Marken- und Medienmanagement in Banken automatisieren

Finanzunternehmen legen immer schneller neue Produkte auf, zu denen Pflichtpublikationen und Marketingmaterialien benötigt werden. Mittels Medienmanagement-System lässt sich die steigende Dokumentenflut bewältigen.

Das Bankgeschäft hat in den letzten Jahren eine rasante Dynamisierung erfahren. Insbesondere im Wertpapier- und Zertifikatebereich werden immer ausgefeiltere, häufig stark erklärungsbedürftige Finanzprodukte in hoher Taktzahl aufgelegt. Sie sind beim Vertrieb an die Mitgabe teils umfangreicher Pflichtpublikationen sowie an umfassende Dokumentationsvorgänge gebunden und erfordern auch so vielfältige Marketingmaterialen in der Vermarktung – egal ob diese online oder beispielsweise im Rahmen eines persönlichen Kundentermins in einer Bankniederlassung erfolgt. Wie eine optimal kunden- und serviceorientierte Bewältigung dieser Komplexität bei gleichzeitig maximaler Markenkonformität in der Kundenkommunika­tion aussehen kann, zeigt das Beispiel einer der größten deutschen Bankengruppen. Sie hat ihr Marketing- und Medienmanagement mit einem so genannten Digital Asset Manager – einer softwaregestützten Marketing-Operations-Management-Lösung – erfolgreich digitalisiert und automatisiert.

Verteilung riesiger Materialmengen

Die größte Herausforderung im vorliegenden Anwendungsfall besteht in der enorm großen Menge an Dokumenten – von Pflichtpublikationen zu einzelnen Produkten bis zu diversen Marketingmaterialien –, die für sehr viele Anwendergruppen mit unterschiedlichsten Anforderungen stets aktuell bereitgestellt werden müssen. Die Banken werden von dem zur Gruppe gehörenden Wertpapierhaus mit Investmentprodukten beliefert. Jede Bank ist ein eigenständiges Institut mit individuellen Anforderungen. So vertreiben manche Banken die vom Wertpapierhaus konzipierten und gemanagten Produkte unter eigenem Markennamen, andere übernehmen den ursprünglichen Produktnamen unverändert.

Alle notwendigen Pflichtpublikationen und Vertriebsinformationen zu den Wertpapier-Produkten sind in dem zum Einsatz kommenden Digital Asset Manager hinterlegt und werden den verschiedenen Anwendergruppen über Webtechnologie zugänglich gemacht. Die Software-Lösung ist voll in die Infrastruktur der Unternehmensgruppe integriert und dient als zentrale Plattform für die digitale Verwaltung und Verteilung von Medieninhalten (Bilder, Texte, Video etc.) und Kommunikationsmaterialien über alle Gesellschaften.

Direkter Zugriff auf aktuelle Medieninhalte

Gemeinsam mit dem Kreditinstitut wurde ein System und ein automatisierter Prozess entwickelt, um die benötigten Dokumente für die verschiedenen Anwendergruppen inhaltlich stets aktuell vorzuhalten. Über Filesharing stellen die Wertpapierhaus-Mitarbeiter die betreffenden Dateien auf einem Laufwerk ein. Mehrmals am Tag werden diese dann automatisiert über den Importmanager, eine Komponente der System-Integration, in das Marketing- und Medienmanagement-System hochgeladen. In Spitzenzeiten erfolgen bis zu 1.000 Datei-Uploads pro Nacht.

