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24.09.2019 | Besteuerungsverfahren | Im Fokus | Onlineartikel

Digitale Tools helfen Unternehmen bei der Steuerfindung

Autor:
Wolfram Kubot
3:30 Min. Lesedauer

Die steuerrechtliche Beurteilung alltäglicher Geschäftsvorgänge erfolgt oftmals erst im Nachgang durch die Steuerabteilung. Mit digitalen Lösungen lassen sich Geschäftsvorfälle bereits dort beurteilen, wo sie anfallen.

Die Digitalisierung verändert zunehmend die Struktur und die Prozesse in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen. So werden etwa abteilungsübergreifende Kompetenzen zu agilen Teams gebündelt, um die Effizienz zu steigern. Anders sieht die Situation jedoch in den Steuerabteilungen vieler deutscher Organisationen aus. Denn die ertragsteuerliche Steuerfindung für alltägliche Geschäftsvorfälle wird weiterhin nahezu ausschließlich von der Steuerabteilung vorgenommen – und das weder digital noch automatisiert.

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Steuerliche Beurteilung von Geschäftsvorfällen

Nach dieser Methodik muss die Steuerabteilung bei jedem Einzelfall nachfragen oder darauf vertrauen, dass die vorgelagerten Abteilungen wie das Marketing oder der Einkauf die steuerliche Relevanz der Sachverhalte erkannt und diese aus steuerlicher Sicht richtig behandelt haben. Dies funktioniert jedoch nur so gut, wie die Fachabteilungen zuvor geschult wurden.

Die Folge: Die steuerliche Relevanz alltäglicher Geschäftsvorfälle wie Mieten, Lizenzen oder Bewirtungen wird oftmals nicht erkannt oder unzutreffend beurteilt. Weiß zum Beispiel das Marketing, dass Agenturfotos quellensteuerpflichtig sind? Kann die Personalabteilung pauschalsteuerrelevante Zuwendungen an Arbeitnehmer sicher erkennen und beurteilen?

IT-gestützte Steuerfindung in der Ertragssteuer

In den meisten Fällen fehlt den Fachabteilungen schlichtweg die steuerliche Kompetenz, um die Steuern adäquat zu erfassen. Gleichzeitig soll die Steuerabteilung die einzelnen Sachverhalte stets richtig erkennen. So laufen die Unternehmen Gefahr, dass die richtigen steuerlichen Fragen zu spät oder gar nicht gestellt werden. An dieser Stelle kann die Digitalisierung unterstützen und einen entscheidenden Beitrag zur Effizienzsteigerung im Steuerfindungsprozess erbringen.

Digitale Tools können dabei unterstützen, die Geschäftsvorfälle für ertragsteuerliche Zwecke von Beginn an richtig zu erfassen, in dem die Beurteilung bereits an der Quelle eines Geschäftsprozesses, d.h. außerhalb der Steuerabteilung, ermöglicht wird. In Form eines digitalen Assistenten können sie die Fachabteilungen bei der Erkennung, Beurteilung und Klassifizierung von ertrags- und quellensteuerrelevanten Sachverhalten im operativen Geschäftsprozess unterstützen. Die aus der steuerlichen Beurteilung resultierenden Rückfragen werden dadurch deutlich reduziert.

Steuerfindungsassistent als Übersetzer

Ein intelligenter und digitaler Steuerfindungsassistent nimmt dabei die Übersetzungsfunktion zwischen Steuer- und Fachabteilung ein. Der Anwender wird interaktiv durch gezielte Frage- und Antwortsequenzen mit Erläuterungen und Beispielen zur richtigen steuerlichen Beurteilung der Sachverhalte geführt. Die Fachabteilungen können so eigenständig die steuerlich relevanten Informationen bestimmen und diese in das ERP-System einpflegen, oder die Steuerabteilung zeitnah informieren. Die Steuerabteilung hingegen kann im laufenden Geschäftsbetrieb die steuerlichen Entscheidungsparameter ändern. So wird sichergestellt, dass bei der Verwendung des Assistenten stets die richtigen und für steuerliche Zwecke gewünschten Informationen ausgegeben werden und der Anwender die für die weitere Bearbeitung des Geschäftsvorfalls benötigten Informationen, wie etwa die Kostenart, die Kontonummer oder auch das Steuerkennzeichen, erhält. Das ermöglicht es den Anwendern der Fachabteilung selbständig über eine etwaige Quellensteuerpflicht oder ein Abzugsverbot zu entscheiden. 

Insgesamt spart der Einsatz eines Steuerfindungsassistenten Zeit und ermöglicht effizientere Prozesse. Denn die Fachabteilungen, die bislang steuerrelevante Sachverhalte auf Basis von allgemeingültigen Schulungsmaterialen oder Steuerrichtlinien beurteilen mussten, können dies mit einem digitalen Assistenten schnell und einfach und mit wenigen Klicks tun. Auch die Steuerabteilungen profitieren davon. Sie erhalten deutlich weniger Anfragen von den Fachabteilungen und können sich mit der dadurch eingesparten Zeit anderen komplexen Themen widmen. 

Insbesondere bei mittelständischen Unternehmen fehlt es an der Expertise, steuerliche Sonderthemen richtig zu erfassen. Digitale Tools können als Wegweiser fungieren und die steuerliche Compliance verbessern. Auch hier können sie insoweit unterstützen, dass sie die Beurteilung von Geschäftsvorfällen für bestimmte steuerliche Themen auch ohne Steuerabteilung ermöglichen.

Datenflüsse oft nicht harmonisiert

Fakt ist: Bisher sind die ertrags- und quellensteuerlichen Datenflüsse in vielen Unternehmen nicht mit den Unternehmensprozessen harmonisiert. So wächst die Notwendigkeit nach neuen digitalen Technologien, die verlässlich entlang der gesamten unternehmerischen Wertschöpfungskette die steuerlichen Geschäftsvorfälle erfassen. Dabei gilt: Die Erkenntnisse sind nur so gut, wie die Daten, die ihnen zugrunde liegen. Oder anders formuliert: Digitale Tools lösen die zentrale Herausforderung, die Qualität und Granularität steuerrelevanter Daten über den gesamtenGeschäftsprozess zu erhöhen. Zudem sollte das jeweilige Tool – unabhängig vom ERP-System – flexibel in verschiedenen Bereichen und Abteilungen des Unternehmens einsetzbar sein.

Bei korrekter Anwendung kann die Steuerabteilung so künftig Aktualisierungen oder Änderungen der Entscheidungsparameter im Regelbetrieb veranlassen und das Unternehmen verlässlich vor steuerlichen Risiken schützen.

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