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30.07.2019 | Buchführung | Im Fokus | Onlineartikel

Belege elektronisch richtig erfassen und aufbewahren

Autor:
Sylvia Meier

In der Buchführung sind korrekte Belege das A und O. Doch in Zeiten der digitalen Transformation müssen Unternehmen ihre Prozesse umstellen. Details zu den gesetzlichen Vorgaben liefert ein aktuelles Schreiben des BMF.

"Zahlreiche Eingangsrechnungen kommen nicht mehr per Post, sondern werden im E-Mail-Anhang verschickt. Die Vorteile der elektronischen Rechnung liegen auf der Hand: Sie sparen Druck- und Versandkosten", stellt Constanze Elter in ihrem Buchkapitel "Elektronische Rechnungen" (Seite 43) fest. Elektronische Rechnungen können der Springer-Autorin zufolge selbst für kleine Unternehmen ein erhebliches Einsparpotenzial liefern. "Zudem ist die Rechnung schneller beim Kunden – und kann dort direkt an den zuständigen Empfänger geschickt werden. Dadurch erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung kurzfristig beglichen wird", fasst Elter die Vorteile zusammen.

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Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat Mitte Juli in einem umfangreichen Schreiben die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) veröffentlicht. In diesem Schreiben werden unter anderem folgende Punkte erklärt:

  1. Allgemeine Grundsätze
  2. Verantwortlichkeit
  3. Anforderungen
  4. Belegwesen
  5. Zeitliche Reihenfolge und sachliche Ordnung der Aufzeichnungen
  6. Internes Kontrollsystem
  7. Datensicherheit
  8. Unveränderbarkeit und Protokollierung von Änderungen
  9. Aufbewahrung
  10. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  11. Datenzugriff  
  12. Zertifizierung und Software-Testate
  13. Anwendungsregelungen

Mit der Buchführung in die Cloud

Da immer mehr Unternehmen Prozesse der Finanzabteilung in die Cloud verlagern und hierfür neue Technologien einsetzen wollen, muss zuvor geprüft werden, ob die gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Ein gutes Beispiel ist das Belegwesen. In seinem Schreiben stellt das BMF klar:

Die Belegfunktion ist die Grundvoraussetzung für die Beweiskraft der Buchführung und sonst erforderlicher Aufzeichnungen. Sie gilt auch bei Einsatz eines DV-Systems."

Das BMF-Schreiben äußert sich ausführlich zu den Anforderungen an elektronische Belege. So wird beispielsweise darauf hingewiesen, dass aus der Verfahrensdokumentation ersichtlich sein muss, wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden. Auch elektronische Belege müssen demnach möglichst unmittelbar nach Eingang oder Entstehung gegen Verlust gesichert werden. Dabei kann die laufende Belegnummer automatisch vergeben werden. Es ist außerdem möglich, die Belegsicherung organisatorisch und technisch mit der Zuordnung zwischen Beleg und Buchung zu verbinden. Welche Daten exakt aufgenommen werden müssen, hängt vom Geschäftsvorfall und der Art des Belegs ab – hier enthält das Schreiben zahlreiche Hinweise und Beispiele.

Mit dem Smartphone Belege fotografieren

Doch nicht immer gibt es Belege in elektronischer Form. Viele erreichen die Buchhaltung noch immer als Papierbeleg. Diese wollen Unternehmen nicht mehr umständlich verwalten. Sie werden kurzerhand gescannt oder abfotografiert und in der Cloud gespeichert. So können Verantwortliche von überall auf die Daten zugreifen. Zu diesem Verfahren stellt das Schreiben klar: 

Werden Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege in Papierform empfangen und danach elektronisch bildlich erfasst (zum Beispiel gescannt oder fotografiert), ist das hierdurch entstandene elektronische Dokument so aufzubewahren, dass die Wiedergabe mit dem Original bildlich übereinstimmt, wenn es lesbar gemacht wird (§ 147 Absatz 2 AO)." 

Entscheidend ist also, dass das Unternehmen seinen Aufbewahrungspflichten nachkommt. Die technischen Möglichkeiten sind dabei mittlerweile vielfältig. Es ist zulässig, das Dokument beispielsweise mithilfe eines Smartphones abzulichten. Darüber hinaus geht das BMF auch auf Besonderheiten, wie das Konvertieren von eingehenden elektronischen Daten und den Einsatz von Kryptografietechniken, ein. Zudem spricht es die Möglichkeiten einer Verlagerung der elektronischen Buchführung ins Ausland an. 

Elektronische Prozesse müssen Belege korrekt speichern

Unternehmen können sich also durchaus moderner Technologien in der Buchhaltung bedienen. Wichtig ist jedoch, dass die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nicht angezweifelt werden kann, weil beispielsweise die Belege nicht korrekt gespeichert wurden. "Ist eine GoBD-gemäße Speicherung nicht möglich, kann dies bei einer Betriebsprüfung dazu führen, dass die Buchhaltung im Ganzen als nicht ordnungsgemäß verworfen wird", warnt Springer-Autorin Constanze Elter auf Seite 52. Deshalb sollten sich Firmen, gegebenenfalls gemeinsam mit einem Steuerberater, mit dem 42-Seiten-starken BMF-Schreiben auseinander setzen und neue Prozesse kritisch prüfen.

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