Ausnahmebehandlung im Workflow-Management

Workflow-Management-Systeme unterstützen die Ausführung von Geschäftsprozessen, indem sie Bearbeitern Aufgaben sowie die dafür notwendigen Dokumente und Werkzeuge zur Verfügung stellen. Dabei verwenden sie vor der eigentlichen Ausführung definierte Ablaufmodelle. In Verbindung mit entsprechenden Interpretationsmechanismen können so entscheidende Vorteile gegenüber einer ungeplanten Durchführung erzielt werden: Geschäftsprozesse sind effizienter durchführbar, die Arbeitssituation wird transparent und eine Qualitätssicherung erfolgt automatisch. Durch die Verwendung fest definierter Ablaufmodelle entsteht aber auch ein hohes Maß an Inflexibilität. So erweist sich die direkte Abbildung eines detaillierten Workflow-Modells auf reale Arbeitsabläufe in vielen Situationen, die nicht im Modell erfaßt werden konnten, als ungeeignet. Die vorliegende Arbeit sucht die Ursache dieser Inflexibilität im Vergleich zu existierenden Systemansätzen nicht im Workflow-Modell, sondern in dessen Interpretation und Abbildung auf den Arbeitsablauf.

Dieses Kapitel beschreibt, wie bisherige Ansätze des Workflow-Managements Arbeitsabläufe steuern. Dazu werden zunächst grundlegende Begriffe einer Workflow-Ausführung festgehalten. Da bereits eine Entwicklung in Richtung flexiblerer Ansätze zur Ausführung von Workflows eingesetzt hat, folgt der Vorstellung grundlegender Ansätze eine Übersicht der Maßnahmen zur Ausnahmebehandlung. Diese Übersicht zeigt zunächst grundsätzlich, welche Aspekte einer flexiblen Steuerung von bisherigen Systemen und Forschungsansätzen abgedeckt werden. Da die später in dieser Arbeit entwickelte Lösung einer flexiblen Workflow-Ausführung auf unterschiedlichen Beschreibungsniveaus eines Workflows beruht, werden in einem zusätzlichen Abschnitt weitere Systemansätze vorgestellt, die hierarchische Workflow-Modelle zur Beschreibung und Steuerung von Arbeitsabläufen einsetzen. Das Kapitel schließt mit einer Bewertung der vorgestellten Konzepte bezüglich der in der Einleitung beschriebenen Problembereiche heutiger Workflow-Ansätze.

Im folgenden wird der WAM-Ansatz beschrieben, bei dem das primäre Ziel in der Integration von Workflow-Management-Technologie mit allgemeinen Groupware-Ansätzen besteht. Es wurde ein Konzept entwickelt, das durch Konstruktion der Prozesse durch die beteiligten Mitarbeiter während der Prozeßdurchführung die Einbindung beliebiger Werkzeuge und weiterer Prozeßanteile ermöglicht. Neben einer allgemeinen Darstellung, wie Prozesse in WAM modelliert und unterstützt werden, wird in diesem Kapitel ein Anwendungsbeispiel für ein Rechenzentrum mit entsprechendem Nutzerservice gegeben. Als Ausgangsbasis für weitere Betrachtungen wird der WAM-Ansatz schließlich vor dem Hintergrund der Anforderungen an flexible Workflow-Systeme bewertet.

Bedingungen an eine mit dieser Arbeit angestrebte automatisiert unterstützte Workflow-Ausführung müssen zunächst von der Perspektive der Arbeitsprozesse betrachtet werden. Hier spielen neben Fragen der Beschreibbarkeit realer Arbeitssituationen ebenso sozialwissenschaftliche Untersuchungen eine Rolle. Demnach sind Handlungen durch jeweilige Situationen geprägt (situativ), zum Teil nicht planbar, durch Beschreibungsformalismen nicht vollständig erfaßbar und in ihrer Entwicklung zu dynamisch. Aus der Sicht der Interaktionen kann eine Mikroperspektive, die die Handlung des einzelnen begründet, und eine Makroperspektive, die das Gesamtverhalten des Systems Organisation beschreibt, eingenommen werden. Auf diesen Untersuchungen aufbauend subsumiert das Kapitel im zweiten Abschnitt die an eine flexible Workflow-Ausführung resultierenden Anforderungen.

Bevor ein System entworfen wird, das eine flexible Ausführung von Workflows ermöglicht, soll in diesem Kapitel die Grundkonzeption für ein solches Workflow-System vorgestellt werden. Dazu werden zunächst verschiedene Thesen zur Gruppenarbeit vorgestellt, die die Konzeption entscheidend beeinflussen. Aufbauend auf den Thesen und den im vorigen Kapitel beschriebenen Anforderungen an eine flexible Workflow-Ausführung werden dann die grundlegenden Bestandteile der Konzeption vorgestellt. Diese einzelnen Aspekte betreffen besonders die Darstellung von Arbeitsprozessen und die Verwendung dieser Beschreibungen. Anhand dieser Grundlagen wird anschließend beschrieben, wie eine Workflow-Ausführung durch Ad-hoc-Erweiterungen und -Anpassungen flexibler gestaltet werden kann. Demgegenüber steht die Anforderung einer garantierten Umsetzung von Ablaufspezifikationen. Wie letztlich doch Änderungen jederzeit möglich werden, wird in einem letzten Abschnitt behandelt, der Konzepte zur Ausnahmebehandlung enthält.

Im folgenden Kapitel wird der Ansatz einer flexiblen Workflow-Steuerung auf Basis des Beschreibungsformalismus Law (Linked Abstraction Workflow) dargestellt. Nach der formalen Definition der LAWS werden deren einzelne Sprachkomponenten näher erläutert. Obwohl der Formalismus auf Petri-Netzen aufbaut, läßt sich die Verwendung dieses Beschreibungsformalismus nicht direkt aus der Semantik des Petri-Netz-Ansatzes ableiten. Deshalb wird besonderes Augenmerk auf die Darstellung der Nutzung der LawS zur Steuerung von Arbeitsabläufen gelegt. Soweit möglich, wird das Verhalten eines entsprechenden Modellinterpreters ebenso formal dargestellt.

Das folgende Kapitel beschreibt das Workflow-Unterstützungssystem PROMPTER, das eine prototypische Umsetzung ausgewählter Law-Konzepte darstellt. Es bietet die Workflow-Modellierungssprache Law _time zur Modellierung von Arbeitsabläufen an, die insbesondere zeitliche Aspekte einer Aufgabenbearbeitung berücksichtigt. Nach der Darstellung der Architektur und einer Skizze des Systemverhaltens von Prompter werden konkrete Anwendungsgebiete für das System aufgezeigt und an Beispielmodellen und Abläufen die Vorteile eines Einsatzes von Prompter erläutert.