Welche Belege 2026 weg dürfen

Viele Unternehmen nutzen den Jahreswechsel, um Aktenbestände auszudünnen. Hier hat der Gesetzgeber Aufbewahrungspflichten gekürzt. Doch welche Belege dürfen 2026 tatsächlich vernichtet werden?

Unternehmen müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen für Belege und Dokumente in der Buchhaltung beachten. Doch aktuell führen die Neuregelungen des Vierten Büroentlastungsgesetz (BEG IV) zu Unsicherheiten im Hinblick auf die gültigen Fristen. In zentralen Bereichen wurden die Aufbewahrungspflichten verkürzt.

Aufbewahrungsfristen nach Handels- und Steuerrecht

Diese ergeben sich im Wesentlichen aus dem Handels- und Steuerrecht. Maßgeblich ist dabei nicht nur die jeweilige Dokumentenart, sondern auch der Zeitpunkt, ab dem die Frist zu laufen beginnt. In der Praxis startet die Frist häufig erst mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden oder die letzte relevante Handlung erfolgt ist. Unternehmen sollten bei einer geplanten Aktenvernichtung nicht nur nach Jahreszahlen sortieren, sondern die Fristberechnung sorgfältig prüfen.

Vor der Neuregelung galt insbesondere für steuerlich relevante Unterlagen ein zweigeteiltes System:

• Zehn Jahre Aufbewahrung etwa für Buchungsbelege, Rechnungen und zentrale Unterlagen der Buchführung.
• Sechs Jahre Aufbewahrung für Geschäftsbriefe und weitere handels- beziehungsweise steuerrechtliche Korrespondenzen.

Verkürzung der Fristen

Mit dem BEG IV hat der Gesetzgeber an entscheidender Stelle angesetzt: Bestimmte Unterlagen, wie Rechnungen und sonstige Buchungsbelege, die bislang zehn Jahre aufbewahrt werden mussten, unterliegen ab 2025 einer verkürzten Frist von acht Jahren. Ziel ist es, Unternehmen von Bürokratie zu entlasten und Archivierungskosten zu senken. Denn damit können künftig viele buchhalterisch relevante Dokumente früher aus den Ablagen verschwinden - vorausgesetzt, es greifen keine Sonderregelungen oder Hemmnisse.

Hinweis: Besonderheiten gelten allerdings für Banken, Versicherungen und Wertpapierinstitute.

Was kann 2026 konkret weg?

Viele Unternehmen gehen derzeit davon aus, dass sie aufgrund der Neuregelungen des BEG IV bereits umfangreicher Unterlagen vernichten dürfen. Doch Vorsicht: Für das Jahr 2026 gelten in erster Linie weiterhin die regulären Fristen. Dabei handelt es sich um Dokumente, deren gesetzliche Aufbewahrungsdauer turnusmäßig ausläuft und die nicht mehr für laufende Verfahren benötigt werden. Es bleiben also die "klassischen" Stichtage maßgeblich: zehn Jahre für steuerrelevante Unterlagen und sechs Jahre für andere aufbewahrungspflichtige Dokumente. Für Buchungsbelege gilt die Frist von acht Jahren. 

Demnach können Unternehmen grundsätzlich Unterlagen vernichten, die der zehnjährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen und bis zum 31. Dezember 2015 erstellt wurden. Dazu zählen etwa Bücher und Aufzeichnungen (letzte Eintragung 2015), Inventare sowie Jahresabschlüsse, die bis Ende 2015 aufgestellt wurden. Außerdem dürfen Unterlagen mit sechsjähriger Aufbewahrungspflicht entsorgt werden, wenn sie bis zum 31. Dezember 2019 entstanden sind, etwa empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien versandter Korrespondenz. Wer sich nicht ganz sicher ist, welche Frist anzuwenden ist, sollte im Zweifel die Dokumente länger aufbewahren. 

Wichtig: Unternehmen sollten die Dokumentenarten intern sauber klassifizieren (beispielsweise Buchungsbeleg gegenüber reiner Korrespondenz), da davon die Frist abhängt.

Prüfung hemmt Verjährungsfristen

Auch wenn eine Aufbewahrungsfrist rechnerisch abgelaufen ist, darf die Vernichtung nicht erfolgen, wenn Unterlagen noch benötigt werden, etwa bei laufenden oder angekündigten Betriebsprüfungen, bei offenen steuerlichen Festsetzungen oder beispielsweise Einspruchs- oder Klageverfahren.

Eine unzulässige Vernichtung kann zu erheblichen Problemen führen. Die Buchführungspflicht kann dann als nicht ordnungsgemäß eingestuft werden und Hinzuschätzungen durch das Finanzamt drohen. Im Zweifel sollten Unternehmen deshalb vor der Vernichtung von wichtigen Dokumenten Rücksprache mit dem Steuerberater halten.

Wie Buchhaltungen vorgehen sollten

Unternehmen sollten die verkürzten Aufbewahrungsfristen zum Anlass nehmen, ihre Archivierungs- und Löschprozesse zu überprüfen. Sinnvoll ist ein klarer Ablauf:

1. Organisation nach Dokumentenarten
2. Fristen je Kategorie prüfen
3. Sperrgründe prüfen (Prüfung, Einspruch, offene Verfahren)
4. Vernichtung dokumentieren
5. Verfahrensdokumentation aktualisieren