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Über dieses Buch

Die Intention dieses Buches ist es, Projektleitern zu helfen handwerkliche Fehler im Projektmanagement zu vermeiden und sie in ihrer Professionalität zu unterstützen. Neben einem ausführlichen IT-Praxisfall sind Mustervorlagen eines Projektauftrags sowie eines Projektabschlussberichts enthalten. Gleichzeitig dient das Buch aber auch als Grundlage für Hochschulkurse zum Projektmanagement. Es ist durch die Kombination aus langjähriger, intensiver Projektleitererfahrung sowie akademischer Betrachtung des Themas in Vorlesungen an verschiedenen Universitäten und Hochschulen entstanden.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

Pragmatische & methodische Vorgehensweise

1. Einleitung & Ziel des Buchs

Zusammenfassung
Mit dieser umgangssprachlichen Weisheit drückt sich in wenigen Worten der Sinn von Projektplanung aus, obwohl die Aussage ursprünglich gar nicht auf Projektmanagement bezogen war.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

2. Begriffsbestimmungen und Definitionen

Zusammenfassung
Im Bereich des Projektmanagements kommt es in der Praxis zur vielfältigen und häufig nicht eindeutigen Verwendung von Fachbegriffen. Aus diesem Grund folgt, bereits vor der Darstellung der empfohlenen Projektmanagementmethodik, eine Definition und Begriffsbestimmung der in diesem Lehrbuch verwendeten Fachbegriffe.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

3. Projektwürdigkeitsanalyse

Zusammenfassung
Nachdem im Abschn. 2.2 verschiedene Projektdefinitionen aufgezeigt wurden, bleibt noch die Frage, ab wann es sich nun „tatsächlich“ um ein Projekt im Sinne dieser Definitionen handelt. In vielen Unternehmen werden immer mehr Tätigkeiten als Projekte bezeichnet, obwohl es sich mehr oder weniger um Linientätigkeiten handelt. Die Abgrenzungsproblematik, ab wann es sich um ein Projekt und nicht mehr um eine klassische Linientätigkeit handelt, kann mit einer Projektwürdigkeitsanalyse reduziert werden.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

4. Projektorganisation & Durchführung

Zusammenfassung
In der Praxis werden regelmäßig bereits Vorarbeiten der Projektplanung im Rahmen der Erstellung des Lastenheftes durchgeführt. Nichtsdestotrotz bleibt davon die Aufgabe einer umfassenden Projektplanung unberührt. Die Projektplanung gilt als eine der Hauptaufgaben des Projektmanagements.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

5. SMART formulierter Projektauftrag

Zusammenfassung
Mit dieser allgemeingültigen Phrase wird relativ deutlich, warum die klare und eindeutige Formulierung und Beschreibung von Zielen notwendig ist. Projektziele die sich nach Belieben als Erfolgreich oder Gescheitert definieren lassen sind nicht nur gefährlich, sie verhindern vor allem auch den effizienten und passgenauen Einsatz der (meist) stark reglementierten Ressourcen in einem Projekt.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

6. Rahmenbedingungen für die Projektsteuerung

Zusammenfassung
Es gibt in der Praxis eine Vielzahl von Projektmanagementsoftware. Prinzipiell gilt jedoch, dass die eingesetzte Software einigen nachfolgend aufgeführten Anforderungen entsprechen sollte.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

7. Projektkoordination

Zusammenfassung
Äußere und innere Einflüsse auf das Projekt machen Plananpassungen oder auch eine Neuplanung notwendig. Als typische Beispiele für Plananpassungen können Ressourcenausfälle, Verzögerungen oder Terminverschiebungen und gelegentlich auch neue oder geänderte Ziele genannt werden. In der Praxis sind Anpassungen des Plans im Projektverlauf eher die Regel als die Ausnahme. Den Plan anzupassen ist kein Hinweis auf eine falsche Planung, vielmehr kann es als gutes Zeichen dafür interpretiert werden, dass auf innere und äußere Einflüsse reagiert wird. Dabei bewegen sich die laufenden Plananpassungen im Rahmen der Projektkoordination auf dem Niveau der Detailplanung und verfolgen die identischen Ziele (vgl. Abschn. 4.1.3).
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

8. Projektcontrolling

Zusammenfassung
Das Projektcontrolling (auch Projektsteuerung) setzt auf der Planung auf und stellt den Vergleich des Plans mit dem tatsächlichen Projektverlauf an. Nach DIN 69901 steht Projektcontrolling für die „Sicherung des Erreichens der Projektziele durch: Soll-Ist-Vergleich, Feststellung der Abweichungen, Bewerten der Konsequenzen und Vorschlagen von Korrekturmaßnahmen, Mitwirkung bei der Maßnahmenplanung und Kontrolle der Durchführung.“
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

9. Projektabschluss

Zusammenfassung
Am Ende des Projekts steht noch eine Reihe wichtiger Handlungen an, die alle dem Projektabschluss zugerechnet werden können.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

