Die digitale Transformation macht auch bei der Buchhaltung keinen Halt.
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Der technologische Fortschritt verändert auch die Prozesse der Buchhaltung. So können beispielsweise Daten automatisiert erstellt werden, Buchungen werden bereits dank moderner Software vom Programm vorgenommen, ohne dass der Buchhalter selbst jede einzelne Buchung eingeben muss. Auch in der Kassenbuchführung setzen Unternehmen vermehrt elektronische Lösungen ein. Der Weg zur digitalen Buchführung ist jedoch mit Aufwand verbunden. Dies fängt bereits damit an, dass alte Gewohnheiten aufgegeben werden müssen. Arbeitsprozesse, die über viele Jahre im Unternehmen etabliert waren, wie das Erstellen und Sortieren von Rechnungen, das Ausdrucken von Unterlagen für den Steuerberater und viele weitere Tätigkeiten können nun komplett verändert und digitalisiert werden.
Die Digitalisierung erfordert aber nicht nur die Bereitschaft, die alte Routine bei der Arbeit aufzugeben. Es heißt auch, geeignete Software einzusetzen, die den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) entspricht. Es reicht nicht aus, Prozesse zu verschlanken. Die gesetzlichen Anforderungen sind, gerade auch durch die GoB, die Basis für die Arbeitsabläufe. Die Prinzipien der GoB stellt Springer-Autor Michael Reichhardt in seinem Buch "Grundlagen der doppelten Buchführung" (Seite 28) mithilfe eines Schaubilds vor:
Michael Reichhardt, Grundlagen der doppelten Buchführung (Seite 28)
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) konkretisieren die Pflichten von Unternehmen für digitale Prozesse in der Buchhaltung. Vor allem die Anforderungen an das eingesetzte Kassensystem sind hierbei hervorzuheben. Die GoBD sind seit 1.1.2017 verpflichtend. Unternehmen sollten noch einmal genau prüfen (lassen), ob die Kasse sämtliche Voraussetzungen erfüllt.
Eingesetzte Software muss den GoB entsprechen
Die Rechtsprechung hat in jüngsten Entscheidungen die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung immer wieder auf den Prüfstand gestellt. So nahm beispielsweise das Finanzgericht Berlin-Brandenburg mit Beschluss vom 13.2.2017 (Az. 7 V 7345/16) Stellung zu den Anforderungen an eine Kassenbuchführung. In einem weiteren Urteilsfall des Finanzgerichts Münster (vom 29.3.2017, 7 K 3675/13) zur ordnungsgemäßen Kassenbuchführung kam sogar ein Gutachter zum Einsatz, der sich mit der eingesetzten Software befasst hat. Die Entwicklungen geben einen Hinweis darauf, dass die Digitalisierung der Finanzbereichs Chancen und Risiken für die Buchhaltung beinhalten. Hier sollten Unternehmen sich auch rechtlich beraten lassen, um nicht viel Zeit und Aufwand in eine Umstellung zu investieren, die am Ende möglicherweise dann nicht den gesetzlichen Anforderungen entspricht.
Buchhalter werden nicht durch Software ersetzt
Nicht nur das Rechnungswesen und die Buchhaltung selbst stehen vor Veränderungen. Auch die Fachkräfte müssen sich weiterentwickeln. Der BVBC vermutet in einer aktuellen Mitteilung, dass hunderttausende Arbeitsplätze in deutschen Finanzabteilungen vom digitalen Fortschritt bedroht sind. Wird der Buchhalter entbehrlich? Die moderne Technik kann viele der einfachen buchhalterischen Tätigkeiten erledigen. "Durch die Automatisierung gewinnen jedoch übergeordnete Tätigkeiten, wie sie beispielsweise Bilanzbuchhalter oder Controller ausüben, immer mehr an Bedeutung – diese werden auch in Zukunft nicht maschinell zu ersetzen sein", meint Markus Kessel, Geschäftsführer des BVBC. Buchhalter sind also künftig durchaus weiterhin gefragt. Sie müssen jedoch bereit sein, sich weiterzuentwickeln und neue Fähigkeiten zu erlernen.
