Eine neue Cloud-Lösung sorgt für modernere Arbeitsplätze in der Sparkassen-Finanzgruppe und soll die digitale Zusammenarbeit verbessern. Über den Rollout bei der Landesbank Baden-Württemberg (LBBW) mit ihren rund 10.000 Mitarbeitern spricht Thomas Siegmund im Interview.
springerprofessional.de: Um was geht es bei der neuen Lösung genau?
Thomas Siegmund: Die Cloud-Lösung "Office_neo" Made in Germany stammt von der Finanz Informatik (FI), dem zentralen IT-Dienstleister der Sparkassen-Finanzgruppe. Die FI bietet die Lösung über ihre eigenen, in Deutschland betriebenen Rechenzentren an und sorgt für die Einhaltung aller relevanten regulatorischen Anforderungen. Der Rollout der neuen Produktfamilie startete 2018. Bis Ende 2022 soll die Lösung in allen Sparkassen im Einsatz sein. Parallel hierzu führen weitere Verbundpartner der Sparkassen Finanzgruppe die Lösung ein.
Mit welchen Erwartungen sind Sie an das Projekt gegangen? Können Sie uns kurz Funktionen und Vorteile schildern?
Wir haben über einen langen Zeitraum mit Notes und Domino gearbeitet. Die dabei gewachsene Infrastruktur wurde immer komplexer. Unsere Erwartung an die Einführung von Office_neo war also, diese Komplexität nachhaltig zu reduzieren. Außerdem war es unser Ziel, unseren Mitarbeitern eine moderne Arbeitsplatzausstattung mit neuen, zeitgemäßen Funktionen zu bieten. Diese Erwartungen haben sich erfüllt.
Was heißt das im Einzelnen?
Unseren Mitarbeitern stehen bereits zahlreiche neue Funktionen zur Verfügung. Darunter Outlook, Skype for Business mit Präsenzanzeige und beispielsweise ein persönlicher Cloud-Speicher für jeden Mitarbeiter auf der Basis von Sharepoint. Insgesamt ist es ein großer Vorteil, dass die neuen Funktionen alle aufeinander abgestimmt sind. So ergeben sich zusätzliche Mehrwerte. Weitere Neuerungen wie die Nutzung von Audio- und Videofunktionen über Skype und die Einrichtung von Projekt- und Teamräumen auf der Basis von Microsoft Sharepoint sind noch in diesem Jahr geplant.
Wie ist der Rollout konkret abgelaufen? Haben Sie sich zunächst auf einzelne Bausteine und Funktionen konzentriert oder sind sie mit einem Gesamtkonzept vorgegangen?
Wir haben ein Gesamtkonzept erarbeitet und sind dann im Projekt selbst schrittweise vorgegangen. In einer sechsmonatigen Vorstudie haben wir uns erst mit den Rahmenbedingungen auseinandergesetzt, um die Komplexität der Umstellung richtig einschätzen zu können. Dazu gehörten auch Auswirkungsanalysen – sowohl für die technische Seite als auch für die Endanwender. Auf dieser Basis haben wir ein Grobkonzept erstellt.
Wie sah ihr Zeitplan aus?
Der Kick-off für die Umsetzung war im November 2018. Zu Beginn haben wir ein Feinkonzept erarbeitet und dann nacheinander die verschiedenen Funktionen umgesetzt. Im August 2019 konnten wir dann sehr erfolgreich den Cutover vollziehen. Die Zusammenarbeit mit der FI war während des gesamten Rollouts sehr partnerschaftlich und professionell. So gab es beispielsweise einen gemeinsamen Lenkungsausschuss der es ermöglicht hat, auch auf plötzlich aufkommende Fragestellungen schnell zu reagieren. Im Rahmen des Projektes wurden rund 14.300 Postfächer und ungefähr 68 Millionen Dokumente migriert.
Welche technischen Voraussetzungen mussten für den Rollout geschaffen werden?
Ein wichtiger Schritt war die Standardisierung unseres Active Directorys. Dafür war es nötig, die eingepflegten Daten nochmal kritisch zu prüfen und auf den neusten Stand zu bringen. Im Zuge unserer Notes-Historie hatten wir das zuvor ein wenig vernachlässigt. Ein weiterer wichtiger Punkt war die Autorisierung und Authentifizierung der LBBW-Umgebung für die IT-Landschaft der FI, damit zum Beispiel Mails in Outlook sauber dargestellt werden können. In der Vergangenheit war der Anwendungsbetrieb der LBBW sehr individuell gestaltet. Mit der Einführung von "Office_neo" haben wir einen großen Schritt in Richtung der Sparkassen-Standards gemacht. Hier waren entsprechende Abstimmungen und Anpassungen nötig.
Für die Implementierung solcher Lösungen ist in der Regel Know-how unterschiedlicher Fachabteilungen nötig und damit auch Teams, die sich aus unterschiedlichen Fachbereichen zusammensetzen. War das hier auch der Fall?
Die technische Implementierung der Lösung war vor allem ein IT-getriebenes Projekt. Auf Seiten der LBBW bestand das Kernteam aus sechs Mitarbeitern. Allerdings haben in der Spitze rund 100 Mitarbeiter über die ganze Bank verteilt daran mitgearbeitet und beispielsweise die Applikationen geprüft. Beim Go live, also zum Start Produktivbetriebs, waren dann in unserem Haus neben der IT vor allem die Personalentwicklung, das Marketing und die Kommunikation gefragt, um beispielsweise die Schulungen zu organisieren und die Mitarbeiter durch eine gute Begleitkommunikation frühzeitig abzuholen.
Welche Erfahrungen können Sie anderen Instituten mitgeben, die die Lösung in den kommenden zwei Jahren bekommen werden? Haben Sie ein paar praktische Tipps?
Für uns hat sich auf jeden Fall die Durchführung einer Vorstudie sehr bewährt. Darüber hinaus empfehlen wir ein Vorgehen auf Basis eines abgestimmten Meilensteinplans. Changemanagement und notwendige Schulungen sollten möglichst früh mitgedacht werden. Genauso wie eine Begleitkommunikation für die Mitarbeiter. Wir haben dafür neben einer Kommunikation im Intranet auch eine digitale Lernplattform eingerichtet und das Einführungskonzept zusätzlich durch interne Multiplikatoren unterstützt. Durch solche Maßnahmen fällt es allen leichter, sich an die Neurungen zu gewöhnen und sie Schritt für Schritt auch selber zu nutzen und damit von den Vorteilen der neuen Lösung zu profitieren.
