Buchführung: Schneller Einstieg in die Grundlagen

Carlo Sommerweizen ist ein 43jähriger gebürtiger Rheinländer und führt seit einiger Zeit ein kleines, aber recht erfolgreiches Einzelunternehmen. Der motivierte Kaufmann ist Autohändler und hat sein Hobby zum Beruf gemacht. Nach einer betriebsbedingten Kündigung entschied er sich vor einiger Zeit, selbst ein Autohaus zu eröffnen, Autos zu verkaufen und diese auch in der angeschlossenen Reparaturwerkstatt durch seine Mitarbeiter reparieren zu lassen. Seine Motivation, sich selbst in Sachen Buchführung fortzubilden, hilft ihm, die für ihn wichtigen kaufmännischen Sachverhalte besser zu verstehen und sinnvolle Entscheidungen für die Zukunft zu treffen. Ein wichtiges Ziel für den harmoniebedürftigen Selbständigen ist es, die Arbeitsatmosphäre in seinem Team möglichst konstant angenehm zu gestalten und gleichzeitig betriebswirtschaftlich gute Ergebnisse (also hohe Gewinne) einzufahren. Sommerweizen lernt im Rahmen seines Studiums der Buchführung, dass er möglichst zeitnah relevante Sachverhalte korrekt und nachvollziehbar im EDV-System erfassen und im Anschluss analysieren sollte, um im Anschluss richtige Entscheidungen zu treffen und den Unternehmensfortbestand zu sichern. Der motivierte Autohändler lernt auf seiner Reise durch das externe Rechnungswesen in einfachen und nachvollziehbaren Schritten, eine komplette Buchführung für ein Wirtschaftsjahr zu erstellen und über das Schlussbilanzkonto abzuschließen.

Damit Carlo Sommerweizen sich schneller in der Technik der Buchführung zurechtfindet und zu einem späteren Zeitpunkt die entsprechenden Auswertungen zum Zweck der besseren Entscheidungsfindung effizienter analysieren kann, befasst er sich im Rahmen seines Selbststudiums zunächst mit den grundlegenden, wenngleich auch etwas trockenen Basisthemen. Er schaut sich neben den Aufgaben der Buchführung auch die Gruppe der Adressaten an, die die Informationen seiner Buchführung benötigen. Die Grundlagen der ordnungsgemäßen Buchführung („Spielregeln“) sowie mögliche Fehler innerhalb der Buchführung sind die ersten Themen, denen er sich intensiv widmet. Alle Bereiche, die er in diesem oder nachfolgenden Kapitel behandelt, werden in Form von mehr oder weniger umfangreichen Übungen wiederholt und gefestigt.

Carlo Sommerweizen (Einzelunternehmer) möchte nicht nur erlernen, wie betriebliche Geschäftsvorfälle technisch im Datenverarbeitungssystem erfasst werden. Nein, er möchte mehr wissen, z. B. wer überhaupt aus der Gruppe der Unternehmer zur Buchhaltung verpflichtet ist und welche gesetzlichen Vorgaben es hierfür im Handels- und Steuerrecht gibt. Unter anderem schaut sich der erfolgreiche Autohändler auch die Gruppe der Freiberufler (die nicht buchführungspflichtigen Unternehmer) und deren Pflicht zur Aufzeichnung steuerlich relevanter Sachverhalte an. Alle neu erworbenen oder aufgefrischten Kenntnisse zu diesem komplexen Thema werden vom motivierten Unternehmer Sommerweizen anhand zahlreicher Kontrollfragen und Übungsaufgaben gefestigt.

Carlo Sommerweizen (erfolgreicher Einzelunternehmer) möchte den kompletten Verlauf von der Buchführung bis zur Bilanz kennen und nachvollziehen können. Er beschäftigt sich mit den einzelnen Stufen von der Bestandskonteneröffnung zu Beginn des Jahres bis zum Abschluss derselben am Ende des Wirtschaftsjahres. Alle neuen und aufgefrischten Kenntnisse werden von Carlo Sommerweizen anhand zahlreicher Kontrollfragen und Übungen gefestigt.

Nachdem sich der erfolgreiche Einzelunternehmer Carlo Sommerweizen (Autohändler) einen Überblick hinsichtlich Aufgaben, Adressaten, rechtlichen Grundlagen und der stufenweise Abfolge von der Buchführung zur Bilanzierung verschafft hat, möchte er sich nun endlich mit der Buchführungstechnik auseinandersetzen. Hier eignet er sich zunächst das klassische Arbeiten mit T-Konten an. Mit einfachen oder zusammengesetzten Buchungssätzen kann er später z. B. grundlegende Sachverhalte seines Unternehmens in Büchern abbilden bzw. Buchungssätze deuten. Auch die Umsatzsteuer lässt er hierbei nicht außen vor. Kontenrahmen und Kontenpläne helfen ihm unterstützend bei der Auswahl von Kontennummern, die er für die praktische Umsetzung der Buchführung über das EDV-System benötigt. Alle neu erworbenen oder aufgefrischten Kenntnisse werden anhand zahlreicher Beispiele und Übungen gefestigt.

