Hintergründe für die öffentliche Verwaltung

In 30 Minuten zu sendefertigen Videoformaten, und das als Verwaltung? Das geht, zeigt der Landkreis Darmstadt-Dieburg. Er setzt dabei auf zwei marktverfügbare Anwendungen und sorgt so dafür, dass sich seine Mitarbeitenden auf diese Weise aktiv mit Künstlicher Intelligenz und ihrem Potenzial auseinandersetzen. Andere Verwaltungen lädt der Landkreis ausdrücklich ein, von seinen Erfahrungen und der Blaupause zu profitieren.

Dr. Markus Richter, Staatssekretär im Bundesministerium für Digitales und Staatsmodernisierung (BMDS), gibt einen Einblick in das Projekt „Lizenzmanagement Bund“, in dem im Bereich der Softwarelizenzen in den vergangenen Jahren einheitliche Grundlagen für mehr Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit in der unmittelbaren Bundesverwaltung erarbeitet wurden. Denn nun steht der nächste Schritt bevor: der Aufbau eines zentralen Lizenzdatenpools.

Was haben die Bundesbank und der Cyber Innovation Hub der Bundeswehr gemeinsam? Beide setzen auf den OKR-Ansatz. Objectives and Key Results helfen dabei, Strategie in fokussierte, messbare Ergebnisse zu über- und umzusetzen, um letztlich Mehrwerte für Gesellschaft und Wirtschaft zu schaffen. Die Dezember-Titelgeschichte von innovative Verwaltung berichtet von den Erfahrungen, die beide Organisationen mit der Steuerungsmethode gemacht haben.

Das Nachmachen oder Kopieren, zum Beispiel von Konzepten, Best Practices, Methoden oder digitalen Lösungen, heißt in der Verwaltungssprache „Nachnutzen“. Konsequent angewendet würde sie Ressourcen sparen, die Zusammenarbeit stärken und die digitale Transformation beschleunigen – aber noch verpufft ihr Potenzial häufig. Warum das so ist, was Abhilfe schaffen würde und welche Rolle die Förderpolitik spielt.

Das Secondhand-Prinzip hält zum Beispiel unter dem Stichwort „Urban Mining“ zunehmend Einzug ins Bauwesen und in die Verwaltung, wie eine Masterarbeit beweist. Autorin Anika Steinkuhl hat eine Vielzahl nationaler und internationaler Best Practices aufgespürt und daraus Handlungsempfehlungen für die Kreislaufwirtschaft beim Rückbau öffentlicher Gebäude für den Kreis Lippe entwickelt.

Mitglied im Aufsichtsrat eines der mehr als 20.000 Unternehmen der öffentlichen Hand zu sein, ist eine wichtige und anspruchsvolle Aufgabe. Zu den zentralen Herausforderungen zählen etwa Haftungsfragen, die Vermeidung von Interessenkonflikten, das Spannungsverhältnis von Verschwiegenheit und Berichtspflichten sowie die Begleitung möglicher Krisen und die Beachtung des öffentlichen Auftrags. Sieben Tipps für die Aufsichtsratsarbeit.

Der Staat soll sich modernisieren – doch lässt sich dies angesichts seiner Komplexität auch planen? Ja, sagen Rechtsanwalt Moritz Ahlers von der FITKO und Architekt Paul R. Schägner. Für ein NEGZ-Impulspapier rücken sie den digitalen Zwilling als Instrument in den Mittelpunkt. In der Oktoberausgabe von innovative Verwaltung stellen sie die Kernpunkte vor.

Cyber-Kriminelle haben verschiedene Motive, aber eines gemeinsam: Sie sind finanziell und personell besser ausgestattet als Kommunen mit ihrer fragmentierten IT. Deshalb tun sich öffentliche Organisationen schwer, Angriffen etwas entgegenzusetzen. In Nordrhein-Westfalen wird daher bereits an mehr Zusammenarbeit und an einer Konsolidierung bei Soft- und Hardware gearbeitet.

Leere Busse, verwaiste Haltestellen: Kommunen stehen beim ÖPNV gerade in weniger dicht besiedelten Gebieten vor großen Herausforderungen. Eine zukunftsfähige Mobilitätslösung ist der On-Demand-Verkehr. Aus erfolgreichen Praxisbeispielen wie dem in Pfaffenhofen a. d. Ilm lässt sich ein geeignetes Vorgehen bei der Planung und Umsetzung in der Orientierungs-, der Konzeptions- sowie der Implementierungs- und Betriebsphase ableiten.

Smart-City-Projekte sind nicht nur mit Problemen wie mangelnder Finanzierung und Verstetigung behaftet. Oft fällt auch die Nachhaltigkeit am Ende hinten runter. Eine achtsame Digitalisierung liefert Lösungen, die mithilfe von Standards und definierten nachhaltigen Designprinzipien dazu beitragen, dass positive Wertbeiträge nicht von negativen überlagert werden.

