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Im Luftsportverein Bielefeld-Gütersloh e.V. gehen Menschen ihrer Flugleidenschaft nach und so mancher Pilot hat hier erstmals ins Fliegen hineingeschnuppert. Mit zunehmendem Wachstum wurde es für den gemeinnützigen Verein dabei immer wichtiger, die eigenen Prozesse ganzheitlich zu digitalisieren.
Beheimatet am Flugplatz Bielefeld am Fuße des Teutoburger Walds und zugleich eingebettet in den Naturraum Senne, präsentiert sich der Luftsportverein heute mit rund 400 Mitgliedern und einer Flugzeugflotte von elf einmotorigen Maschinen, die jedem Anspruch an modernen Motorflug gerecht werden. Im Titelinterview spricht Eckart Lohmeyer, Mitglied im Vereinsvorstand, darüber, wie es mithilfe einer Enterprise-Resource-Planning-Lösung (ERP) gelingt, Transparenz in die Kosten und Erlöse pro Flugzeug zu bekommen und Prozesse wie Wartung, Dokumentation, Bestellung und Lagerlogistik effizienter zu gestalten.
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Herr Lohmeyer, was macht Ihren Luftsportverein besonders und wie hat er sich in den letzten Jahren entwickelt?
Seit 1991 gibt es den Verein in der jetzigen Form, nachdem der Luftfahrtverein Bielefeld und eine Abteilung des Motorflugvereins Gütersloh ihre Aktivitäten zusammengelegt haben. Damals sind wir mit circa 250 Mitgliedern und zehn Flugzeugen gestartet. Seitdem haben wir uns kontinuierlich mit jährlichen Zuwächsen entwickelt und sind heute rund 400 Mitglieder stark. Etwa die Hälfte sind aktive Piloten, knapp 60 Mitglieder besitzen ein eigenes Flugzeug. Im laufenden Betrieb haben wir zusätzlich etwa 50 Flugschüler, der Rest sind Fördermitglieder. Damit gehören wir zu den großen Luftsportvereinen in der Bundesrepublik. Das liegt auch daran, dass wir als einer von ganz wenigen Vereinen gleich drei Bereiche abdecken: den Mitgliederbereich mit Betreuung und Veranstaltungen, die Flugausbildung in unserer eigenen Motorflugschule – mit einem Ausbildungsleiter und ungefähr zehn Fluglehrern – und eine eigene Vereinswerkstatt. Diese Kombination bietet einem Piloten sowohl größtmögliche Sicherheit als auch eine fundierte Ausbildung. Die Lebensdauer eines Flugzeugs ist relativ lang: Wir haben bei uns im Verein Maschinen, die aus den 70er- und 80er-Jahren stammen und trotzdem wie ein neues Flugzeug funktionieren, weil sie ständig gewartet und aufgerüstet werden.
Aus welchen Bereichen kommen Ihre Mitglieder?
Wir haben eigentlich Mitglieder aus allen Bereichen der Gesellschaft. Meist sind das junge Leute zwischen 25 und 40, die gerne einen Pilotenschein machen möchten. Für manche ist das der Start in eine Berufspilotenausbildung. Sie wollen sich erst einmal mit den Basics des Fliegens vertraut machen. Dazu gehören Themen wie Luftrecht, Wetterkunde und natürlich der ganze Bereich der Technik.
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Wie hat sich denn die Luftsportlandschaft hierzulande in den vergangenen Jahren verändert? Mit welchen Trends sind Sie in Ihrem Umfeld konfrontiert?
Es gibt tatsächlich sehr viele Veränderungen. Insbesondere das Luftrecht hat sich stark verändert, weil es heute viel mehr Flugverkehr gibt, Stichwort „Drohnen“. Das führt verstärkt dazu, dass immer wieder Fluggebiete gesperrt werden. Wir haben neue und die Ausweitung vorhandener Kontrollzonen und Veränderungen sowie Erweiterungen der Regularien. In der Bundesrepublik gibt es praktisch kaum noch eine Fläche, wo man einfach so fliegen könnte: Man muss an jeder Stelle in Deutschland – und das gilt auch für Europa – genau wissen, welche Regeln im jeweiligen Bereich einzuhalten sind. Auch die Technik hat sich massiv verändert – hin zu modernen, GPS-gesteuerten Geräten und Radarhilfen. Das ist eine Herausforderung für die Flugschule, immer mit den aktuellsten Geräten zu arbeiten und sich entsprechend mitzuentwickeln. Und nicht zuletzt verändern sich die Antriebsformen auch im Motorflug, ähnlich wie in der Autoindustrie. Es gibt erste Elektroflugzeuge und wir erkunden derzeit den Markt der alternativen Antriebsmöglichkeiten. Das ist schon eine große Herausforderung an die Ingenieursleistung, einerseits das Gewicht der Batterie und andererseits die Reichweite in Einklang zu bringen. Aber es zeichnet sich ab, dass es machbar ist.
