Wir schreiben das Jahr 2016, sprechen von Digitalisierung und Industrie 4.0 – und arbeiten noch immer nicht in papierlosen Büros. Der Hauptgrund sind bürokratische Hürden, meint Rainer Downar.
Springer Professional: In einer aktuellen Studie hat TNS im Auftrag von Sage ermittelt, dass Angestellte dem papierlosen Büro offen gegenüberstehen – sind die Angestellten da weiter als das Management?
Rainer Downar: Ob die Angestellten gedanklich weiter als das Management sind, können wir unserer Studie nicht entnehmen. Fakt ist aber, dass Angestellte in ihrer täglichen Arbeit stärker von der Papierflut und den zahlreichen, umständlichen Prozessen betroffen sind. Ein Manager wird nur selten in den Keller gehen, um dort im Aktenarchiv eine Rechnung von vor drei Jahren zu suchen. Die von uns befragten Angestellten sind täglich von solchen Aufgaben betroffen und wünschen sich eine zunehmende Digitalisierung dieser heute noch vielfach papiergebundenen Prozesse. So halten 71 Prozent der über 800 befragten Büroangestellten die Vision vom nahezu papierlosen Büro in zehn Jahren für sinnvoll. Und mehr als zwei Drittel (67 Prozent) der Befragten halten es für machbar. Damit ist klar: Die Digitalisierung der Geschäftsabläufe im Büro kommt bei Mitarbeitern gut an.
Das papierlose Büro wurde schon oft ausgerufen – ich erinnere mich an einen Aufkleber "paperfree in 83". Warum könnte es diesmal klappen?
Ich sehe hier vor allem einen wesentlichen Faktor: Die IT-Infrastruktur ist heute deutlich performanter und auf die Optimierung und Effizienzsteigerung von unternehmerischen Prozessen getrimmt. Daher sind Unternehmen heute tatsächlich auch in der Lage, ihre bisherigen Papierarchive zu digitalisieren. Als Hauptargument für das papierlose Büro führt ja auch ein gutes Drittel (34 Prozent) der Befragten in Deutschland Zeitersparnis im Arbeitsalltag an, beispielsweise durch schnelleres Auffinden von Unterlagen und Informationen. Allerdings muss auch der Gesetzgeber für klare Rahmenbedingungen sorgen, damit Unternehmen auch die Rechtssicherheit haben, sich von ihren Papierarchiven zu trennen oder bürokratische Vorgaben papierlos durchzuführen.
Wo sehen Sie die Haupthindernisse für ein papierfreies Büro?
Die größten Hindernisse, die deutsche Unternehmen davon abhalten, den Papierverbrauch durch Software-Einsatz zu reduzieren, sind der Studie zufolge die Angst vor dem Verlust von Daten (62 Prozent) und hohe bürokratische Hürden im Hinblick auf Datenschutz und Datensicherheit (46 Prozent).
Wenn fast die Hälfte der Unternehmen durch bürokratische Hürden gehindert wird, die Digitalisierung im Büro voranzutreiben, ist das eine erhebliche Einschränkung ihrer Wettbewerbsfähigkeit und eine Gefahr für den Standort Deutschland. Aus unserer 2015 veröffentlichten Studie "Bürokratie im deutschen Mittelstand” wissen wir, dass die Belastung der Unternehmen durch die Bürokratie infolge zahlreicher Gesetzesänderungen permanent steigt. Wir von Sage fordern deshalb die politischen Entscheidungsträger auf, den Kampf der Wirtschaft gegen die Bürokratie weiter wirkungsvoll zu unterstützen und die Digitalisierung stärker voranzutreiben. Gleichzeitig ermuntern wir aber auch die Entscheider in den Unternehmen, die Aufgeschlossenheit ihrer Mitarbeiter konsequenter zu nutzen und sie auf dem Weg zum nahezu papierlosen Büro mit geeigneten Lösungen auszustatten.
Müssen die Behörden mehr tun, um die Vision des papierfreien Büros Wirklichkeit werden zu lassen?
In jedem Fall gibt es hierzulande noch einen großen Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung. Schauen Sie sich beispielsweise das Thema GoBD, also die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ an. In diesen Grundsätzen wird zum Beispiel geregelt, welche Dinge Unternehmer beachten müssen, wenn sie steuerlich relevante Dokumente nicht länger im Original aufbewahren möchten, sondern durch gescannte Dokumente ersetzen wollen. Für viele Unternehmer sind diese Regelungen viel zu komplex und praxisfern, so dass der Gesetzgeber hier sicherlich nachbessern und vielleicht auch manche bürokratische Hürde abbauen muss.
Unsere englischen Kollegen etwa haben einen Chatbot namens Pegg entwickelt, mit dessen Hilfe Kleinunternehmen und Start-ups ganz einfach mit ihrem Mobiltelefon eine Spesen- oder Reisekostenabrechnung erstellen können. Dazu werden die vorliegenden Quittungen einfach per Smartphone abfotografiert, ein paar Details wie Höhe der Kosten und Anlass der Reise oder Bewirtung in das Handy getippt, und über einen Messenger wie Slack oder den Facebook Messenger an unsere betriebswirtschaftlichen Lösungen übergeben. Einen solchen, gerade für kleine Unternehmen schlanken und effizienten Prozess in Deutschland rechtssicher zu machen, ist gar nicht so leicht. Hier wird die Zukunft zeigen, wie die Behörden mit derartigen innovativen Technologien umgehen werden. Die Kunden, denen wir die Lösung gezeigt haben, waren jedenfalls allesamt begeistert und wollen solche Anwendungen.