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08.11.2017 | Controlling | Im Fokus | Onlineartikel

Mit der Finanzabteilung in die Cloud

Autor:
Sylvia Meier

Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloudlösungen, gerade im Finanzbereich. Einige Firmen haben bereits erste Erfahrungen gemacht. Bei der Umstellung müssen jedoch viele Faktoren beachtet werden.

Die Digitalisierung ist für Unternehmen keine Option, sondern eine unvermeidliche Entwicklung. Die Umstellung von Prozessen bietet viele Chancen, ist jedoch mit Aufwand verbunden. Unternehmen müssen sich in den Finanzabteilungen daher mit zentralen Fragen beschäftigen, etwa: 

  • Welche Technologien sollen zum Einsatz kommen?
  • Wie kann die Einführung gelingen? 

In vielen Firmen werden für bestimmte Prozesse bereits Cloudlösungen genutzt. Eine Studie von KPMG und Bitkom Research zeigt, dass zwei von drei Unternehmen 2016 bereits Cloud Computing eingesetzt haben. Vor allem der Finanzbereich scheint sich als Pilotprojekt in vielen Unternehmen anzubieten.

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Verschiedene große Softwarefirmen, beispielsweise Oracle, SAP und Microsoft, bieten Cloud-ERP-Lösungen an. Mit der Suche nach der richtigen technologischen Lösung sollten sich Unternehmen jedoch angesichts der fortschreitenden Digitalisierung nicht zu viel Zeit lassen. Stefan Hesse warnt bereits in seinem Beitrag "Wie der CFO die digitale Transformation vorantreibt" in der Zeitschrift Controlling & Management Review (Ausgabe, 6/2015, Seite 25): "Der digitale Wandel hat viele Facetten und Konsequenzen. Der rechtzeitige Start einer digitalen Transformation ist entscheidend, da diese Zeit und Investitionen erfordert." 

Auf der Veranstaltung "Modern Finance in der Cloud" der Beratungsgesellschaft Deloitte vom 18. Oktober 2017 wurden Praxiserfahrungen bei Umstellungsprojekten in Unternehmen vorgestellt. Dabei wurde deutlich, dass einige Betriebe versuchen, auf eine Komplettlösung zu setzen, ergänzen andere ihre Cloudsoftware mit individuellen Applikationen. Hybride Cloudlösungen scheinen momentan in vielen Unternehmen gängig zu sein. 89 Prozent der IT-Entscheider sehen laut der Studie "Hybrid- & Multi-Cloud-Services im deutschen Mittelstand" diese Modelle als Standard für die Zukunft.

Pilotprojekt Finanzbereich  

Vor allem für den Finanzbereich scheint das die Perspektive zu sein. Für das Gelingen des Umstellungsprojekts wird jedoch Change Management eine wesentliche Rolle spielen. Doch der Umbruch in der Arbeitsweise der Finanzabteilungen schürt gerade bei Mitarbeitern der Unternehmen auch Befürchtungen. CFOs sind deshalb gefordert, ihre Mitarbeiter frühzeitig in das Projekt einzubeziehen. Vor allem, da sich viele Firmen vor allem zunächst im Finanzbereich mit der Umstellung befassen. Insofern kommt CFOs hier auch eine besondere Rolle zu, wie auch Stefan Heese in seinem Beitrag feststellt.

Compliance und Aufbewahrungspflichten 

Bei dem Weg in die Cloud sollten auch die Themen Compliance und steuerliche Pflichten beachtet werden. Gerade Aufbewahrungspflichten sollten Unternehmen nicht vernachlässigen. Diese gelten nämlich beispielsweise auch für E-Mails. Und auch in der Cloud müssen ausnahmslos die Aufbewahrungspflichten gewährleistet werden. Bei der Umstellung auf Finance-Clouds muss gewährleistet sein, dass keine Daten verloren gehen oder verändert werden. Wenn Unternehmen auf Cloudlösungen von Anbietern setzen, deren Server sich im Ausland befinden, müssen sie außerdem bedenken, dass dies von einem Betriebsprüfer als "Auslagerung ins Ausland" gedeutet werden kann. Rückfragen sind dann nahezu garantiert. Deshalb muss sich auch die Steuerabteilung mit den Chancen und Tücken der Digitalisierung befassen. Reiner Eismayr, Berater bei Deloitte, meint: "Die Steuerabteilung in Unternehmen ist momentan noch eine Insel, die wenig in Finanzprozesse eingebunden ist." Mit dem Weg in die Cloud wird sich jedoch auch das ändern. 

Auch die Prozesse der Steuerabteilung wandeln sich 

Erste Prozesse im Bereich Steuern wurden bereits in der Vergangenheit digitalisiert, beispielsweise mit der Einführung der E-Bilanz oder auch dem Datentransfer beim Country-by-Country-Reporting. Der automatisierte Datenverkehr wird künftig mit großer Wahrscheinlichkeit zunehmen, sowohl zwischen der Steuerabteilung eines Unternehmens und dem Steuerberater als auch der Kommunikation zwischen Behörden und Unternehmen. Zudem haben diese ersten Schritte in die Digitalisierung auch die Finanzierungs- beziehungsweise Ratingprozesse der Banken beeinflusst. Die E-Bilanz hat beispielsweise bereits das Firmenkundengeschäft verändert und Kreditprozesse beschleunigt.

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