2018 fusionierten die öffentlich-rechtlichen IT-Dienstleister für die Kommunen in Baden-Württemberg – die Komm.ONE entstand. Dies steigert unter anderem die Effizienz und senkt die Kosten, stärkt aber auch die digitale Infrastruktur und fördert Innovationen. Um den aktuellen Herausforderungen zu begegnen, wurde eine neue Strategie entwickelt, die bis 2029 umgesetzt werden soll.

Tourismus klingt nach Chance – doch touristischer Erfolg beruht eher auf Standortfaktoren und klarer Zielgruppenorientierung als auf Einzelmaßnahmen. Investitionen sollten realistisch sowie datenbasiert sein und zum Potenzial der Kommune passen. Wer keine touristischen Highlights hat, muss trotzdem den Kopf nicht hängen lassen, sondern kann auf Regionalität und Kooperation setzen.

Die Landeshauptkasse des Saarlands und mehrere Landesbetriebe bilden Finanzprozesse nun mit einer einheitlichen, webbasierten ERP-Software ab. Zuvor definierte Standards haben maßgeblich zur Effizienzsteigerung, Zeitersparnis und Fehlerreduktion beigetragen. Die Zusammenarbeit im Verbund schafft Synergien. Nutzerfreundlichkeit und Barrierefreiheit stärken die Akzeptanz für die neue Software.

Organisatoren von Großveranstaltungen stehen immer wieder vor der Herausforderung, Raum für gezielten fachlichen Austausch zu schaffen. Die „Stadt | Land | Bytes“, jährlich stattfindende Fachkonferenz für IT- und Digitalisierungsverantwortliche der niedersächsischen Kommunen, nutzt deshalb das neue Moderationsformat BYOP, kurz für Bring Your Own Project. Damit ist eine kollaborative Erarbeitung von Lösungen und Entscheidungen mit großen Gruppen in kurzer Zeit möglich.

Bei der Besetzung von Führungspositionen in der Verwaltung macht sich der Fachkräftemangel bemerkbar. Zugleich sind die Anforderungen an Führungskräfte hoch. Die Region Hannover unterstützt Mitarbeitende, die überlegen, in Führung zu gehen, mit einem Orientierungs- und Beschäftigte, die in Führung gehen wollen, mit einem Qualifizierungsprogramm. Besonders hervorzuheben sind dabei die Programmdauer, der Netzwerkgedanke und die zahlreichen Gelegenheiten, Feedback zu erhalten.

Urbane Digitale Zwillinge verknüpfen verschiedene Handlungsfelder wie Verkehrsplanung, Stadtentwicklung und Energiemanagement miteinander, um die Smart City zu realisieren. Die 2024 veröffentlichte DIN SPEC 91607 hilft bei der Umsetzung und adressiert Herausforderungen wie fehlende einheitliche Lösungen und Herstellerabhängigkeiten.

Stadtmarketing ist oft bunt, vielfältig und ein Zuschussgeschäft. Gleichwohl stehen Verwaltung und Politik auch hierbei in der Verantwortung, wirtschaftlich zu agieren. Das macht ein solides Reporting notwendig, auf dessen Basis nachhaltige Entscheidungen für die Zukunft getroffen werden können. Ganz einfach ist der Aufbau des Berichtswesens allerdings nicht – nicht nur, weil es mitunter nicht gewünscht ist.

Im Bürgerbüro oder in Kulturbetrieben wie Museen, Bibliotheken und im Theater freundlich-humorvoll von einem sozialen Roboter begrüßt werden und von ihm erste Informationen beziehen: Warum nicht? Die smarten, speziell für den Umgang mit Menschen entwickelten Maschinen können helfen, Personalengpässe in der Verwaltung zu mildern und die Anforderungen einer modernen und diversen Gesellschaft zu erfüllen. Was bei ihrem Einsatz zu beachten ist.

Kommunalverwaltungen haben trotz der Konkurrenz zu Unternehmen aus der Privatwirtschaft durchaus Chancen, Talente für sich zu begeistern. Wer zehn Tipps für die Recruitingphase und danach beherzigt, wird beim Kampf um Köpfe Erfolg haben. Vor allem bei der Sinnstiftung ist viel Luft nach oben: Mit diesem Faktor wird noch viel zu wenig geworben.

Mit einem eigenen KI Competence Center, kurz KICC, angesiedelt im IT-Referat, kümmert sich die Landeshauptstadt München seit 2024 um das Thema Künstliche Intelligenz. Die Ergebnisse, unter anderem ein stadteigenes ChatGPT namens MUCGPT sowie ein Medienempfehlungssystem für die Münchener Stadtbibliothek, können sich sehen lassen. Das KICC-Team zeigt auf diese Weise, wie KI in der Verwaltung funktionieren kann.