Der Mensch sollte bei der Gestaltung von Büroflächen im Mittelpunkt der Planungen stehen.
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Allerdings sind dies nicht die einzigen Erwartungen, die mit Bürolandschaften verbunden werden. Auch die sogenannten soften Faktoren dürfen nicht unterschätzt werden. Dazu zählen zum Beispiel die Entscheidungsgeschwindigkeit oder die Kommunikationsbeschleunigung. Sind diese gut gestaltet, werden spontane Gespräche zwischen den Mitarbeitern eines Büroabschnittes, oft auch Cluster genannt, möglich. Die Mitarbeiter werden zu neuen Ideen angeregt und ein positives und effektives Arbeitsklima kultiviert.
Diesen "weichen" Faktoren stehen die harten gegenüber: etwa Kostendruck und Effizienzsteigerungen. In der Kombination beider Gesichtspunkte zeigen sich die Innovationen am Bau. Und es kristallisiert sich ein aktueller Trend heraus: Neben den bekanntesten Büroformen Zellenbüro, Kombi Office, Gruppenbüro, Open Space hat sich das weiterentwickelte Activity Based Workplace, kurz ABW, etabliert.
Flexibel und vielfältig
Doch was ist genau unter ABW zu verstehen? Mobiles Arbeiten, aber auch Arbeiten mit vermehrter Tätigkeit außerhalb vom Dienstbüro, beispielsweise Reisen, Schulungen und anderes, führen zu einer Verringerung der Anwesenheitszeiten im Büro. Daher optimieren Unternehmen mithilfe der Organisationsform ABW ihre Flächenkosten – Arbeitnehmer nutzen unterschiedliche Arbeitsplätze nach Bedarf flexibel. Es gibt keine statische Zuordnung von Räumen oder Flächen mehr wie in einem Open Space-Büro. Das Verhältnis zwischen Anzahl von nutzbaren Arbeitsflächen zu potentiell präsent sein können liegt bei einem Verhältnis von etwa 80 zu 20. Diese Share-rate kann, je nach Anforderung der Abteilung, noch weiter verschoben werden. Denkbar sind auch die Verhältnisse von 70 zu 30 oder sogar 50:50. Letzteres findet sich zum Beispiel bei Unilever in Amsterdam. Detailliert ist ABW auch im Kapitel "Wahrnehmungen" des Springer-Fachbuchs "Die vernetzten gesundheitsrelevanten Faktoren für Bürogebäude" beschrieben.
In der Regel werden drei Zonen geplant:
- Coworking,
- Kommunikation und
- Konzentration
Unterstützend schaffen geschwungene Wege eine überschaubare Größe der Bürofläche. Dies kann noch durch Lampen in der Decke nachempfunden und betont werden. Wer zudem Abwechslung und Dynamik in die Bürofläche bringen möchte, sollte keine der Rückzugsräume, auch Kuben genannt, im rechten Winkel zueinander aufbauen.
Die Rolle der IT im ABW
Die IT unterstützt modern Büroformen wie ABW. Für die Telefonie wird Voice-Over-IP (VOIP) eingerichtet. Dafür sollten jedem Mitarbeiter entsprechende Headsets zur Verfügung stehen. Die Tastaturen sind drahtlos gekoppelt. Damit haben Mitarbeiter "volle Bewegungsfreiheit". Für die Farbe der Tastaturen sollte Schwarz gewählt werden, da der Reflexionsfaktor so deutlich geringer ist als bei einer weißen Tastatur. Bildschirme sind mittlerweile mit einer Diagonale von 36 Zoll zu erwerben. Diese Größe bietet mehr Komfort. Somit verwundert es nicht, dass das Konzept des ABW derzeit im Trend liegt. Zusammen mit shared desk-Konzept wird die wirtschaftliche Seite befriedigt.
Doch auch wenn die Vorteile des Konzepts mit Zonierungen, einem gesteigerten Wohlbefinden, einer erhöhten Mitarbeiterzufriedenheit und einer reduzierten Krankenrate auf der Hand liegen, braucht es für den Arbeitsplatzwechsel starke Überzeugungsarbeit. Doch für das Akquirieren neuer Mitarbeiter wird so zum einen ein attraktives Umfeld geschaffen, zum anderen bereits eingestellte Mitarbeiter gebunden. Kurz: Die Fluktuationsrate sinkt.