Chefsache Assistenz

Das Berufsbild der Assistenz verändert sich seit Jahren stetig. Seit der Pandemie finden sich viele Assistenzen im hybriden Arbeitsumfeld wieder. Der Digitalisierungsschub hat dazu geführt, dass weitere administrative Aufgaben wegfallen und sich immer mehr eigene Verantwortungsbereiche auftun. Welche das sind und wie die Assistenzen ihre Stärken und Fähigkeiten noch besser einsetzen können, erfahren Sie in diesem Buch. 13 Expert*innen aus der Praxis geben neben der Herausgeberin wertvolle Tipps und Inspirationen, wie das Arbeitsfeld der Assistenz im digitalen Wandel weiter ausgebaut werden kann. Dieses Buch ist eine Fortsetzung des erfolgreichen Buches „Chefsache Assistenz – Effiziente Chefentlastung im Office 4.0“, welches Ende 2018 erschienen ist.

Was bedeutet es, heute als Assistenz zu arbeiten? Welche Kompetenzen und Eigenschaften braucht es und wie verändern sich die Aufgaben mit Blick auf die Transformation der Arbeitswelt? Die Rolle verändert sich, neue Themengebiete kommen im Assistenzbereich hinzu, ein Umdenken hin zu neuen Arbeitsmethoden und eine Offenheit für Neues sind wichtige Voraussetzungen, um weiterhin erfolgreich als Assistenz zu bleiben. Die vielen Möglichkeiten und Arbeitsfelder machen das Berufsbild auf der einen Seite spannend und vielfältig, auf der anderen Seite auch sehr komplex und gar nicht so leicht zu definieren. Deshalb wird dieses Kapitel einen genaueren Blick auf die Details werfen, die sich hinter den Assistenzjobs verbergen.

Assistenz scheint auf den ersten Blick ein ausgesprochen fremdbestimmter Job zu sein. Schließlich gibt es immer jemanden, dem die Assistenzkraft assistiert oder zuarbeitet. Diese Person oder dieser Personenkreis scheint zuständig für den Umfang und die Ausgestaltung des Aufgabengebietes der Assistenz zu sein. Dieser erste Blick täuscht jedoch. Je besser eine Assistenz in der Lage ist, Situationen und Personen einzuschätzen, vor- und mitzudenken und das eigene Aufgabengebiet selbstständig mitzugestalten, desto wertvoller ist sie für das Unternehmen. Job Crafting ist eine moderne Bezeichnung für das aktive Mitgestalten des eigenen Jobs. Die eigenen Stärken und Vorlieben sowie die eigene Motivation sind die Eckpfeiler, an denen sich diese Ausgestaltung orientiert. Job Crafting sorgt dafür, dass der eigene Job als sinnvoller und erfüllender empfunden wird, mehr Spaß bringt und gleichzeitig der Mehrwert für die Vorgesetzten und das Unternehmen steigt. Hier erfahren Sie, wie Sie strukturiert und erfolgreich Ihren Job gestalten können.

In diesem Kapitel soll die Bedeutung von Markenkontaktpunkten im Allgemeinen und für Assistenzen im Besonderen herausgearbeitet werden sowie die Auswirkungen auf die Wahrnehmung eines Unternehmens. Dabei hebe ich die sich verändernde Rolle von Assistenzen hervor und zeige Chancen auf, wie sich bewusstes Markenkontaktpunkt-Management positiv auf die Karriere und Wahrnehmung von Assistenzen auswirken und ihre persönliche und berufliche Entwicklung vielfältig beeinflussen kann. Mit einem kurzen Exkurs zum Thema Markenführung schafft dieses Kapitel theoretische Grundlagen, die mithilfe der zahlreichen Beispiele für Markenkontaktpunkte und deren Management entlang einer Kundenreise anschaulich vertieft werden. Sie erhalten Hilfestellungen, wie Sie sich selbst strukturiert des Themas Markenkontaktpunkt-Management annehmen und Erfolge feiern können.

Social Media ist heutzutage kaum mehr aus dem Alltag der meisten Menschen wegzudenken. Vor allem im beruflichen Kontext haben soziale Netzwerke einen sehr großen Stellenwert eingenommen. Sie sind längst nicht mehr reine Unterhaltungsplattformen, sondern können und sollen zunehmend für Businessthemen genutzt werden. Auch für die Berufsgruppe der Assistenzen eignet sich dieses breite Feld ideal, um Sichtbarkeit zu zeigen, an der eigenen Positionierung zu arbeiten und sich neue Skills anzueignen. In diesem Kapitel beleuchte ich die Chancen von LinkedIn, Instagram und Co., gebe Ihnen praktische Tipps für das Herantasten und Vertiefen der Social-Media-Thematik und zeige Ihnen, wie und wo Sie sich Wissen aneignen können. Es dient der Inspiration und Motivation, sich durch die Vorteile des Internets breit gefächert als Assistenz aufzustellen und die Türöffner zu erkennen sowie zu nutzen.