10. Fazit

Zusammenfassung
Projektmanagement ist kein Hexenwerk, sondern der konsequente und strukturierte Einsatz des gesunden Menschenverstandes in Verbindung mit den methodisch richtigen Werkzeugen.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

11. Exkurs

Zusammenfassung
Die Erfolgsfaktoren für das Gelingen eines Projekts spiegeln sich in vielen Bereichen des Projektmanagements wider. Sie liegen innerhalb der Organisation, bei den Mitarbeitern, in der Führung oder in sonstigen Themenstellungen, die sich positiv auf die Zufriedenheit des Kunden oder Auftraggebers auswirken.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

Praxisfall

Frontmatter

12. Einleitung: Das Softwareprojekt bei der Muster GmbH

Zusammenfassung
Die Muster GmbH ist ein mittelständisches deutsches Unternehmen mit zwei zusätzlichen internationalen Niederlassungen. Das Unternehmen besitzt zum einen eine Produktionsfirma in der Tschechischen Republik und zum anderen eine Vertriebsfirma in den USA.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

13. Verlauf des Projektes

Zusammenfassung
Projekt im zeitlichen Verlauf
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

14. Das Vorprojekt Software-Auswahl

Zusammenfassung
Als die ersten Überlegungen zu einem neuen Finanzbuchführungssystems angestellt wurden, stand für die Verantwortlichen schnell fest, dass die neue Software im Rahmen eines Auswahlverfahrens gefunden werden sollte und man nicht einfach nur einen Release-Wechsel am Altsystem durchführen wollte.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

15. Projektwürdigkeitsanalyse

Zusammenfassung
Die Projektwürdigkeitsanalyse fiel kurz aus: Die Einführung einer neuen, umfassenderen Finanzbuchführungslösung ist für jedes Unternehmen ein Vorhaben mit Bedeutung, welches zudem mit Risiken behaftet ist. Zwar berührt es in der Regel nicht die Kernprozesse eines Unternehmens – die Ausnahme sind jene Unternehmen, deren Geschäftszweck auf Finanzbuchführung ausgelegt ist – jedoch kann kaum ein Unternehmen einen längeren Ausfall seines Finanzbuchführungssytems verkraften. Da es sich zudem um ein seltenes, einmaliges Vorhaben handelte, bestand kein Zweifel, dass hier ein Projekt vorliegt (Siehe Tab. 15.1).
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

16. Budgetierung

Zusammenfassung
Im Zuge der Software-Auswahl, bei der es zwar vorrangig um funktionale und technische Gesichtspunkte ging, wurden auch finanzielle, wirtschaftliche und projektplanerische Fragestellungen betrachtet. Die Lizenz- und Wartungskosten der neuen Lösung wurden daher ebenso in die Bewertung aufgenommen, wie Fragen nach den Betriebskosten und Kosten für die Anschaffung neuer Server.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

17. Die Planung des Projektes

Zusammenfassung
Als im Rahmen des Vorprojektes der Auftrag zur Suche nach einer neuen Software erteilt werden sollte, ging das bei der Muster GmbH bereits mit planerischen Überlegungen einher.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

18. SMART formulierter Projektauftrag

Zusammenfassung
Der Projektauftrag wurde vom Projektleiter und dem Projektteam erarbeitet und mit dem Steering Committee (= Projektauftraggeber) abgestimmt. Wie ein Vertrag wurde er dann von beiden Seiten, hier stellvertretend durch den CEO Herrn Voss und dem Projektleiter unterzeichnet.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

19. Projektstart/Kick-Off

Zusammenfassung
Das Projekt startete am 2. September mit einer Kick-Off-Veranstaltung im großen Tagungsraum des Unternehmens. Herr Leiter hatte sich im Vorfeld viele Gedanken über die Ziele, die Agenda und die einzuladenden Teilnehmer gemacht.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

20. Projektkommunikation

Zusammenfassung
Eine wichtige Aufgabe in jedem Projekt ist die Kommunikation. Gelegentlich wird sie auch als Projektmarketing bezeichnet, was ihre Bedeutung durchaus gut versinnbildlicht.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

21. Projektkoordination

Zusammenfassung
Während der Projektdurchführung hat der Projektleiter neben der Kommunikation noch zwei wesentliche Aufgaben: das Projektcontrolling und die Projektkoordination.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

22. Projektcontrolling

Zusammenfassung
Das Projektcontrolling folgt üblicherweise dem Controlling-Regelkreis aus Zielsetzung – Planung – Datenerfassung – Soll-Ist-Vergleich – Abweichungsanalyse – Gegensteuern – Erfolgskontrolle. Häufig wird auch vom Plan-Do-Check-Act-Cycle gesprochen.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

23. Projektabschluss

Zusammenfassung
Das Projekt ist gut vorangekommen. Dank der Einsatzbereitschaft der Beteiligten und der Anpassungen im Zeitplan konnte der Go Live wie geplant und pünktlich vorgenommen werden.
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß

24. Mustervorlagen

Zusammenfassung
Vorlage Projektauftrag
Christian Bär, Jens Fiege, Markus Weiß
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