Welche Rolle spielt denn das Engagement der Mitglieder für den Vereinserfolg?
Eine sehr große. Ohne Ehrenamt und Engagement wäre der Verein heute nicht da, wo er ist. Es gibt keine klassische Geschäftsführung, sondern der fünfköpfige Vorstand arbeitet ehrenamtlich. Die Vereinsmitglieder sind auch in der Werkstatt und in der Motorflugschule aktiv. Immerhin entfällt ein Drittel der Flugstunden pro Jahr auf die Flugschüler. Der Vorstand muss zudem die Richtlinien vorgeben und die Liquidität im Auge behalten. Es stehen immer Entscheidungen an, etwa bei Investments in neue Maschinen oder neue Technik, aber auch bei den Gebäuden. Hinzu kommt die Personalarbeit. Wir beschäftigen sechs Festangestellte: drei Fluggerätmechaniker und zwei Auszubildende in der Werkstatt, zudem eine Bürokraft, die die Korrespondenz mit Mitgliedern und dem Steuerberater übernimmt.
Wer hat da eigentlich den Hut für die IT auf?
Die Verantwortung für das IT-Umfeld trägt der Vorstand. Die Einführung eines Enterprise-Resource-Planning-Systems ist auch in einem Verein eine große Herausforderung und im Grunde ein Fulltime-Job. Ich bin seit dem 1. Juli dieses Jahres in Rente und habe jetzt endlich die Zeit, mich auch mal um die Details zu kümmern.
Da hilft es sicherlich, dass Sie aus dem Berufsleben sehr viel Software-Expertise mitbringen. Wie ist die Vereins-IT insgesamt aufgestellt?
Unsere Systeme – das ERP-System Exact, das Reservierungssystem Aircraft Info Desk (AID) und Microsoft Office – sind Cloud-Applikationen, die von den Anbietern gehostet werden. Im Office-Bereich und in der Datensicherung auf Onedrive werden wir von einem IT-Dienstleister unterstützt, der ebenfalls Vereinsmitglied ist. Durch die Gemeinnützigkeit ergeben sich ja auch einige komplexe Herausforderungen in der Vereinsführung, wenn Mitglieder eigene Flugzeuge haben.
Welche spezifischen Voraussetzungen entstehen etwa bei der Abrechnung?
Die besondere Mischung aus einem klassischen gemeinnützigen Verein und einem professionellen Werft-, Ausbildungs- und Charterbetrieb erfordert eine entsprechende Herangehensweise. Die Gemeinnützigkeit besteht vor allem durch den Luftsport. Daher stehen unsere Vereinsmaschinen bei Wartung und Reparatur immer im Vordergrund. Um unseren Werftbetrieb sinnvoll auszulasten, bieten wir die Werkstattleistungen auch für Mitglieder mit eigenem Flugzeug an. Dabei ist es wichtig, dass wir nicht gewinnbringend wirtschaften. Unsere Beiträge und Erlöse, sofern sie die Deckung unserer Kosten übersteigen, werden ausschließlich für Investitionen verwendet. Dazu gehört in erster Linie, unsere Flugzeuge auf einem technisch aktuellen Stand zu halten, die Flotte zu erweitern, Mitarbeiter weiterzubilden und die Gebäude instand zu halten und zu erweitern. Um hier so transparent wie möglich zu sehen, wo wir auf der Erlös- und der Kostenseite stehen, brauchen wir eine umfangreiche Kostenrechnung. Das sind schon Herausforderungen, die wir verwaltungstechnisch zu lösen haben, etwa hinsichtlich der Mehrwertsteu- ersätze von 0,7 und 19 Prozent. Dabei unterstützt uns mittlerweile das ERP-System.