Unser Beruf, oder anders bezeichnet unsere Berufung, ist facettenreich. Das stellen wir jeden Tag von Neuem fest. In meinem Kapitel möchte ich Ihnen als Assistenz und Ihnen als Vorgesetzten zeigen, wie eine Unterstützung im Bereich der Prozessanalyse Ihres Unternehmens aussehen kann. Ich zeige Wege auf, gebe Tipps und Ideen, die Ihnen helfen, Ihren Vorgesetzten effektiv und effizient bei der Analyse sowie der anschließenden Umsetzung zur Seite zu stehen. Spannende Hinweise auf Podcasts, Software oder Tipps aus meiner Praxis und zu Internetseiten erwarten Sie. Ich möchte Ihnen zeigen, dass wir Assistenzen einen wertvollen Einblick in den Prozess eines Unternehmens mit all seinen unterschiedlichen Bereichen haben. Sie als Führungskraft haben eine wertvolle Unterstützung an Ihrer Seite, die in vielen Fällen immer noch unterschätzt wird. Lassen Sie sich inspirieren und Ihr Bewusstsein für Ihre Möglichkeiten öffnen.

Change ist allgegenwärtig und enorm wichtig. In diesem Kapitel erfahren Sie, worum es im Change Management geht und warum sich Assistenzen perfekt qualifizieren, den Change im Unternehmen aktiv mitzugestalten. Außerdem gebe ich einen Überblick, welche Kernkompetenzen, Fähigkeiten und Kenntnisse moderne und motivierte Assistenzen mitbringen und wie sie diese konkret einsetzen können. Das Berufsbild der Assistenz unterlag den letzten Jahren einem starken Wandel, sodass Assistenzen hier bereits viel Erfahrung mit Change sammeln konnten. Ich beschreibe meine Erkenntnisse aus über 20 Jahren Berufserfahrung im Hinblick auf kleine und größere Veränderungen, die uns allen tagtäglich, mehr oder weniger bewusst begegnen. Dass wir alle zu einer erfolgreichen Veränderung beitragen, hat uns auch die Pandemie gezeigt. Ohne die Pandemie hätten wir nicht den Digitalisierungsgrad erreicht, den wir aktuell in den verschiedensten Bereichen haben. Auch wenn noch „genug Luft nach oben“ ist. Wir sind auf einem guten Weg. Und als Assistenz können wir diesen Weg aktiv mitgestalten.

In den letzten Jahren hat sich viel verändert – auch der Arbeitsmarkt. Während einige noch von der Zeit erzählen, in der um ein Arbeitsplatz gekämpft werden musste und man froh war, eine Festanstellung zu haben, hat sich dies mittlerweile komplett gedreht, alle sprechen von einem Arbeitnehmermarkt. Was genau das für Unternehmen und Bewerbende bedeutet, wie sich Assistenten an verschiedenen Stellen in den Bewerbungsprozess um die besten Talente einbringen können und welche Fallstricke lauern können, sind unter anderem Inhalt dieses Kapitels. Zusätzlich werde ich beleuchten, wie die Digitalisierung Arbeitsprozesse im Bewerbermanagement verändert und voraussichtlich in Zukunft verändern werden. Meine Hoffnung ist es, dass Sie sich mithilfe dieses Kapitels noch ein wenig besser im Kandidat*innendschungel zurechtfinden.

In diesem Kapitel geht es darum, welche Führungsverantwortung Assistenzen bereits heute im Unternehmen übernehmen können. Es wird ein Eindruck darüber vermittelt, wie seine*ihre Kompetenzen im Unternehmen wertschöpfend eingesetzt werden können und damit zur Entlastung der Geschäftsführung beitragen. Dies erfolgt anhand eines konkreten Beispiels aus einem mittelständischen Unternehmen und zeigt darüber hinaus: Wenn das Potenzial gezielt eingebracht und von den Verantwortlichen erkannt wird, kann sich die Assistenz aufgrund des Netzwerks im Unternehmen zu einer zentralen Führungskraft entwickeln.

Wir lieben, was wir tun, und sind Ansprechpart*innen in vielen Bereichen. Kommunikation ist unsere größte Kompetenz. Die Möglichkeiten, unsere Arbeitsweise neu zu definieren, steigen durch neue Technologien täglich. Als Assistenzen sind wir vor allem Strukturgeber*innen und haben deshalb eine wichtige Rolle bei allen Veränderungsprozessen. Unsere Erwartungen an uns selbst sind hoch. Wie kann berufliche Weiterentwicklung gelingen? Meine Erfahrung, meine Antwort: Nur wenn wir selbst die Entscheidungen in unserem Leben treffen und authentisch handeln, sind wir in der Lage, unseren Arbeitsplatz langfristig aktiv mitzugestalten. Nur wenn wir im Gleichgewicht sind, gelingt es uns, Vorgesetzte und Kolleg*innen dabei mitzunehmen. Nur wenn wir gelassen bleiben und die Zeit nicht zu unserem Feind werden lassen, sind wir bereit für Veränderungen. Dazu brauchen wir vor allem eines: Selbstkompetenz.

