Finanzbereich mit Köpfchen und Prozess-Design automatisieren

Im Finanzbereich vieler Unternehmen gehören automatisierte Prozesse bereits zum Alltag und sorgen für mehr Effizienz und weniger Komplexität. Doch nicht überall gelingt die Digitalisierung. Hierzu bedarf es Kapital, Know-how und gut definierte Prozesse.

Ohne zuverlässige Daten, die möglichst in Echtzeit abrufbar sind, kommen die meisten Unternehmen nicht mehr aus. Das und die zunehmende Belastung des Personals in den Finanzabteilungen treibt vor allem die Automatisierung in diesem Bereich voran. In der Vergangenheit war die Arbeit dort in der Regel durch zahlreiche manuelle und zeitaufwändige Aufgaben geprägt. Automatisierte Prozesse lassen die Kosten purzeln, sorgen für mehr Effizienz und nicht verringern häufig auch die Komplexität. Diese positiven Effekte lassen die Zahl der Investitionen in entsprechende Projekte steigen. 

Den Status Quo der deutschen Wirtschaft hat die Studie "Automatisierung im Accounting 2023" der Beratungsgesellschaft Horváth unter die Lupe genommen. Für die Erhebung wurden insgesamt 122 leitende Experten aus der Finanzfunktion befragt. Ein zentrales Ergebnis: Die Prozessautomatisierung hat bei 71 Prozent hohe oder sogar sehr hohe Priorität. Für 19 Prozent steht sie immerhin auf einem mittleren Platz. Den Automatisierungsgrad sehen die befragte Unternehmen bisher allerdings nur mit 16 Prozent als hoch oder sogar sehr hoch an. Es gibt also noch Handlungsbedarf. 

Buchhaltungsprozesse besonders geeignet

Laut der Befragten eignen sich insbesondere transaktionale Prozesse für die digitale Transformation. Hierzu gehören die Bereiche

• Hauptbuch und Bilanzierung (64 Prozent),
• Stammdatenmanagement (64 Prozent),
• Debitorenbuchhaltung (63 Prozent),
• Anlagenbuchhaltung (61 Prozent) sowie
• Kreditorenbuchhaltung (61 Prozent).

Große Unternehmen sehen zudem ein großes Potenzial für die Bereiche Konsolidierung und ESG/EU-Taxonomie. Gerade hier warten in den kommenden Jahren zahlreiche Herausforderungen und Veränderungen. 

Im Finanzbereich ändern sich beispielsweise - insbesondere aufgrund von ESG/EU-Taxonomie - die inhaltlichen Anforderungen, die die Fachkräfte künftig für ihren Job mitbringen müssen. Nicht zuletzt wächst auch die Komplexität gerade bei der Unternehmensbesteuerung. Und auch organisatorische Änderungen, beispielsweise im Stammdatenmanagement, stehen in den kommenden fünf Jahren bei vielen Firmen auf der Agenda. Zu den zentralen Bereichen, die in Zukunft deutlich flexibler gestaltet werden, gehören die Planung und die Budgetierung. 

New Work verändert Prozesse im Finanzbereich

Einen großen Einfluss auf diese Entwicklung im Finanzbereich haben Prozessorientierung sowie der Wandel der Arbeitswelt - etwa durch mehr Homeoffice und neue Arbeitszeitmodelle. Zudem benötigen die Finance-Fachkräfte wie zum Beispiel Controller im Zuge des digitalen Wandels neue Kompetenzen, für die die Unternehmen Weiterbildungsmaßnahmen bereitstellen müssen.  

Dabei stehen technologische Neuerungen wie Robotic Process Automation (RPA) bei den Modernisierungsprojekten häufig im Mittelpunkt. Das stellen auch Lena Eschle und Sebastian Richter, beide Experten für Wirtschaftsinformatik, in der Zeitschrift "Controlling & Management Review" fest. 

Die Software-Roboter imitieren auf der Benutzeroberfläche von Anwendungen menschliche Aktivitäten oder nutzen Software-Schnittstellen zur Interaktion mit verschiedenen Systemen. RPA basiert auf definierten Regeln und strukturierten Eingaben. Das limitiert jedoch zunehmend ihren Einsatz und hindert gleichzeitig Unternehmen daran, Automatisierung möglichst flexibel und effektiv einzusetzen.

Umsatzstarke Firmen investieren häufiger

Wer Prozesse automatisieren will, muss daher in neue Lösungen investieren. Der Horváth-Studie zufolge sehen viele Unternehmen die Vorteile und wollen entsprechende Maßnahmen zur Erhöhung des Automatisierungsgrads ergreifen. Doch mittelfristig zeigen sich die Befragten skeptisch und geben an, dass Investitionen eher defensiv geplant werden. Dies liegt vor allem an den wirtschaftlichen Entwicklungen, die aktuell durch steigenden Energie- und Rohstoffpreisen geprägt sind und den Kostendruck enorm erhöhen.

Dahr sind es laut Erhebung vor allem die umsatzstarken Firmen mit besserer Kapitalausstattung, die sich für die Einführung einer neuen Technologie auch bei umfassenden Prozessen entscheiden. "Der Bedarf nach Komplexitätsverminderung ist hier nachvoillziehbarerweise prägnant", so die Studienautoren. Kleinere Unternehmen besitzen hingegen häufig weder die notwendigen Mittel noch das Know-how. 

Mit Prozess-Design erfolgreich automatisieren

Ein Grund für das Scheitern von Automatisierungsprojekten liege laut Eschle und Richter aber auch an einer fehlenden Standardisierung von Prozessen. "Prozessdokumentationen sind oft unvollständig oder veraltet, Mitarbeiter führen Prozesse unterschiedlich aus", erklären die beiden Experten. Im Zuge der Automatisierung müsse daher eine kritische Betrachtung und gegebenenfalls eine Umgestaltung von Prozessen stattfinden. 

Das Prozess-Design ist eine der wesentlichen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Automatisierung. Die oft kurzfristige Betrachtung der Prozesse ist herausfordernd, sodass typische Automatisierungsanwendungen häufig zunächst als Übergangslösungen angelegt sind. Notwendig ist daher eine End-to-End-Sicht auf den Vorgang, damit keine Automatisierung von Teilschritten in schlecht definierten Prozessen stattfindet", raten Eschle und Richter.