10. Administration gewährleisten

Die Aufgabenkategorie „Administration gewährleisten“ beinhaltet oft verkannte und vernachlässigte, aber durchaus sehr wesentliche Führungsaufgaben. Die erste, „HR-Verwaltung abwickeln“, besteht darin, die auf den Geführten bezogenen personaladministrativen Arbeiten zu bewältigen, die sich nicht zuletzt aus rechtlichen Vorgaben ergeben. Praktisch jede Personalführungsmaßnahme erfordert die Sammlung, Aufbereitung, Weitergabe und/oder Dokumentation von Daten. Diese Prozesse lassen sich durch angemessene Standardisierung und Automatisierung erheblich effizienter und robuster gestalten. Falsche bzw. lückenhafte Personaldaten und umständliche Verwaltungsroutinen erschweren die Personalführung dagegen erheblich. Schwerpunkte der Personalverwaltung sind gemeinhin die Gehaltsabrechnung, das Bewerbermanagement, das Vertrags- und Formularwesen sowie die Abwicklung von Trainingsmaßnahmen. Verwaltungsarbeiten werden oft als lästige Kostenverursacher geschmäht, sind aber für die Funktionalität der Kernprozesse (u. a. deren Geschwindigkeit), die Rechtsicherheit des Betriebes (z. B. Datenschutz) und die Minimierung von Bilanzrisiken (z. B. Rückstellungen für Mehrarbeit oder Versteuerung von geldwerten Vorteilen) von größter Bedeutung. Insofern ist die Personaladministration eine wichtige Führungsaufgabe, die übrigens wiederum primär – jedenfalls wenn entsprechende „Self-Service-Systeme“ vorhanden sind – eine Selbstführungsaufgabe ist. Relevante Führungsinstrumente sind in diesem Zusammenhang z. B. die (heute zunehmend elektronische) Personalakte und das Entgeltabrechnungssystem.