Über einen hochperformanten Cache-Server werden die Daten für den externen Zugriff per Weblink bereitgestellt. Die Abnehmersysteme rufen über den Cache-Server eine Liste aller verfügbaren Dokumente ab und integrieren diese zum Beispiel dynamisch in ihre Webauftritte. Die Mitarbeiter der mehreren hundert Banken der Unternehmensgruppe können über einen Link immer die aktuellen fondsbezogenen Pflichtpublikationen wie das Produktprospekt, den Jahresbericht oder zusätzliche Vertriebsinformationen aufrufen. Auch bankintern greifen so Mitarbeiter, etwa im Vertriebsaußendienst und im Callcenter, schnell und einfach auf relevante Informationen zu, die von Kunden angefragt oder für einen Vertragsabschluss benötigt werden. Die gesamte Verwaltung der mehr als 250.000 Medieninhalte inklusive Aktualisierung und Versionsmanagement aller Dokumente wird so über den Digital Asset Manager abgebildet.

Sicherheit für kritische Finanzdaten

Das System wird von den Bank-Mitarbeitern auch als Archivsystem zur Vorhaltung der historischen Pflichtpublikationen genutzt sowie zur Speicherung von Bildern, Unterschriften und Porträtfotos, um Newsletter und Kampagnenmaterial selbst individualisieren zu können.

Als Finanzinstitut hat das Bankunternehmen besonders hohe Sicherheitsanforderun­gen. Aus diesem Grund wurde ein so genanntes Katastrophenfallszenario im Hosting eingerichtet: Das System wird redundant in zwei verschiedenen Rechenzentren gehostet, die mehr als zehn Kilometer voneinander entfernt sind. Für den Fall, dass aufgrund eines Stromausfalls, einer Cyberattacke oder einer Naturkatastrophe ein Rechenzentrum ausfällt, kann sofort ein Switch auf das zweite System erfolgen, um die Verfügbarkeit von Lösung und Daten jederzeit sicherzustellen.

Effizienzgewinn durch Digitalisierung

Das Kreditinstitut sieht die Vorteile des Digital Asset Managers vor allem im Effizienzgewinn durch die Digitalisierung. Automatisierung und drastische Reduzierung manueller Schritte resultieren vor allem in Skalierungseffekten beim Personaleinsatz. Auch die Zusammenarbeit mit externen Agenturen konnte durch den Einsatz des Systems optimiert werden. Freigabe- und Review-Prozesse sind heute wesentlich einfacher, schon deshalb, weil die teils riesigen Dateien nicht mehr per Mail ausgetauscht werden müssen und zum Beispiel Reisezeiten für Präsentationen vor Ort entfallen.

Ein weiterer Einsatzvorteil zeigt sich im Bereich Immobilien. Hier ist die Bankengruppe sehr viel schneller und effizienter geworden. Von den Immobilienobjekten werden regelmäßig neue Fotos benötigt, da Renovierungen durchgeführt werden oder neue Gebäude hinzukommen. Ein Fotograf kann heute die besten 400 Fotos von Tausenden direkt aus dem Hotel in New York in den Digital Asset Manager hochladen und dann direkt nach Tokio weiterfliegen. Er muss nicht mehr extra in die Unternehmenszentrale kommen, um den Entscheidern im Immobilienmarketing die Auswahl mit dem Laptop zu präsentieren.

Skalierung weiter vorantreiben

Prozesse im Marketing und in der Vertriebsunterstützung noch einfacher zu gestalten, weiter zu automatisieren und auf die verschiedenen Anwendergruppen und Bankbereiche individueller zuzuschneiden, werden die nächsten Schritte sein. Als weiteres wichtiges Zukunftsprojekt nennt das Kreditinstitut das Thema Skalierung. Mittlerweile geht die Entwicklung zunehmend weg von der manuellen Einstellung neuer Dokumentversionen hin zur Zulieferung im Batchverfahren, also zur Massenverarbeitung. Themen, an denen hier gearbeitet werden soll, sind automatisierte Verschlagwortung und Versionierung sowie die Anbindung über ein Importtool oder über Schnittstellen. Ziel ist es, im Anschluss an die Abstimmungsprozesse und Qualitätssicherung die steigenden Mengen an neuen Dateien möglichst automatisiert zu betreiben, ohne dass sich jemand im Rahmen des Bereitstellungs- und Archivierungsprozesses manuell darum kümmern muss.