Wie wurde bisher mit Themen rund um Finanzen und Buchhaltung umgegangen? Wie sahen Ihre Schritte in die Digitalisierung aus?
Die Digitalisierung ist für uns eine Grundvoraussetzung. Bei der Vereinsgröße, die wir inzwischen erreicht haben, ist eine digitale Unterstützung der Vereinsführung unbedingt erforderlich. Die Mitgliederverwaltung, Flugbuchungen und Wartungsdokumentationen werden bereits vollständig digital verwaltet. Seit 2010 haben wir das digitale Reservierungssystem AID, mit dem Piloten Maschinen reservieren können. 2016 war dann klar, dass wir auch ein neues Abrechnungssystem benötigen. Die Auswahl fiel damals relativ leicht, weil es tatsächlich mit Exact einen Anbieter gab, der eine Schnittstelle zu unserem zentralen Reservierungssystem mitgebracht hat. Mittels Chip werden jeweils Beginn und Ende, Dauer sowie Landungen des Flugbetriebs im Reservierungssystem AID erfasst und dann in das Abrechnungssystem eingelesen. Zuvor wurde jeder Flug manuell bearbeitet und eine Rechnung erstellt – diese Automatisierung war also ein wichtiger Schritt für uns. Seit 2021 ist dieser Bereich vollständig digitalisiert – aus den Flugdaten wird direkt in Exact eine Rechnung erstellt. Während die monatliche Abrechnung der Flüge unsere Bürokraft vorher zwei Tage kostete, sind es jetzt 1,5 Stunden – das ist eine deutliche Erleichterung für uns.
Und dann haben Sie noch mal Kraft investiert, um die Lösung auf andere Bereiche zu erweitern –, und sich dafür auch externe Unterstützung hinzugeholt?
Genau. Vor zwei Jahren sind wir einen Schritt weitergegangen mit dem Ziel, eine bessere Kostentransparenz zu bekommen. Mit der Exact-Software standen uns Funktionen für detaillierte Kostenerfassung, Controlling und Analysen zur Verfügung. Die Möglichkeiten sind umfangreich und im Selbststudium kaum zu überblicken. Hier haben wir uns professionelle Hilfe vom Dienstleister Blue People IT geholt. Zunächst fand eine Analyse unserer Anforderungen statt und eine Evaluierung, wie sie sich mit der Lösung umsetzen lassen. Bei Rückfragen bekommen wir immer sehr schnell Unterstützung. Dieser Weg hat sich für uns gut bewährt.
Wir wollten möglichst auf Knopfdruck sehen, wie viele Kosten für ein Flugzeug entstehen und wie viele Erlöse durch die Flugminuten anfallen. Dabei sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Wir haben uns mit der Zeit eine komplette Kostenanalyse aufgebaut, die viele Aspekte neben klassischen Kosten wie Sprit, Wartung oder Hallenmiete für ein Flugzeug berücksichtigt. Dafür führen wir für jedes Flugzeug eine Kostenstelle. Bisher wurde das manuell aufwendig angegangen. Gerade die Dienstleistungen, die beispielsweise in die Wartung fließen, konnten bisher nur abgeschätzt werden. Das haben wir jetzt in Exact digital mit den entsprechenden Auswertungs- und Analysemöglichkeiten abgebildet. So können wir etwa unsere gesamte Preiskalkulation für eine Flugstunde auf Basis der aktuellen Daten viel besser abstützen und insgesamt verlässlichere Aussagen bekommen.
Spüren Sie in Ihrem Umfeld auch Veränderungen bei den Kosten?
Wir haben in den vergangenen Jahren sehr starke Preissteigerungen gesehen, zum einen bei den Treibstoffpreisen, die sich um rund 33 Prozent erhöht haben. Das ist ein wichtiger Faktor, denn die Treibstoffkosten machen ungefähr ein Drittel der Flugkosten aus. Zum anderen sind auch die Personalkosten gestiegen. Im letzten Jahr kam hinzu, dass sich die Kosten für Ersatzteile im Bereich von 10 bis 100 Prozent erhöht haben. Inzwischen hat sich diese Dynamik mit leicht rückläufiger Tendenz stabilisiert. Das bedeutet jedoch, dass es noch wichtiger geworden ist, angesichts der Veränderungen eine aktuelle und akkurate Preiskalkulation auf Basis fundierter Zahlen machen zu können.