Carlo Sommerweizen (Einzelunternehmer und erfolgreicher Autohändler) schaut sich nun die Zusammenhänge zwischen Inventur, Inventar und Bilanz an, nachdem er sich im letzten Kapitel mit der Technik der Buchführung auf theoretischer und teilweise praktischer Ebene vertraut gemacht hat. Neben relevanten Definitionen zu diesem komplexen Themenbereich studiert er einige mögliche Inventurarten, den Aufbau eines Inventars und schlussendlich die Zusammensetzung der Bilanz. Sein neu erworbenes bzw. aufgefrischtes Wissen festigt er durch zahlreiche Kontrollfragen und Übungen.

Im aktuellen Kapitel macht sich Carlo Sommerweizen (erfolgreicher Unternehmer) mit drei ausgewählten möglichen Gewinnermittlungsmethoden vertraut. Diese schaut er sich genau an, da er weiß, dass Unternehmer, die buchführungs- oder aufzeichnungspflichtig sind, mit Hilfe dieser Berechnungen das unternehmerische Ergebnis ermitteln, welches nicht nur zu Informationszwecken dient, sondern auch der Finanzbehörde als Besteuerungsgrundlage zur Verfügung gestellt wird. Sein neu erworbenes und auch das aufgefrischte Fachwissen festigt Carlo Sommerweizen anhand von zahlreichen Kontrollfragen und Übungen.

Im Rahmen dieses Lehrabschnitts schaut sich Carlo Sommerweizen (erfolgreicher Autohändler) die unterschiedlichen Kontenarten an, die in der Buchführung eine bedeutende Rolle spielen. Hierzu zählen die Bestandskonten in der Bilanz, die Erfolgskonten der Gewinn- und Verlustrechnung sowie die Hilfskonten (Eröffnungs- und Schlussbilanzkonten), die in der Praxis eher unsichtbar sind. Sie stellen bei der elektronischen Erfassung der Buchungsanweisungen ein Teil des internen Prozesses dar, der für den Buchhalter in der Regel nicht offensichtlich ist. Sowohl der Abschluss vorgenannter Konten als auch das übrige neu erworbene und aufgefrischte Fachwissen werden von Carlo Sommerweizen durch zahlreiche Kontrollfragen und Übungen gefestigt.

Carlo Sommerweizen (erfolgreicher Einzelunternehmer) lernt in diesem Teil seines Selbststudiums, wie er das inländische System der Umsatzsteuer (vereinfacht dargestellt) anhand von gesetzlichen Vorgaben zu verstehen und im Rahmen seines Tagesgeschäftes anzuwenden hat. Neben den nationalen Umsätzen schaut sich der motivierte Autohändler auch Buchungen von Auslandsgeschäften an, die ebenfalls Teil seines Gewerbebetriebes sind. Neben innergemeinschaftlichen Lieferungen und innergemeinschaftlichen Erwerben sind auch die Ein- und Ausfuhr von Waren sowie das Reverse-Charge-Verfahren Teil seiner Lektüre. Dieses komplexe Gebiet der Umsatzsteuer in Verbindung mit der Buchführungstechnik ist genau das, was Sommerweizen besonders interessiert, da es aus seinem Tagesgeschäft nicht wegzudenken ist. Er festigt sein neu gewonnenes und auch teilweise aufgefrischtes Wissen durch zahlreiche Kontrollfragen und Übungen.

Als erfolgreicher Einzelunternehmer, der kein Gehalt bezieht, sondern sein Privatleben mit Privatentnahmen finanziert, muss sich Carlo Sommerweizen über die unentgeltlichen Wertabgaben (früher: Eigenverbrauch) genau informieren. Er schaut sich – auch aus umsatzsteuerlicher Sicht – die Privatentnahmen von Geld, Leistungen und Waren sowie einige Privateinlagen an und erstellt mit Hilfe von Freunden und Beratern entsprechende Buchungssätze. Sein neu erworbenes bzw. aufgefrischtes Wissen festigt Carlo Sommerweizen durch zahlreiche Kontrollfragen und Übungen.

