich Mitarbeiter der E-Mail-Bearbeitung widmen, drückt die Produktivität und erhöht die Stressbelastung.
AKAD Hochschule Leipzig
Nach dem Siegeszug der E-Mail in den 90ern hat sich die Stimmung in den Büros gedreht: E-Mail gilt heute als überholt, als Produktivitätskiller und Stressfaktor. Einige Firmen führen jetzt E-Mail-freie Zeiten ein oder wollen ganz auf E-Mail verzichten.
Umfragen zufolge verschwenden Mitarbeiter täglich etwa zwei bis drei Stunden ihrer Arbeitszeit damit, E-Mails abzuarbeiten – pro Woche also bis zu zwei Arbeitstage. In den letzten Jahren hat das Dauerfeuer an irrelevanten und unerwünschten Nachrichten einen erdrückenden Anteil von über 90 Prozent erreicht. Gerne übersehen wird, dass auch E-Mails, bei denen Mitarbeiter auf CC stehen und herausfinden müssen, welche Informationen sie betreffen, eine Form von Spam sind. Viele Arbeitgeber erwarten zu allem Übel, dass ihre Angestellten rund um die Uhr erreichbar sind und ihre dienstlichen E-Mails jederzeit beantworten. Die Folge sind sinkende Produktivität, fehlende Motivation, Dauerstress und am Ende ein Burnout.
Unternehmen definieren ein „Recht auf Unerreichbarkeit“
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Einige Unternehmen ergründen neue Wege und verzichten zu bestimmten Zeiten auf die Zustellung von E-Mails. Die deutschen Autohersteller BMW, Daimler und VW zum Beispiel gönnen ihren Mitarbeitern klar definierte Ruhepausen vom E-Mail-Wahnsinn. In vereinbarten Zeiten sind BMW-Mitarbeiter einfach nicht per E-Mail erreichbar. Bei VW bekommen die Kollegen in den Abend- und Nachtstunden keine E-Mails auf ihre mobilen Geräte zugestellt. Während sie im Urlaub sind, laufen bei Daimler-Mitarbeitern keine E-Mails auf, die sie nachträglich abarbeiten müssten: Die Nachrichten werden gelöscht. Auch der Energiekonzern Eon ermahnt seine Mitarbeiter, auf dienstliche Nachrichten außerhalb der Bürozeiten zu verzichten – das gelte besonders für Führungskräfte.
Noch einen Schritt weiter geht der IT-Dienstleister Atos, der eine „Zero-Mail“-Politik eingeführt hat. Das Unternehmen möchte die E-Mail-Kommunikation komplett aus dem Alltag verbannen, nachdem eine interne Untersuchung ergab, dass jeder Kollege bis zu drei Stunden damit verplempert, sich durch unnützen Nachrichtenmüll zu wühlen.
Neue Software erleichtert Kommunikaton
Als Alternative zur E-Mail hat Atos die Social-Software von Blue-Kiwi auserkoren und die Firma auch gleich übernommen. Über die Software wird nun die interne Kommunikation und Kollaboration abgewickelt. Die Enterprise-Lösung ermöglicht den Austausch privater Nachrichten und liefert eine Plattform für Teamarbeit und Datenaustausch mit. Für Lizenzkosten in Höhe von fünf bis acht Euro pro Nutzer und Monat soll sie es auch anderen Unternehmen erlauben, der E-Mail ein für alle Mal den Rücken zu kehren.
Damit das klappt, reicht die Einführung einer neuen Software jedoch nicht. Vor allem muss sich die Unternehmenskultur ändern, denn ohne verbindliche Regelungen und Schulungen zur E-Mail-Nutzung und Erreichbarkeit ändert sich nichts.