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10.01.2020 | Bank-IT | Interview | Onlineartikel

"RPA hilft Banken, wettbewerbsfähig zu bleiben"

Autor:
Angelika Breinich-Schilly
5:30 Min. Lesedauer
Interviewt wurde:
Mario Smeets 

ist als Management-Berater für Banken, Versicherungen und Finanzdienstleister tätig. Einer seiner Beratungsschwerpunkte liegt im Bereich Prozessmanagement und -automatisierung.

Robotic Process Automation (RPA) macht auch Prozesse in der Finanzindustrie schneller und effizienter. Springer-Autor Mario Smeets erläutert im Interview, warum diese Technologie Banken auch helfen kann, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.  

springerprofessional.de: RPA soll sich wiederholende Prozesse bei Finanzdienstleistern vereinfachen und beschleunigen. Können Sie uns kurz die wesentlichen technischen Funktionen hinter dem Begriff erläutern?

Mario Smeets: Robotic Process Automation ist eine Technologie, mit der sich regelbasiert ablaufende Prozesse, die digitale Daten verwenden, automatisieren lassen. Hinter RPA steckt zunächst eine Softwarelösung. Diese wird im einfachsten Fall auf einem Rechner, in größeren Anwendungsszenarien server-basiert installiert. Von dort aus greift RPA auf die Anwendungen zu, die ansonsten ein menschlicher User für seine tägliche Arbeit nutzt. Die Technik ist hierbei unabhängig von Schnittstellen oder ähnlichem. Sie greift meist über die Benutzeroberfläche, die GUI, auf die Anwendungen zu. Stabil ist sie dennoch, da sie keine 'Bilder' ausliest, sondern technische Merkmale wie etwa Schaltflächen oder Eingabemasken verwendet.

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Viele Finanzdienstleister setzen bereits auf RPA, zumindest in Teilbereichen. Wo und wann macht der Einsatz aktuell am meisten Sinn, wenn Sie sich die etablierten Banken anschauen?

Ein klarer Fokus liegt auf den Backoffice-Bereichen der Finanzdienstleister. Hier finden sich die meisten regelbasierten und dabei hochvolumigen Prozesse. Erprobte Anwendungsfälle sind die Prüfung und Bearbeitung von Rechnungsein- und -ausgängen, die Stammdatenverwaltung, Umsatzerfassungen und viele weitere. Also Prozesse, in denen eine batchartige Verarbeitung von Daten möglich ist. 

Wo lässt sich RPA darüber hinaus sinnvoll nutzen?

Auch im Vertrieb lassen sich ausreichend Einsatzmöglichkeiten für RPA finden. Hier dann oft mit direkter Benutzerinteraktion. Das heißt, der Kundenberater tätigt während des Kundengesprächs Systemeingaben, der Roboter verteilt diese in andere Systeme und liefert dem Berater benötigte Informationen zu – just-in-time. Da sich RPA gut zur Datenprüfung eignet, lassen sich weitere Anwendungsfälle in prüfenden oder kontrollierenden Bereichen finden, zum Beispiel in der Compliance. Die besten Einsatzbereiche für RPA sind immer Instituts-individuell und hängen vom jeweiligen Geschäftsmodell und der Systemlandschaft ab. Meist wissen die Mitarbeiter am besten, wo sich an ihrem Arbeitsplatz Potenziale zur Entlastung durch RPA finden lassen.

Und wo liegen die langfristigen Einsatzpotenziale? 

Langfristig oder aber sogar kurzfristig innerhalb der nächsten ein bis zwei Jahre werden wir eine deutliche Ausweitung der Einsatzbereiche von RPA erleben. Derzeit benötigt RPA vollständig regelbasierte Abläufe und kann keine Entscheidungen treffen, die nicht schon vorher technisch hinterlegt sind im Sinne von 'wenn Wert X, dann Y, ansonsten Z'. Bereits heute existieren aber Algorithmen, die mittels maschinellen Lernens deutlich mehr leisten können: Sie können eigenständige Entscheidungen treffen, die vorher nicht durch einen Menschen vorbestimmt worden sind. Diese Algorithmen generieren ihr Wissen aus einer Vielzahl vergleichbarer, bereits getroffener Entscheidungen, mit denen sie trainiert werden. Kombiniert man sie nun mit RPA, erhält man ein enorm leistungsfähiges Tool, mit der eine Vielzahl von Prozessen automatisiert werden kann, die heute mangels strikter Entscheidungsregeln in Menschenhand bleiben.