In diesem Kapitel geht es um das Thema Selbstwirksamkeit im Alltag einer Assistenz. Es werden allgemeine Begrifflichkeiten erklärt und Lösungsansätze gegeben, die auch im privaten Leben angewendet werden können. Sie werden in die Thesen von Albert Bandura eintauchen und bekommen eine gute Übersicht sowie praktische Beispiele an die Hand, um Ihren Büroalltag gelassen zu meistern. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, ein festgesetztes Mindset aufzubrechen, indem Blockaden gelöst werden, um mit positiver Energie an neuen Aufgaben wachsen zu können. Des Weiteren erhalten Sie einige Tipps, wie Sie mit Druck von außen zurechtkommen und den Umgang mit schwierigen Kolleg*innen und Vorgesetzten meistern. Dieses Kapitel wird Ihnen in Ihrem Privat- und Berufsleben neue Denkanstöße geben, sodass Sie bereit und motiviert sein werden, um neue Richtungen einzuschlagen und Situationen anzunehmen, so wie sie sind, um dadurch gestärkter daraus hervorgehen zu können.

Konflikte stellen für die meisten Menschen eine unangenehme Herausforderung dar, die jedoch transformative Kräfte entfalten können, wenn wir bereit sind, sie genauer zu betrachten. Sie zwingen uns dazu, innezuhalten und alternative Lösungsansätze zu finden. Eine rechtzeitige Übernahme der Steuerung und das frühzeitige Erkennen von Handlungsmöglichkeiten sind dabei von großer Bedeutung. In diesem Kontext erweist sich die Mediation als äußerst hilfreich, indem sie die eigentlichen Hintergründe eines Konfliktes beleuchtet. Die Frage nach der geeigneten Position für interne Mediation innerhalb einer Organisation stellt sich: Hierbei fällt die Assistenz als potenzielle Kandidatin auf, da sie auf natürliche Weise einen umfassenden Einblick in die Unternehmensabläufe erhält. Ihre Fähigkeiten könnten nicht nur im Konfliktmanagement und in der Mediation, sondern auch in der Förderung einer kooperativen Unternehmenskultur von unschätzbarem Wert sein.

Frühere Generationen gehen, neue Generationen kommen. In der Arbeitswelt trifft alles aufeinander. Lernen Sie voneinander, bringen Sie sich und Ihr Ziel gemeinsam voran. Meine Generation denkt gerne, immer alles besser zu wissen. Aber nicht alles, was alt ist, ist schlecht, denn gäbe es die früheren Generationen nicht, würden wir alle nicht da stehen, wo wir heute sind. Und gäbe es die neuen Generationen nicht, würde es niemals eine Zukunft geben. Versuchen Sie, sich gegenseitig zu verstehen, und realisieren Sie, dass wir alle im selben Boot sitzen, egal ob Jung oder Alt. Manchmal sollte man Themen erst mal sacken lassen, darüber nachdenken und dann agieren. Der respektvolle und professionelle Umgang ist generationsübergreifend unser wichtigstes Tool, das wir selbst verwalten. Wir haben alle nur ein Leben und werden sicherlich unser Bestmögliches geben.

Dank der technischen Entwicklungen und des Digitalisierungs-Boosters der letzten Jahre sind neue Arbeitsmodelle noch stärker auf dem Vormarsch als in den Jahren zuvor. Viele Unternehmen arbeiten heutzutage remote oder hybrid. Durch diese Entwicklung werden Unternehmen auch offener, mit freiberuflichen Assistenzen – sogenannten virtuellen Assistenzen – auf Distanz zusammenzuarbeiten. Hierbei entstehen neue Formen der Selbstständigkeit und des Berufszweiges der Assistenz, die unter anderem mehr Flexibilität auf beiden Seiten ermöglichen. Was die Kernaufgaben und Qualifikationen einer virtuellen Assistenz sein können, wie die Zusammenarbeit mit Unternehmer*innen funktionieren kann, was eine virtuelle Projektassistenz im Gegensatz zur virtuellen Assistenz ist und ob nun jede*r das eigene Unternehmen gründen und selbstständig tätig werden sollte inklusive eines Exkurses in die Welt der intrinsischen Motive mit den Zusammenhängen zur Unternehmensgründung – darum wird es in diesem Kapitel gehen.