Welche weiteren „Pain Points“ konnten Sie denn mit der intensiveren ERP-Nutzung hinter sich lassen?
Tatsächlich war ein weiterer sehr wichtiger Punkt die Zahlungseingangskontrolle der Ausgangsrechnungen. Heute lesen wir die Kontoauszüge automatisch in die Enterprise-Resource-Planning-Lösung ein. Durch die Werkstattbetreuung der rund 50 Privatflugzeuge unserer Haltermitglieder entstehen oft Rechnungen im vierstelligen Bereich und höher. Eine automatisierte Nachverfolgung der Zahlungen hilft uns, die offenen Posten besser im Blick zu haben. Ein weiterer wichtiger Punkt sind die Eingangsrechnungen. Im Mietpreis der Maschinen ist der Sprit enthalten. Wir bekommen von unseren Mitgliedern Benzinquittungen, die von uns ausgezahlt werden und die wir zur Kostenanalyse im System benötigen. Dazu ist es erforderlich, dass wir diese Benzinrechnungen als Eingangsrechnungen führen. Hier unterstützt uns die Enterprise-Resource-Planning-Software, indem wir für ein Mitglied sowohl eine Debitoren- als auch eine Kreditorennummer vergeben können, um einerseits die Auszahlungen abzuwickeln und andererseits den Betrag automatisch auf die Kostenstelle des jeweiligen Flugzeugs zu verbuchen.
Wie wurde bisher die Organisation der vereinseigenen Werkstatt abgebildet? Wo gab es einen besonders starken Veränderungsdruck?
In der Werkstatt stehen die regelmäßigen Kontrollen im Vordergrund, die immer komplexer geworden sind, ebenso die damit verbundene Dokumentation. Jede Wartung ist angesichts der unterschiedlichen Ausstattung selbst beim gleichen Flugzeugtyp sehr individuell. Bei Flugzeugen gibt es eine sogenannte Lebenslaufakte. Das heißt, jede Schraube, die an dem Flugzeug ausgetauscht wird, muss in dieser Lebenslaufakte archiviert werden. In der Praxis bedeutet das: Wenn ein Flugzeug bei uns zwei Tage in der Werft ist, fließen allein vier Stunden in die Dokumentation, um die Genehmigung der Lufttüchtigkeit sicherzustellen. Hier wird sehr streng kontrolliert – und das ist auch richtig so. Die Werkstatttätigkeiten werden derzeit noch manuell erfasst. Das bedeutet eine Mehrfacherfassung aller Materialien und Tätigkeiten vom Arbeitszettel bis zur Rechnung. Für unsere vereinseigenen Maschinen sind zusätzlich viele manuelle Buchungen erforderlich, um eine Kostenanalyse zu erstellen (jeweils zwei manuelle Buchungen – Materialien: Entnahme Lager und Verbuchung (Einbau) auf die Maschine; Tätigkeiten: Erfassung der Stunden des Mitarbeiters und Verbuchung auf das jeweilige Flugzeug). Manuelle Eingaben können natürlich immer Erfassungsfehler enthalten, die zu falschen Ergebnissen führen. Unser Ziel ist es, weg vom Papierfluss und von der doppelten Eingabe von Daten hin zu einem digitalen und zeitsparenden Prozess zu kommen, der mehr Zeit für die Tätigkeiten an den Flugzeugen bringen soll. Nach der für Anfang 2026 geplanten Aktivschaltung der digitalen Prozesse für Werkstatt, Lager und Logistik erhoffen wir uns eine genaue Analyse auf Knopfdruck.
Wie sieht die Umsetzung konkret aus?
Indem von Anfang an Informationen korrekt digital erfasst werden, können wir die aufwendige Doppelerfassung hinter uns lassen. Wenn jetzt beispielsweise die Werkstatt einen Auftrag bekommt, gibt es dafür eine digitale Arbeitskarte. Darin stehen sowohl die benötigten Teile als auch Dienstleistungen. Mit der Verknüpfung zu den im Lager verfügbaren Ersatzteilen und darüber hinaus zur Bestellung von Material und Ersatzteilen direkt aus Exact können wir den Reparatur- und Wartungsprozess durchgängig digital abbilden. Die Mitarbeiter müssen nur entsprechend Zahlen eintragen und Haken für erledigte Aufgaben setzen. Damit erhalten sie zugleich einen besseren Überblick, was noch zu tun ist.
