Wenn die Buchführung Naturkatastrophen zum Opfer fällt

Starkregen, Stürme oder Hagel verursachen in Unternehmen hohe Schäden. Neben Gebäuden oder Maschinen werden oft auch Buchführungsdokumente vernichtet. Hier helfen eine gute Organisation und Katastrophenerlasse der Länder.

Verheerende Naturereignisse sind in Deutschland längst keine Einzelfälle mehr und verursachen Schäden in Milliardenhöhe. So kam es in den vergangenen Monaten in verschiedenen Regionen in Deutschland zu massiven Regenfällen. Felder standen wochenlang unter Wasser und Flutwellen sorgten in mehreren Gebieten für enorme Zerstörungen. Auch zahlreiche Betriebe meldeten den Verlust von Gebäuden, Maschinen und Inventar. Viele Firmen rutschen dann in kürzester Zeit in eine Krise.

Sicherheitskopien und Dokumente in der Cloud

Werden Räumlichkeiten beschädigt und wichtige Unterlagen komplett vernichtet, stellt sich für Unternehmen die Frage: Was passiert jetzt? Schließlich müssen buchführungspflichtige Unternehmen Aufbewahrungspflichten und -fristen erfüllen, damit die ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet wird.

Die oberste Priorität heißt nun: Ruhe bewahren! Viele Unternehmen bewahren wichtige Dokumente und Daten ohnehin in elektronischer Form auf. Wer beispielsweise zentrale Informationen in der Cloud gesichert hat, kann darauf zugreifen. Das geht selbst dann, wenn der Computer in der Buchhaltung zerstört wurde. Unternehmen sollten zudem prüfen, ob Sicherheitskopien von wichtigen Dokumenten existieren. Je besser die Buchführung organisiert ist, desto einfacher kann festgestellt werden, wo welche Unterlagen zu finden sind.

Katastrophenerlass entlastet Firmen

Zudem veröffentlicht die Finanzverwaltung des betroffenen Bundeslandes in diesen Fällen regelmäßig einen sogenannten Katastrophenerlass. So geschehen beispielsweise in Baden-Württemberg. Dieser gewährt den Opfern des jüngsten Flutereignisses steuerliche Entlastungen, wie beispielsweise die Möglichkeit, Steuerschulden zu stunden. Und er regelt den Umgang mit zerstörten Dokumenten:  

Sind unmittelbar durch das Schadensereignis Buchführungsunterlagen oder sonstige Aufzeichnungen vernichtet worden oder verloren gegangen, so sind hieraus steuerlich keine nachteiligen Folgerungen zu ziehen, soweit die Aufbewahrung und Absicherung der Buchführungsunterlagen mit der Sorgfalt einer ordentlichen Geschäftsperson vorgenommen wurden."

Verlust von Unterlagen dokumentieren und melden

In dem Erlass wird auch darauf hingewiesen, dass betroffene Steuerpflichtige die Vernichtung beziehungsweise den Verlust zeitnah dokumentieren und soweit wie möglich nachweisen oder glaubhaft machen sollten. Empfehlenswert kann also sein:

• Die Dokumentation sollte also schnell erfolgen, beispielsweise mithilfe von Fotos oder Videoaufnahmen. 
• Das zuständige Finanzamt sollte zeitnah informiert werden. 
• Ratsam ist es auch, kurzfristig die Steuerberatung zu kontaktieren. Möglicherweise sind auch hier noch wichtige Daten vorhanden und der Steuerberater kann dabei helfen, wie mit den vernichteten Unterlagen umzugehen ist.