RPA gilt als eine Technologie, die sich vergleichsweise zügig in die IT eines Unternehmens integrieren lässt. Stimmt das? Wie sieht aus Ihrer Sicht eine optimale Vorbereitung für die Implementierung aus?

In der Theorie ist RPA eine Software, die auf nahezu jedem modernen PC installiert und betrieben werden kann. Die Praxis sieht etwas anders aus. Für einen leistungsfähigen RPA-Einsatz benötigt es eine entsprechende RPA-Infrastruktur, bestehend aus serverbasierten Steuerungskomponenten, Prozessdesign-Applikationen und ausführenden Softwareteilen. Sprechen wir also von einer echten technischen Integration, so ist diese umfangreicher und benötigt mehr zeitlichen Vorlauf.

Was bedeutet das für die konkrete Umsetzung?

Für eine optimale Vorbereitung der Integration sollten die strategischen Ziele des RPA-Einsatzes bekannt sein. Sollen Vertriebsmitarbeiter eine just-in-time-Unterstützung für ihre Kundengespräche erhalten, ist eine andere Infrastruktur erforderlich, als wenn Backoffice-Prozesse zentralisiert automatisiert werden. Im Anschluss hieran erfolgen die Auswahl der zu automatisierenden Prozesse und die technische Installation der Software. Die Integration von RPA geht aber über die reine Installation in der IT hinaus. Für eine optimale Implementierungsvorbereitung sind Prozessauswahlstandards, Entwicklungsrichtlinien, Berechtigungskonzepte, Betriebskonzeptionen und vieles mehr zu definieren – allesamt Bestandteile einer RPA-Governance, die anfänglich leider oft vernachlässigt wird.

Mit welchen technischen und prozessualen Problemen müssen die Institute bei der Einführung rechnen und wie lassen sich diese lösen? Haben Sie ein praktisches Beispiel?

Technische Hürden bereitet hin und wieder die erstmalige Integration in die bestehende IT-Infrastruktur. Grund dafür ist, dass in anfänglichen Proof of Concepts oft deutlich weniger komplexe Installationen getätigt werden, als sie später für den Echtbetrieb notwendig sind. Das führt zu falschen Annahmen in der Umsetzungsplanung. Mit einer ehrlichen Planung kann dies aber ohne Weiteres vermieden werden. Aus Sicht des Prozessmanagements sollte vor allem ausreichend Zeit für eine fachliche und RPA-technische Anpassung des zu automatisierenden Prozesses eingeplant werden. Dies wird oft vergessen, war jedoch bislang in all unseren RPA-Projekten erforderlich und sinnvoll.

Wie wirkt sich die Technologie auf den Alltag der Mitarbeiter aus? Gibt es ihnen zum Beispiel mehr Freiraum für komplexere Aufgaben?

RPA schafft Freiräume, indem es Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben befreit und Zeit für die wirklich herausfordernden Aufgaben schafft. Also eine ideale Arbeitsteilung. Wir stellen immer wieder fest, dass anfängliche Vorbehalte gegenüber RPA schnell verschwunden sind, sobald die Mitarbeiter die erste Entlastung durch die Technologie spüren. Weiteres Potenzial bietet RPA als Qualitätssicherungstool. Es kann Daten und Eingaben überprüfen oder eine hohe Erfassungsqualität großer Datenmengen sicherstellen.

Werden die traditionellen Geldhäuser mit RPA und anderen technischen Lösungen langfristig zu völlig neuen Geschäftsmodellen kommen? Wie wirken sich technologische Entwicklungen wie diese auf den Wettbewerb in der Finanzindustrie insgesamt auf lange Sicht aus?

RPA hilft Instituten dabei, wettbewerbsfähig zu bleiben. Grund hierfür sind die möglichen Kosteneinsparungen und Qualitätsverbesserungen durch eine Automatisierung. RPA kann auch die Time-to-Market für neue Prozesse deutlich erhöhen. Die Finanzdienstleister können schneller auf sich verändernde Kundenanforderungen reagieren, indem Prozesse mit RPA flexibel angepasst werden – ohne auf meist langwierigere Anpassungen der IT-Systeme angewiesen zu sein. Zusätzlich ist RPA ein Schritt auf dem Weg hin zu einer umfänglichen Prozess-Digitalisierung. Und hier beginnt dann tatsächlich die Entstehung neuer Geschäftsmodelle. Gepaart mit intelligenten Technologien, die zusätzliche Möglichkeiten für die Institute bieten, kann RPA also durchaus die Entstehung neuer Geschäftsmodelle begünstigen.

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