Planung und Koordination

Zusammenfassung

In diesem Kapitel stehen die Planung und die Koordination der verschiedenen Informationen im Vordergrund. Die Planung basiert auf den langfristigen wie kurzfristigen Zielen der Einrichtung. Aus den damit ermittelten Soll-Kennzahlen werden einerseits Budgets abgeleitet, andererseits diese Sollwerte mit den Ist-Werten verglichen, um Rückschlüsse auf die Abweichungsgründe abzuleiten und Plankorrekturen vorzunehmen.

Anhang

3.1.1 Arbeitsaufgaben zur praktischen Auseinandersetzung und persönlichen Vertiefung

• A 3.1: Welche Ziele verfolgt Ihre Organisation? Stellen Sie das Zielsystem Ihrer Organisation in Anlehnung an das Beispiel eines Altenheims in Tab. 3.2 in Abschn. 3.2 dar.

• A 3.2: Überlegen Sie sich anhand ausgewählter Organisationsziele passende Indikatoren. Nehmen Sie als Basis dazu das Zielsystem Ihrer Organisation (siehe A 3.1).

• A 3.3: Definieren Sie fünf Ziele, die der SMART-Regel entsprechen (siehe auch Tab. 3.4).

• A 3.4: Welche Planungsbereiche gibt es in Ihrer Organisation? Welche Planungsansätze gibt es für die unterschiedlichen Pläne? Was spricht für diesen Planungsansatz? Was dagegen?

• A 3.5: Wie verläuft der Budgetierungsprozess? Wann startet er? Wer ist daran beteiligt? Wo sehen Sie Bedarf zur Verbesserung?

• A 3.6: Wie stellt Ihre Organisation sicher, rechtzeitig Chancen und Risiken zu erkennen? Kommen Instrumente der Früherkennung zum Einsatz bzw. werden Prognosen und Szenarien erstellt? Wenn ja, für welche Bereiche? Wenn nein, warum nicht?

• A 3.7: Wird in Ihrer Organisation eine Abweichungsanalyse erstellt? Wer ist dafür verantwortlich? In welchen Abständen? Wer bespricht die Ergebnisse? Welche Konsequenzen haben diese Abweichungen?

3.1.2 Übungsaufgabe

• Ü3.1: Betrachten Sie den Plan-Ist-Vergleich der Einnahmen und Ausgaben in Tab. 3.7.

Die Prognose sieht einen Überschuss von 2000 EUR anstatt von 10.000 EUR für das laufende Jahr vor. Die Einrichtungsleitung möchte aber für das kommende Jahr Rücklagen aufbauen, um eine dringende Investition (EDV-Server) finanzieren zu können. Welche Möglichkeiten sehen Sie, das Ergebnis zu verbessern? Machen Sie einnahmen- und ausgabenseitige Vorschläge.

• Ü3.2: In einem Pflegeheim mit einer Gesamtfläche von 8700 m² wird die Reinigung vom eigenen Personal durchgeführt. Täglich soll die gesamte Fläche gereinigt werden. Die langfristige Planung hat für das nächste Jahr folgende Zahlen vorgesehen:

• Die Reinigungskräfte können mit den bestehenden Reinigungsgeräten 100 m² pro Stunde reinigen.

• Diese Kräfte arbeiten 40 Std./Woche. Pro Jahr leisten sie somit 1680 h.

• Eine Bedarfsberechnung ergibt dafür 19 Reinigungskräfte.

• Dafür fallen jährliche Gesamtkosten in der Höhe von 556.776 EUR an (im Schnitt 29.304 EUR pro Person).

Durch eine kurzfristige Änderung kommt es nächstes Jahr zu einer tarifvertraglichen (kollektivvertraglichen) Änderung. Die Ist-Situation geht jetzt von folgenden Zahlen aus:

• Die Reinigungskräfte arbeiten nur noch 38 Std./Woche. Pro Jahr leisten sie somit nur noch 1596 h (bei 42 Wochen pro Jahr).

• Das Gehalt wird angehoben. Die durchschnittlichen Kosten belaufen sich auf 30.725 EUR pro Person.

• Um die gestiegenen Kosten aufzufangen, investiert die Leitung des Pflegeheims in neue Reinigungsgeräte. Dadurch kann eine Reinigungskraft pro Stunde 130 m² reinigen. Das Management beschäftigt die Frage, wie viel Spielraum man für laufenden Kosten (Abschreibung, Strom, Wartung etc.) pro Jahr hat?

  • a) Wie viele Reinigungskräfte braucht das Pflegeheim nun unter diesen Voraussetzungen?

  • b) Wie hoch sind die Gesamtkosten für die Reinigung pro Jahr?

  • c) Wie verändern sich die jährlichen Gesamtkosten für das Personal?

  • d) Die Geschäftsleitung möchte die veränderten Kosten genauer analysieren. Berechnen Sie die Preisabweichung (im Sinne des veränderten Gehalts) sowie die Beschäftigungsabweichung (im Sinne der Jahresstunden).

  • e) Wie beurteilen Sie jetzt die Gesamtsituation? Wie hoch wären die Kosten ohne die Investition? Wie hoch dürfen die jährlichen Kosten für die neuen Maschinen maximal sein?