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04.03.2022 | Controlling | Im Fokus | Online-Artikel

Ein Controlling-System in zehn Schritten aufbauen

verfasst von: Sylvia Meier, Angelika Breinich-Schilly

3 Min. Lesedauer
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Die Corona-Krise hat offenbart, wie wichtig das Controlling und seine Daten für strategische und kaufmännische Entscheidungen im Unternehmen sind. Doch beim Aufbau eines wirkungsvollen Controlling-Systems lauern Fallen. Diese lassen sich mit dem passenden Konzept jedoch umgehen.  

Bei vielen Mittelständlern oder Gründern stehen unterschiedliche Aspekte, allen voran finanzielle Faktoren, im Fokus der Geschäftsprozesse. Das passende Controlling gehört aber meist nicht dazu. Warum das eine schlechte Entscheidung ist, erläutert Ralf Schmid-Gundram im einleitenden Kapitel seines Buchs "Controlling-Praxis im Mittelstand" (Seite 2): 

Durch die Internationalisierung der Märkte und des Wettbewerbs - und in vielen Branchen auch der Globalisierung von Angebot und Nachfrage - sind in der Regel die verfügbaren Margen beziehungsweise Deckungsbeiträge gesunken und somit die kaufmännischen Anforderungen an die Unternehmensführung gestiegen."

Dem Controlling komme in diesem Kontext die entscheidende Schlüsselfunktion zu. Es liefere Fakten und Prognosen, "die es dem Unternehmen ermöglichen, auf [...] Entwicklungen und Anforderungen zu reagieren und hierdurch eine nachhaltig erfolgreiche Unternehmensentwicklung zu gewährleisten". 

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2021 | OriginalPaper | Buchkapitel

Organisationale Verortung des Controllings

Controlling ist eine Unternehmensfunktion und muss deshalb in der Unternehmensorganisation institutionalisiert werden. Hierfür gibt es eine Vielzahl an Optionen. Eine zentrale Herausforderung ist die Abgrenzung zu anderen, benachbarten betrieblichen Funktionen. Ein strukturiertes und klares Vorgehen ist hier notwendig, um Aufgabenerfüllung und Verantwortlichkeit sicherzustellen.

Controlling macht Unternehmen krisenfest

Zudem macht das Controlling laut Jennifer Kunz, Inhaberin des Lehrstuhls für Betriebswirtschaftslehre mit Schwerpunkt Controlling an der Universität Augsburg, Unternehmen resilienter in Krisensituationen. Die Expertin schreibt in der Zeitschrift "Controlling & Management Review" (Ausgabe 1 | 2022): 

Da das Controlling als zentrales Instrument betrieblicher Steuerung unmittelbar auf Unternehmensentscheidungen einwirkt, liegt es nahe, auch in diesem Bereich gezielt nach Ansatzpunkten zu suchen, wie die organisationale Resilienz gestärkt werden kann. Sind Controller mit den Stellhebeln zur Steigerung der Resilienz im Unternehmen vertraut, können sie einen wichtigen Beitrag dazu leisten, ihr Unternehmen krisenfest zu machen."

Typische Fehler von Jungunternehmern

Spätestens wenn das Unternehmen, die Komplexität seiner Organisation sowie der Bedarf an Informationen wachsen, entsteht der Wunsch nach mehr Controlling. Bei der Einführung des passenden Controlling-Systems machen viele, insbesondere junge Firmenchefs aber häufig Fehler. Die typischen Fallstricke hat Springer-Autor Jürgen Diehm in seinem Buchkapitel "Controlling – das Cockpit für den Gründer" aufgelistet (Seite 30): 

  • Die Planung wird nicht gelebt. Der Businessplan wird zwar für externe Zwecke erstellt, aber nicht in die Praxis umgesetzt.
  • Der Unternehmer ist im Stress und nimmt das Controlling als lästige Verpflichtung wahr, die erst einmal warten muss.
  • In wirtschaftlich guten Zeiten wird das Controlling vernachlässigt.
  • Der Unternehmensgründer will alles alleine im Griff haben, überschätzt sich jedoch und stößt an Grenzen.
  • Das Thema wird auf andere abgewälzt. Der Steuerberater oder ein Mitarbeiter wird sich schon darum kümmern.

Controlling unternehmensspezifisch umsetzen

Eine Standardlösung, auf die ein Start-up oder mittelständische Unternehmen zurückgreifen können, gibt es allerdings nicht. Denn jede Organisation bringt ihre Besonderheiten mit. Dem muss das Controlling-System mit spezifischen Anforderungen gerecht werden. Schmid-Gundram liefert einen Fahrplan, zum Aufbau eines Controlling-Systems in zehn Schritten. Anhand eines Beispielunternehmens zeigt der Springer-Autor detailliert, wie die Implementierung gelingen kann:

Mit Hilfe von zahlreichen Beispielen und Möglichkeiten erklärt Schmid-Gundram Schritt für Schritt, worauf Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung achten sollten und welche Alternativen ihnen dafür zur Verfügung stehen. Hierzu kann zum Beispiel die Einstellung einer kaufmännischen Fachkraft mit Controlling-Expertise gehören. Diese untersucht dann die verfügbaren Datenquellen im Unternehmen sowie die Datenqualität und schafft die notwendigen Voraussetzungen, etwa in der Buchhaltung und im Berichtswesen.

Ist der Grundstein für ein passendes Controlling-System gelegt, sollte es aber als lebendige Struktur regelmäßig geprüft, bewertet und optimiert werden. Möglich sind die Einführung digitaler Tools, mit denen sich die Arbeit des Controllers beschleunigen und vereinfachen lässt.

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