Aktiv führen statt reaktiv reagieren

Medienbrüche, Datenqualitätsprobleme und Fachkräftemangel – die Herausforderungen im Finanzmanagement werden größer. Dominic Wanrooij, Trusted Advisor für Finanzdigitalisierung im Mittelstand bei Sage, erklärt, wie moderne Technologien helfen.

Herr Wanrooij, was sind die drei größten Hürden im Finanzmanagement mittelständischer Unternehmen?
Zunächst die vielen Medienbrüche. Viele Unternehmen haben gewachsene Systemlandschaften, viele nutzen noch Excel. Das führt zu doppelter Datenerfassung und damit zu Fehlern. Zweitens die Datenqualität: Verschiedene Tools enthalten inkonsistente Daten. Das führt zu Diskussionen und Verzögerungen. Drittens der Fachkräftemangel – nicht nur im HR-Bereich, sondern mittlerweile auch in der Buchhaltung.

Welche Risiken entstehen durch fragmentierte IT-Systeme?
Zunächst operative Risiken: Fehleranfälligkeit, weil mehrere Systeme gepflegt und abgeglichen werden müssen. Da kann es zu Falschbuchungen kommen. Dann die Compliance-Risiken – eine Buchhaltung muss GoBD-konform sein. Wenn die Daten nicht durchgängig sind, die Prozessketten nicht klar beschrieben sind, kann das steuerliche Konsequenzen haben. Und schließlich: Man hat die Zahlen nicht live verfügbar. Bei manueller Buchhaltung fehlen die Echtzeit-Daten für fundierte Entscheidungen.
 

Wo setzt KI im Finanzalltag technisch konkret an?
Bei der Belegerfassung und beim Rechnungseingang werden Daten automatisiert ausgelesen – die manuelle Eingabe entfällt weitgehend. Gleichzeitig kann die KI Daten prüfen, Muster erkennen und ungewöhnliche Buchungen kennzeichnen. Das verhindert, dass jede Buchung mit Vier-Augen-Prinzip kontrolliert werden muss. Echtzeit-Reporting über Dashboards gibt direkte Einblicke – live nach der Erfassung. Mittelfristig führt das zu qualitativ besseren Daten und in der Kombination aus Zeitersparnis und weniger Fehlern auch zu Kosteneinsparungen.

Welche Prozesse eignen sich besonders für Automatisierung?
Neben Eingangsrechnungen ist die Anomalie-Erkennung im Hauptbuch wichtig. Die KI lernt, welche Buchungen üblich sind, und markiert verdächtige – etwa wenn eine Null zu viel gebucht wird. Bei Abschlüssen hilft die automatische Konsolidierung. Konsolidierungsbuchungen passieren im Hintergrund, sodass der Monatsabschluss nicht Mitte des nächsten Monats, sondern wenige Tage danach möglich ist.

Was bedeutet das für die IT-Architektur?
Sage Intacct ist modular aufgebaut und mandantenfähig. Man kann klein anfangen und nach und nach Funktionalität hinzufügen. Entitäten können schrittweise eingeführt werden. Durch Konfigurierbarkeit statt Programmierung verkürzen sich Implementierungszeiten. Die Cloud-basierte Architektur stellt sicher, dass die Daten konsistent vorhanden sind, damit die KI lernen kann.
 

Warum sind Echtzeit-Daten technisch so wichtig?
Die Märkte werden immer globaler und volatiler. Finanzverantwortliche wollen das Unternehmen aktiv führen und nicht reaktiv auf Dinge reagieren. Durch Drilldown in Sage Intacct steigt das Vertrauen: Jede Zahl kann so weit heruntergebrochen werden, dass man im Zweifel die einzelne Buchung sieht – und damit auch die Ursache versteht.

Was sind technische Herausforderungen beim Multi-Entity-Management?
Unterschiedliche Unternehmen haben oft unterschiedliche Systeme. Man muss etwas finden, wo man die Zahlen gemeinsam auswerten kann – oft ist das Excel, was aber mit manueller Arbeit und Fehleranfälligkeit einhergeht. Zusätzlich haben die Unternehmen oft unterschiedliche Kontenrahmen und Bewertungen. In einer globalen Lösung wie Sage Intacct wird das durch automatische Währungskonsolidierung, Mapping der Kontenrahmen und Echtzeitkonsolidierung gelöst.

Wie aufwendig ist die technische Implementierung?
Sage Intacct ist modular aufgebaut und kann schrittweise implementiert werden. Durch Konfigurierbarkeit statt Programmierung verkürzen sich die Implementierungszeiten erheblich. Die Software ist mandantenfähig – Entitäten können nach und nach hinzugefügt werden, ohne die bestehende Infrastruktur zu gefährden.

Was raten Sie IT-Verantwortlichen für den Start?
Erstens: Das Alte aufarbeiten – Papier reduzieren, Silos aufbrechen, Excel professionalisieren. Zweitens: KI pragmatisch nutzen, um Fehler zu reduzieren und administrative Tätigkeiten zu adressieren. Drittens: An Verfahrensdokumentation denken und GoBD-konform arbeiten. Die Implementierung sollte schrittweise erfolgen, um Risiken zu minimieren.

Über den Experten:
Dominic Wanrooij ist Leiter Sales Engineering – Trusted Advisor für Finanzdigitalisierung im Mittelstand bei Sage und berät mittelständische Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Finanzprozesse.

Weiterführende Informationen:
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