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26.04.2017 | Buchführung | Im Fokus | Onlineartikel

Elektronische Kontoauszüge richtig aufbewahren

Autor:
Sylvia Meier

Immer öfter werden Kontoauszüge von Banken elektronisch übermittelt. Doch was bedeutet das für die Archivierung und Aufbewahrung dieser Unterlagen?

Die Übermittlung des Kontoauszugs in digitaler Form von Banken an ihre Kunden ist längst weit verbreitet. Vor allem Unternehmen müssen sich dann fragen: In welcher Form und wie lange müssen Kontoauszüge aufbewahrt werden? Was ist im Hinblick auf Außenprüfungen zu beachten? 

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Generell müssen Kontoauszüge nach § 147 Abgabenordnung (AO) zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Oft werden elektronisch übermittelte Kontoauszüge in der Buchhaltung dennoch ausgedruckt und abgeheftet. Auf die elektronische Datei wird dann oft nicht mehr geachtet. Das ist gerade bei Privatpersonen, die nicht buchführungs- und aufzeichnungspflichtig sind, oftmals ausreichend. Viele Unternehmer gehen davon aus, dass sie damit ebenfalls den Aufbewahrungspflichten nachgekommen sind. Dem ist jedoch nicht so. Die Buchhaltung eines Unternehmens muss weitere Voraussetzungen erfüllen. Elektronische Kontoauszüge sind steuerlich anerkannt und entsprechend wirkt sich das auf die Verpflichtungen des Unternehmers aus.  

Papierausdruck allein genügt nicht 

Das Bayerische Landesamt für Steuern betont aktuell ausdrücklich, dass elektronisch übermittelte Kontoauszüge auch in dieser Form aufbewahrt werden müssen.  Ein Papierausdruck reicht bei Unternehmen regelmäßig nicht aus. Heinz Rotermund erläutert in dem Bankfachklasse-Beitrag "Welche Fristen zur Aufbewahrung gelten" (Seite 21): "So müssen Kaufleute ihre Kontoauszüge archivieren, die sie von Banken zunehmend nur noch in digitaler Form übermittelt bekommen. Bei diesen originär virtuellen Belegen erlaubt die AO zwar das Ausdrucken, nicht aber das Vernichten der digitalen Vorlage."

Form der Aufbewahrung 

Spezielle technische Vorgaben oder Standards gibt es nicht. Ob also die Datei als pdf oder in anderer Form aufbewahrt wird, ist nicht entscheidend. Wichtig ist laut Finanzverwaltung, dass die Form der Aufbewahrung die Anforderungen der AO, der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und den GoBD (siehe hierzu auch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14. November 2014, BStBl 2014 I S. 1450) erfüllt. Dies gilt insbesondere in Bezug auf Vollständigkeit, Richtigkeit und Unveränderbarkeit der Daten. Das heißt aber auch, dass der Unternehmer dafür sorgen muss, dass das interne Kontrollsystem bei Eingang eines elektronischen Auszugs die Daten prüft. Diese Prüfung muss dokumentiert und protokolliert werden. Für die Kontoauszüge wie auch für andere digitale Dokumente gilt dann: 

  • Die Daten müssen gespeichert werden. 
  • Die elektronischen Kontoauszüge müssen gegen Verlust gesichert werden. 
  • Sie müssen maschinell ausgewertet werden.
  • Die Daten müssen gegebenenfalls der Außenprüfung zur Verfügung gestellt werden. 

"Werden Aufbewahrungspflichten nicht oder nur unzureichend beachtet, können Sanktionen wie zum Beispiel Geldbußen oder Schätzung der Besteuerungsgrundlagen die Konsequenz der Missachtung dieses wesentlichen Grundsatzes sein“, erklärt Springer-Autorin Karin Nickenig in ihrem Buchkapitel "Papierrechnung oder elektronische Rechnung – Rechtsgrundlagen" (Seite 19). Die aktuelle Stellungnahme der Finanzverwaltung verdeutlicht einmal mehr, dass Unternehmen auch mit digitalen Unterlagen sorgfältig verfahren müssen. 

Weiterführende Themen

Die Hintergründe zu diesem Inhalt

2017 | OriginalPaper | Buchkapitel

Grundlagen

Quelle:
Doppelte Buchführung

01.11.2016 | Bankwirtschaft | Ausgabe 11/2016

Welche Fristen zur Aufbewahrung gelten

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