Chefsache Assistenz

Die Arbeitswelt hat sich grundlegend verändert. Alte Leistungssysteme brechen zusammen. Fachkräftemangel, Young Generation, Digitalisierung und IT-Sicherheit sind nur einige der Themen, die zunehmend Chaos produzieren. Das verursacht Unsicherheit und Ängste. Führung und Assistenz können dem nur mit Wertschätzung, einer gesunden Unternehmenskultur und Sozialkompetenz begegnen. Sie bereiten den Boden für Potenzialentfaltung und Innovationsfähigkeit.

Die steigende Vielfältigkeit der Generationen und der beginnende demographische Wandel stellen Unternehmen vor neue Herausforderungen. Die Beschaffenheit des Personals wird immer heterogener. Auch der Assistenzbereich ist davon betroffen. Anhand eines Praxisbeispiels, welches in Form eines Dialogs zwischen Geschäftsführung und Assistenzteam geführt wird, werden die Herausforderungen und gleichzeitig die Chancen des Mehrgenerationen-Managements beleuchtet. Wie können die verschiedenen Generationen voneinander profitieren? Welche verborgenen Ressourcen schlummern hier? Wie und wo können Synergien gebildet werden? Warum sind „jung“ und „alt“ gemeinsam ein entscheidender Erfolgsfaktor im Assistenzbereich? Wie kann die Assistenz auch in Bezug auf Mehrgenerationen-Management als rechte Hand fungieren? Wie können neue und alternative Arbeitszeitmodelle aktiv zum Mehrgenerationen-Management beitragen?

Alle sprechen heute von der Bedeutung der Digitalisierung. Welche Apps und Tools muss man beherrschen, um erfolgreich zu sein? Welche Trends und Technologien gibt es, die auch jede Assistenz kennen muss? Natürlich eine ganze Menge und es ist tatsächlich richtig, dass wir im Wandel der digitalen Transformation fit werden und bleiben müssen. Dazu bedarf es aber noch einer ganzen Menge mehr: Der eigenen Marke und dem damit verbundenen Stärkenprofil, zum Beispiel. In diesem Kapitel beleuchten wir unter anderem das Thema Personal Branding für die Assistenz, strategisches Networking und die Rolle der sozialen Medien. Denn dies sind allesamt wichtige Komponenten im Office 4.0 und werden Ihnen das nötige Rüstzeug geben, um Ihre „Marke Ich“ erfolgreich zu gestalten.

Dieses Kapitel widmet sich den Themen Kalendermanagement, Meetingorganisation und -kultur. Es soll mittels einfachen Tipps und übersichtlichen Checklisten leicht umsetzbare Hilfestellungen für Assistentinnen im beruflichen Alltag bieten.

Digitalität – Augmented Reality – Internet der Dinge – Wandel – Ängste – Freude. Alles gehört zusammen, alles ist in Bewegung. Sind Sie bereit den digitalen Weg zu gehen oder halten Sie inne, bleiben stehen und beobachten Ihre Umwelt, warten ab was passiert? Digitalität fordert uns dazu heraus, uns mit den Themen im beruflichen wie privaten Bereich zu beschäftigen, denn sie halten Einzug in unser Leben. Unaufhörlich. Ich lade Sie herzlich ein, sich mit dem Thema „digitales Arbeiten“ zu befassen und auch damit, was es mit uns allen macht.

OneNote ist immer noch eine weitgehend unbekannte Komponente des Microsoft-Office-Pakets. Viele Chefs und Assistentinnen wissen nicht so recht, was sie damit anfangen können. Dabei ist das kleine Tool, wenn man es einmal richtig für sich entdeckt hat, ein unverzichtbarer Helfer in einem modernen Büro. Im folgenden Kapitel lernen Sie die grundlegenden Funktionen von MS OneNote kennen und sehen anhand von Best-Practice-Beispielen, was mit diesem Programm alles möglich ist.

Die folgenden Beschreibungen und Screenshots gelten für Office 2016/Office 365 unter Windows.

In diesem Kapitel werden Sie durch die Erstellung einer Aufgabenliste geführt. Gemeinsam werden wir alle Ihre Aufgaben, sowohl aktuelle als auch zukünftige, niederschreiben und so aus Ihrem Kopf heraus in eine verlässliche Aufgabenverwaltung bringen.

Anschließend priorisieren wir Ihre Aufgaben. Angefangen bei einer groben Einschätzung, ob die jeweilige Aufgabe wichtig oder dringend ist und übergehend zu einer detaillierten Priorisierung mit Zeitaufwand und Puffer für Ihre Aufgaben.

Um Ihnen die Umsetzung zu erleichtern, wird Ihnen im letzten Teil beschrieben, mit welchen Aufgaben Sie den Arbeitstag beginnen können.

Die Frage, die in diesem Kapitel gestellt wird, ist, wie man sich richtig organisieren kann, um weniger Stress zu haben. Für eine gute Organisation bieten sich viele unterschiedliche Methoden und Möglichkeiten an. Angefangen von der reinen Theorie, bis hin zur Überführung in die Praxis.