Welche weiteren Faktoren müssen mit Blick auf die Gemeinnützigkeit abgebildet werden?
Wir unterscheiden in der Lösung zunächst, ob es sich um eine Vereinsmaschine oder eine Haltermaschine eines unserer Mitglieder handelt. Aus dem Auftrag kann für unsere Vereinsmaschinen ein Lieferschein erstellt werden, der die Verbuchung der Ersatzteile und Dienstleistungen auf die jeweilige Kostenstelle Flugzeug für Vereinsflugzeuge verbucht. Für die Halterflugzeuge hingegen kann aus dem Auftrag automatisch eine Rechnung erstellt werden. Am Ende erhalten wir automatisiert einen Kosten- und Erlösüberblick sowohl für unsere Vereinsmaschinen als auch für die Flugzeuge unserer Haltermitglieder.
Was fangen Sie perspektivisch mit der gewonnen Zeitersparnis in der Werkstatt an?
Unser Fokus liegt nicht auf dem Einsparpotenzial, sondern darauf, dass wir uns in neuen Tätigkeitsfeldern engagieren können. Wir möchten unser Werkstattteam weiterqualifizieren, um auch Reparaturen bei uns ausführen zu können, die heute noch extern erfolgen, etwa bei der Avionik oder der Blechbearbeitung. Während wir auf die Teile warten, bedeutet das teilweise einen erheblichen Zeitverzug und gegebenenfalls Stillstand eines Flugzeugs und wirtschaftliche Ausfälle. Wenn wir ein Gerät einschicken müssen, warten wir teilweise mehrere Monate, um es dann vielleicht doch verschrotten und neu bestellen zu müssen. Ein anderes Beispiel: Falls bei der Landung mal ein Teil des Fahrwerks zu stark beansprucht wird und von den Basisblechen etwas einknickt, dann muss das ganze Flugzeug zerlegt werden, um das Teil auszutauschen. Das erfordert viel Spezialwissen, auch in der Blechreparatur. Wir wollen deshalb die Skills ausbauen.
Wie haben die Mitarbeiter den Ausbau der ERP-Lösung aufgenommen?
Wenn wir die Möglichkeiten von Exact umgesetzt haben, sind alle Kennzahlen automatisch im System ablesbar. Natürlich müssen unsere Mitarbeiter die Prozesse leben, damit am Ende auch richtige Zahlen herauskommen. Hier bin ich aber sicher, dass wir das erreichen, denn unsere Mitarbeiter sind sehr motiviert und wissen um die Notwendigkeit des Projekts. Dennoch ist es gerade in der Werkstatt manchmal schwierig, sich von Papier und Bleistift zu trennen und Maus und Tastatur in die Hand zu nehmen.
Gibt es noch weitere Aspekte, bei denen Sie schneller und effizienter geworden sind?
Durch die Digitalisierung kann die Mitgliederverwaltung für mittlerweile 150 Mitglieder mehr in vier Stunden pro Tag erledigt werden. Hier hat uns die Digitale Transformation enorm geholfen, die Aufgaben trotz Wachstums in den Griff zu bekommen. Diese Entwicklung treiben wir auch weiter voran, denn wir wollen die Zeit, die durch Automatisierung frei wird, für wichtige Aufgaben wie Mitgliederveranstaltungen nutzen, die uns am Herzen liegen, aber teilweise angesichts mangelnder Zeitressourcen zu kurz kommen. Ein weiteres Plus: Bisher musste der Steuer- berater sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen noch einmal in Datev erfassen. Das fällt durch eine neue Schnittstelle weg. Im Lager hatten wir ein einfaches Excel-basiertes Hilfssystem. Demnächst erfolgt die komplette Lagerführung im ERP. Unsere Investitionsplanung ist deutlich transparenter geworden. Jetzt würden wir uns eigentlich nur noch wünschen, dass die Software uns die Möglichkeit bieten könnte, auch Wartungstermine und -intervalle direkt abzubilden.