Carlo Sommerweizen beschäftigt sich in diesem Abschnitt seines Studiums mit dem ersten Abschnitt der Bilanz: dem Anlagevermögen. Neben wichtigen Definitionen schaut er sich die Zugangs- bzw. Erstbewertung von materiellen und immateriellen Gütern an, die seinem Unternehmen langfristig zur Verfügung stehen sollen. Da das Anlagevermögen besonders auch in der Bilanzierung ein sehr komplexes Themengebiet darstellt, beschränkt sich Carlo Sommerweizen auf die Betrachtung wesentlicher Grundlagenkenntnisse. Er widmet sich auch kurz dem Thema der planmäßigen Wertminderung von abnutzbaren Anlagegütern, die im externen Rechnungswesen durch die lineare Abschreibung dargestellt wird. Abschließend sind für ihn auch die Veräußerung der Anlagegüter sowie die Buchung dieser Vorgänge von Bedeutung. Auch hier festigt er sein neu erworbenes oder aufgefrischtes Wissen durch zahlreiche Kontrollfragen und Übungen.

Im Anschluss an die Betrachtung des Anlagevermögens schaut sich Carlo Sommerweizen nun auch noch ausgewählte Positionen des Umlaufvermögens an. Neben den Forderungen und dem Vorratsvermögen frischt er ebenfalls seine Kenntnisse auf dem Gebiet der Preisnachlässe auf. Er weiß, dass auch er als Unternehmer den Kunden Rabatte, Skonti und Boni gewähren kann, die er natürlich auch unter Beachtung umsatzsteuerlicher Vorgaben entsprechend in seiner Buchführung zu erfassen hat. Auch hier nimmt er sich zahlreiche Fragen und Übungen vor, mit deren Hilfe er seine Kenntnisse auf lange Sicht hin festigt.

Eigentlich wollte Carlo Sommerweizen nach Abschluss des Teilgebietes Umlaufvermögen seine Studien zunächst beenden. Er weiß, dass er sich aufgrund der Kürze der Zeit lediglich auf die Grundlagen seines Tagesgeschäftes einlassen konnte. Aber ihm fällt noch ein, dass er ein ganz wichtiges Thema im Rahmen seiner Tätigkeit bisher noch nicht beleuchtet hat. Er schaut sich daher noch recht ausführlich das Thema Anzahlungen sowohl aus Kunden- als auch Lieferantensicht an. Dabei berücksichtigt er umsatzsteuerliche Besonderheiten, die er natürlich auch direkt im Gesetz nachvollzieht, um im Bedarfsfall umsatz- und ertragsteuerlich korrekte Buchungssätze erstellen zu können. Auch hier nimmt er sich zur Festigung seines Wissens zahlreichen Fragen und Übungen vor, die ihm das Verständnis erleichtern sollen.

Carlo Sommerweizen ist zu Recht stolz auf sein Studium der Buchführung. Er kann nicht nur zwischen unterschiedlichen Konten unterscheiden, sondern er kennt die Buchführungstechnik und weiß auch, wie die stufenweise Abfolge von Buchführung zur Bilanzierung aussieht. Er kennt im Rahmen seines Basiswissens die Aussagekraft von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung und kann einfache umsatzsteuerliche Sachverhalte buchhalterisch ohne Mühen abbilden. Für schwierige Fälle (oder nennen wir es mal Herausforderungen) hat er seinen Steuerberater Glaube, welcher ihm gerne mit Rat und Tat zur Seite steht. Um nun das gesamte Wissen noch einmal auf den Prüfstand zu stellen, schaut sich Sommerweizen eine abschließende „Komplettaufgabe“ (vom EBK zum SBK) als Beispiel an, um sich im Folgenden selbst einmal mit einer kompletten (etwas vereinfachten) Buchführung in der Theorie auseinanderzusetzen (so ganz ohne EDV und nur mit T-Konten und Kontenplan).

Nach Studium der doch zunächst komplexen „Komplettaufgabe“ startet Carlo Sommerweizen mit einer eher einfachen Übungsaufgabe ohne Umsatz- und Vorsteuer. Hiernach widmet sich der motivierte Autohändler einer weiteren, etwas schwierigeren, umfassenden Übungsaufgabe mit umsatz- und vorsteuerrelevanten Buchungssätzen.

Jetzt kennt sich Carlo Sommerweizen ein wenig mit der doch recht komplexen, aber für ihn mittlerweile logischen Materie aus. Ihm macht es viel Freude, sein Wissen einzusetzen. Er weiß, dass er im Hinblick auf seine unternehmerischen Entscheidungen nur dann kaufmännisch vernünftig reagieren kann, wenn er entsprechende Fachkenntnisse besitzt und diese auch zielgerichtet einsetzt. Dass er sich im Rahmen dieses Studiums nur einen Teil des externen Rechnungswesens anschauen kann, liegt an der Komplexität des Themas, welches er auf jeden Fall zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal vertiefend aufgreifen möchte.