Abläufe verbessern - Betriebserfolg garantieren

Der vorliegende Leitfaden unterstützt die Verbesserungsarbeit, auch bei komplexen und bereichsübergreifenden Abläufen. Er ist vor allem darauf ausgerichtet, Abweichungen, deren Ursachen nicht genau bekannt sind, nachhaltig zu beseitigen. Die dazu angebotene Vorgehensweise mit klaren Arbeitsschritten und zugeordneten Werkzeugen ist prinzipiell für alle Abläufe mit messbaren Ergebnissen und definierten Zielen geeignet, egal ob in der Produktion, Dienstleistungserbringung, Planung, Entwicklung oder Administration. Das Vorgehen unterstützt unter anderem dabei, Anforderungen, die an bereichsübergreifenden Schnittstellen aufeinandertreffen, transparent und verständlich zu machen sowie objektiv abzustimmen. Dies hilft, den Verbesserungsprozess strukturiert und faktenbasiert voranzutreiben.

Um Verschwendung zu beseitigen und Abläufe im Rahmen der täglichen Arbeit stetig zu verbessern, etablieren viele Unternehmen „Ganzheitliche Produktionssysteme“ oder „Lean Management“. Deren Kernelemente sind unter anderem die Abstimmung, konsequente Einhaltung sowie die kontinuierliche tägliche Weiterentwicklung und Verbesserung von Standards für alle betrieblichen Abläufe. Auch das Industrial Engineering wird genutzt. Es umfasst die Anwendung von Methoden und Erkenntnissen zur ganzheitlichen Analyse, Bewertung und Gestaltung komplexer Systeme, Strukturen und Prozesse der Betriebsorganisation. Voraussetzungen für den Erfolg dieser Ansätze sind die Wahl passender – am Problem orientierter – Methoden, die von den Anwendern verstanden und akzeptiert werden und deren kontinuierliche Anwendung im Alltag. Tatsächlich werden Verbesserungen in den Unternehmen jedoch oft kampagnenartig betrieben. Die Wahl der Methoden orientiert sich dabei manchmal mehr an aktuellen „Moden“ als an den bestehenden Problemen. Zudem wechseln Methoden oft mit den Führungskräften. Infolge dieser Kurzlebigkeit und teilweise schnell wechselnder Schwerpunkte kann übergeordnetes und umfassendes Methodenwissen und -verständnis verloren gehen bzw. nur schwer aufgebaut werden. Vielfach würde die Stabilisierung und kontinuierliche Verfolgung eines einmal beschrittenen Weges vielleicht einfacher, schneller, zuverlässiger und für die Mitarbeiter motivierender zum Erfolg führen als häufige Methodenwechsel. Für die Verbesserung oder Optimierung von Abläufen gibt es viele bewährte Vorgehensweisen, die jedoch grundsätzlich auf dem gleichen Prinzip basieren und folgende Schritte umfasst:

Diese Schritte finden sich prinzipiell auch in bekannten Methoden, wie beispielsweise

Die Vorgehensweise und Struktur dieses Leitfadens umfasst vier Hauptarbeitsschritte bzw. Module.

I. Verbesserung planen und vereinbaren

II. Fakten und Daten erfassen

III. Ursachen für die Abweichung erkennen

IV. Ursachen entkräften und Erfolg kontrollieren

Die Einhaltung dieser Schritte sichert, dass

• Verbesserungen auf einer breiten und fachkompetenten Grundlage geplant und vereinbart werden;

• Zahlen, Daten und Fakten die wichtigste Grundlage der Verbesserungsaktivitäten bilden;

• Maßnahmen nur für die tatsächlich wirksamen Ursachen der Abweichung erarbeitet und umgesetzt werden;

• Ergebnisse auch nach Erreichen der Vorgaben kontinuierlich weiter überwacht und Erfolge nachhaltig bleiben.

Für jedes Modul gibt es eine kompakte Darstellung auf einer Seite. Darin sind die Arbeitsschritte mit jeweils zugeordneten Leitfragen und direkt anwendbaren Werkzeugen zusammengestellt. Moduldarstellungen und Werkzeuge sind im Begleitmaterial des Leitfadens enthalten, das zum Herunterladen bereit steht. Unabhängig von den Moduldarstellungen kann auch über eine alphabetisch sortierte Liste direkt auf die Werkzeuge zugegriffen werden.

Der Leitfaden ist in verschiedenen betrieblichen Situationen nutzbar. Beispielsweise zur Umsetzung von Unternehmensvisionen, -strategien und -zielen durch aufeinander abgestimmte Aktivitäten mit breiter Wirkung, in den verschiedensten Ebenen und Bereichen des Unternehmens (koordinierte Aktivitäten). Die Vielfalt der möglichen Inhalte und Ergebnisse der Arbeitsschritte wird exemplarisch anhand von drei verschiedenen Verbesserungsaufgaben dargestellt.

Gemeinsam mit Mitgliedsverbänden und -unternehmen hat das ifaa die im Leitfaden beschriebene Vorgehensweise in zahlreichen betrieblichen Firmenzirkeln erprobt und ihre Praxistauglichkeit belegt. In Firmenzirkeln werden die Inhalte des Leitfadens nicht nur theoretisch vermittelt, sondern von den Teilnehmern für aktuelle betriebliche Verbesserungsaufgaben genutzt. An einem Firmenzirkel nehmen Vertreter von etwa drei bis sechs Unternehmen teil. Die Teilnehmer sind verantwortlich für die Umsetzung konkreter Verbesserungen in ihrem Unternehmen und koordinieren hierzu jeweils ein betriebliches Verbesserungsteam. Ein Firmenzirkel erstreckt sich insgesamt über einen Zeitraum von ca. sechs Monaten. In dieser Zeit werden alle Arbeitsschritte von der Erstellung der Verbesserungsvereinbarung bis zur Erfolgskontrolle von jedem Teilnehmer an seiner konkreten Aufgabe nachvollzogen. Im Kapitel ist die Bewertung der Vorgehensweise des Leitfadens aus der Sicht von Teilnehmern an Firmenzirkeln dargestellt. Außerdem werden konkrete Praxisbeispiele aus dem ersten Firmenzirkel ausführlich beschrieben.