Wie Sie Projekte erfolgreich steuern

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Projektmanagement in Unternehmen muss nach klar definierten Schritten erfolgen. Warum die strategisch richtige Führung dabei eine wichtige Rolle spielt.

Projektmanagement in Unternehmen unterliegt häufig den typischen Fallen: Zuviele Projektbeteiligte, keine klaren Projektziele, knappe personelle Ressourcen und Budgets. Aber auch unklare Rollenprofile können den Projekterfolg schnell gefährden. Den entgegenwirken können Unternehmenslenker am besten dann, wenn sie sich von Anfang an nicht scheuen, eine klar strukturierte Projektplanung anzustreben. Sie sollte die Aufgaben und Ziele des Projekts sowohl unternehmensintern als auch zwischen Projektgeber und der -leitung sowie eventuellen anderen Interessensgruppen festlegen.

Erfolgskritische Projektschritte

Der Springer-Autor Christian Sterrer stellt in seinem Buch "Das Geheimnis erfolgreicher Projekte" verschiedene erfolgskritische Schritte für das Projektmanagement in den Mittelpunkt:

• Die Projektdefinition grenzt Projekte von Regelaufgaben ab. Eine Projektdefinition ist die Voraussetzung für alle weiteren Professionalisierungsschritte im Projektmanagement.
• Das Projektportfoliomanagement wählt die strategisch richtigen Projekte aus und steuert die Projektelandschaft in einer Organisation. Basis dafür sind funktionierende Einzelprojektmanagement.
• Das Ressourcenmanagement soll einen Überblick über die Ressourcensituation im Unternehmen schaffen. Ressourcen werden strategisch zugeteilt, um das Projektportfolio entsprechend steuern zu können.
• Erster wesentlicher Schritt zur erfolgreichen Durchführung eines Projekts ist die Projektbeauftragung. Ein schriftlicher Projektauftrag wird vom Projektauftraggeber an den Projektleiter übergeben. Daran schließt sich eine professionelle Projektplanung an.
•  DieProjektorganisation legt die Aufgaben und Verantwortungen verschiedener Projektrollen fest. Sie bestimmt die Methoden, die das Management einer Projektorganisation nutzen soll. Dabei definiert sie auch die Fähigkeiten, die ein Projektleiter bzw. ein Projektauftraggeber mit sich bringen müssen.
• In der Projektplanung nutzt die Führung entsprechende Projektmanagement-Methoden. Außerdem werden Möglichkeiten aufgezeigt, um Projekte möglichst effizient und ressourcenschonend durchzuführen.
• Einzelne Projektphasen sollten von einem regelmäßigen Projektcontrolling begleitet werden. Dazu gehören ein Soll-Ist-Vergleich, die Steuerung und die kontinuierliche Aktualisierung der Projektpläne. Wichtig ist außerdem, zu klären, wer für das Projektcontrolling zuständig sein kann, wie es in die Aufbauorganisation eingeordnet wird, welche Anforderungen man an einen Projektcontroller stellen sollte und was bei der Einführung eines Projektcontrollings zu beachten ist. Der Autor Rudolf Fiedler beschreibt die Bausteine des speziellen Projektcontrollings dazu in seinem Buch "Controlling von Projekten".
• Im Rahmen des Projekts sollten Projektteams mit der nötigen Führung definiert werden.

Akzeptanz schaffen

Schließlich brauchen erfolgreiche Projekte aber auch "Projektergebnisse, die akzeptiert, gelebt oder angewandt werden", so Christian Sterrer. Dies hängt nicht nur von der laufenden Projektqualität und den erzielten Ergebnissen ab, sondern ganz wesentlich auch von begleitenden oder vorausgehenden Change Management-Prozessen. Das bedeutet, eine möglichst hohe Akzeptanz im Unternehmen für Veränderungen zu schaffen, die in Zusammenhang mit dem Projektmanagement entstehen. Dazu gehört, vor allem den Nutzen in den Vordergrund zu stellen und aktiv zu kommunizieren sowie Betroffene frühzeitig zu Beteiligten zu machen.