Befassen Sie sich auch mit der elektronischen Rechnung?
Wir beschäftigen uns schon länger mit dem Thema „E-Invoicing“. Eingangsrechnungen können bereits eingescannt, ausgelesen und im Bezahlprozess verarbeitet werden. Ziel ist es jedoch, vor allem Materialrechnungen – die das Gros der Rechnungen ausmachen – direkt auf die Lagerbestände buchen zu können. Eine manuelle Erfassung dieser meist umfangreichen Eingangsrechnungen ist dann nicht mehr erforderlich. Bei den wichtigsten Lieferanten wollen wir ab Anfang 2026 vollständig auf E-Invoicing umstellen. Im Rechnungsausgangsbereich spielt das bisher kaum eine Rolle, da wir dort fast ausschließlich Business-to-Consumer-Kunden (B2C) haben. Mein derzeitiger Schwerpunkt liegt auf der Digitalisierung des Bestellwesens. Mit Exact können wir Bestellvorschläge sammeln und als Sammelbestellungen an Lieferanten weitergeben. Das hat den großen Vorteil, dass wir dann eine digitale Rechnung bekommen: die sogenannte ZUGFeRD-Rechnung, die neben einem PDF eine strukturierte Datendatei enthält. Damit können wir eine Eingangsrechnung immer direkt mit der Bestellung abgleichen und so unsere Bestände im Lager automatisch führen. Ziel ist es, volle Transparenz über vorhandene Materialien zu schaffen und den Verwaltungsaufwand deutlich zu reduzieren. Aus diesen Prozessen erwarte ich noch einmal einen Schub bei der Zeiteinsparung.
Wie sehen Sie die Zukunft des Luftsports in Deutschland? Welche Vision hat der Verein für die nächsten fünf bis zehn Jahre?
Wir sehen insgesamt sehr positiv in die Zukunft – auch wenn natürlich immer wieder neue Herausforderungen kommen, sowohl für die Piloten als auch für die Vereine. So müssen wir uns in der Flugvorbereitung noch intensiver mit veränderten Wetterbedingungen auseinandersetzen. Dem Problem, dass es immer enger wird im Luftraum, begegnen wir auch durch neue Technik. Gerade im Avionikbereich, der die Gesamtheit der elektrischen und elektronischen Geräte an Bord eines Fluggeräts umfasst, gibt es immer wieder neue, komplexe Technologien. Hier bieten wir zukünftig mehr Schulungen an und das Interesse an Weiterbildung ist sichtlich hoch. Wir wollen uns zudem intensiv auf das Thema „Nachhaltigkeit“ fokussieren und bei den alternativen Antriebsformen wie etwa Elektroflugzeugen, die bereits in der Erprobung sind, am Ball bleiben. Sie könnten im ersten Schritt beispielsweise für den platznahen Ausbildungsverkehr genutzt werden, da sie zunächst aufgrund der Reichweite eher für Lokalflüge als für lange Streckenflüge geeignet sein werden. Als wichtige Perspektive sehe ich die Möglichkeit einer engeren Zusammenarbeit unter den Luftsportvereinen oder Aeroclubs, die heute eine eigene Werkstatt haben. Um lange Reparaturzeiten und komplette Stillstände zu vermeiden, wäre es sinnvoll, wenn jeweils eine Spezialisierung auf einzelne Bereiche wie Avionik oder Blechreparatur stattfinden würde, sodass im Zusammenspiel Probleme wesentlich schneller gelöst werden könnten.
Interview: Daniela Hoffmann Fotos: Mike Henning
Eckart Lohmeyer
Alter: 66 Jahre
Familienstand: verheiratet, zwei Kinder
Werdegang: Informationselektroniker; nach der Ausbildung zunächst Unix-Systemtechniker, dann Vertriebsbeauftragter im Bereich „Beratung und Vertrieb“ von Serversystemen, später von Warenwirtschaftslösungen und einer Branchenlösung für Bau- unternehmen; 1990 Flugausbildung zum Privatpiloten im Flugverein Gütersloh e.V.
Derzeitige Position: Mitglied im Vorstand des Luftsportvereins Bielefeld-Gütersloh e.V.