Das folgende Kapitel handelt von der professionellen Planung einer Veranstaltung. Es geht darum zu veranschaulichen, dass besonders die Planung ein wichtiger Faktor für die reibungslose Durchführung ist. Es wird dargestellt, welche Fäden im Hintergrund gesponnen werden und was tatsächlich von Außenstehenden von der Veranstaltung wahrgenommen wird. Es gibt Tipps zu allen Bestandteilen eines Events, wie zum Beispiel Kosten, Referent, Location und Verpflegung. Am Schluss des Kapitels wird noch einmal deutlich, warum es wichtig ist, dass die Chemie zwischen Chef und Assistentin stimmen muss, damit eine Veranstaltung erfolgreich wird und dass die gegenseitige Wertschätzung ein entscheidender Faktor ist.

In diesem Kapitel wird nur kurz auf die unterschiedlichen Formen der Kommunikation eingegangen. Das Augenmerk dieses Kapitels liegt vor allem in der Notwendigkeit wertschätzender Kommunikation zwischen Führungskraft und Assistenz und damit im gesamten Team. Es enthält Anregungen, wie verschiedene Werkzeuge des Office Managements genutzt werden können, um Führungskraft und Assistenz wirksam zu unterstützen und Vorgesetzte gezielt zu entlasten. Verschiedene Anwendungsbeispiele und Tipps beinhaltet dieses Kapitel ebenso wie Hinweise über die Macht der Worte bei der Mitarbeiterzufriedenheit und bei Konflikten innerhalb eines Teams. Die Wichtigkeit dieses Themas wird durch die Vielzahl der Kommunikationsmöglichkeiten und berufsbezogenen Situationen deutlich. Dieses Kapitel soll als Inspiration dienen, wieder mehr Augenmerk auf wertschätzende Kommunikation zu legen.

Der Wandel ist aus unserem Office-Alltag nicht mehr wegzudenken. Sowohl veränderte Marktbedingungen, technischer Fortschritt und Digitalisierung als auch Kunden erfordern ständig von uns, immer wieder über neue Wege nachzudenken. Arbeiten 4.0 ist derzeit das Thema Nummer eins. Doch was bedeutet eigentlich Arbeit 4.0? Immer mehr Chefs und Assistentinnen arbeiten virtuell miteinander. Die Zeiten der ständigen Begegnungen im Büro sind vorbei. Und was bedeutet das für Sie persönlich? Wie kann man sich auf solche neue Situationen einstellen? In diesem Erfahrungsbericht aus 19 Jahren intensiver Chefbetreuung erfahren Sie, wie man Veränderungen positiv begegnen kann und wie man in virtuellen Zeiten sein Standing sichern kann.

Stress ist ein unvermeidbarer Bestandteil unseres Lebens. Es gibt kaum jemanden, der von sich behaupten kann, er hätte nicht wenigstens hin und wieder Stress. Die Art und Weise, wie wir damit umgehen, ist jedoch sehr individuell. Während manche Menschen sehr unter den Belastungen im Alltag und im Beruf zu leiden haben, scheinen andere Menschen eine stärkere Widerstandskraft zu besitzen. Woran das liegt und wie man seine eigene Widerstandskraft stärken kann, wird in diesem Kapitel zum Thema Resilienz beleuchtet.

Die zunehmende Digitalisierung bringt viele Veränderungen in den Unternehmen mit sich. Agile Transformationen, die vor allem in der Produkt- bzw. Software-Entwicklung spürbar sind, beeinflussen auch andere Unternehmenssparten und -bereiche. Durch die Vernetzung der Assistenzbereiche können Unternehmen ihre Effizienz und Flexibilität steigern und den Weg zu einem agilen Unternehmen ebnen. Im folgenden Kapitel wird beschrieben, wie die Schaffung eines Assistenznetzwerks Agilität im Unternehmen unterstützen kann und welche Aspekte dabei beachtet werden sollten. Aufwand und Nutzen für das Unternehmen werden dargestellt sowie Tipps, Beispiele und Zukunftsszenarien für eine vernetzte Assistenz erläutert. Ein Assistenznetzwerk führt zu starken, verbundenen Assistenzbereichen mit echter „Superpower“. Der Einfachheit und Lesbarkeit halber wird im Folgenden von „Assistentin“ und „Assistenz“ bzw. „Assistenzbereichen“ die Rede sein. Gemeint sind damit alle Backoffice-Bereiche eines Unternehmens und sowohl weibliche als auch männliche Angestellte.

Entscheider brauchen Zeit für die wichtigen und wesentlichen Aufgaben. Wie wird die wertvollste Ressource eines Managers effizient gehoben? Benedikt Weis behauptet: Indem aus Chef und Assistenz eine Funktionseinheit wird. Werte und Haltung führen in einer digitalen Welt das Gespann auch in Zukunft zu überdurchschnittlichem Erfolg. Praxisnah berichtet er von den tragenden Säulen und wie beide Seiten zum Spitzenteam werden.