Controller werden von den steigenden Datenfluten fast erschlagen. Controlling-Informationssysteme unterstützen dabei, die Informationen zu kanalisieren.
Im Controlling sammeln sich richtige Datenfluten an. Diese Daten sind wichtig, denn der Controller ist ein wichtiger Informationsbeschaffer für die Unternehmensführung. Das spiegelt auch das klassische Bild des Controllers wider. In dem Beitrag "Die Macht des Business-Partners" stellt Martin Plag fest, dass Controller in ihrer neuen Rolle als Business Partner viele Möglichkeiten haben, Entscheidungen zu beeinflussen. Sie sind also weit mehr als nur Informationslieferanten.
Controller haben Macht durch Informationen
In einem Beispielsfall beschreibt Plag, wie ein junger Produktmanager dem Management eine neue Produktidee vorstellt. Nach der Präsentation bekommt er jedoch die Mitteilung, dass das Vorhaben momentan zurückgestellt wurde. Der Controller hatte Kosten und Risiken gekannt und von der Idee abgeraten. Er hatte damit nicht nur die Entscheidung des Managements beeinflusst. Ihm standen vielmehr Informationsquellen zur Verfügung, auf die der Produktmanager nicht zugreifen konnte. Der Controller konnte punkten, der Produktmanager wurde abgeschmettert. Schon der klassische Controller hat als Informationsbeschaffer laut dem Autor viel Einflussmöglichkeiten. Plag erläutert (Seite 54):
Der Controller als Business-Partner verfügt aufgrund seines Aufgabenspektrums und der intensiven Kommunikation mit Führungskräften über noch mehr entscheidungsrelevante Informationen als der klassische Controller. Somit kann er die Informationsmacht in noch deutlich größerem Umfang nutzen."
Die Frage ist jedoch: Wie kommt der Controller möglichst zeitnah an alle wichtigen Informationen? Vor allem die riesigen Datenmengen, die heute im Unternehmensalltag vorhanden sind, machen es nicht einfach, die richtigen Informationen kurzfristig zu selektieren. Fachwissen allein reicht hier meist nicht aus.
In Springer-Buch "Informationssysteme im wertorientierten Controlling" (Seite 3) betonen die Autoren Jürgen Petzold und Markus Westerkamp, dass die passenden Informationen nur dann vorliegen können, wenn die richtigen Werkzeuge im Einsatz und die für das Unternehmen passenden Prozesse etabliert sind. Sie weisen darauf hin, dass die Aufgabe, einen bestmöglichen Einsatz der Ressource Information zu gewährleisten, dem Informationsmanagement zukommt. Außerdem führen Sie aus (Seite 38): "Ohne EDV-Einsatz und ein passendes Controlling-Informationssystem ist für Unternehmen ab einer gewissen Größe ein effektives Informationsmanagement so gut wie unmöglich. Es muss jedoch berücksichtigt werden, dass es um mehr als das "Managen von (Controlling-)Informationssystemen" geht, sodass die EDV allein nicht weiterhilft." Entsprechende Sofware-Lösungen bietet beispielsweise SAP an. Ein Referenzarchitekturschema für ein Controlling-Informationssystem verdeutlichen die Autoren anhand eines Schaubildes (Seite 74):
Jürgen Petzold, Markus Westerkamp, Informationssysteme im wertorientierten Controlling (2018), Seite 74
Technische und betriebswirtschaftliche Vorteile eines Controlling-Informationssystems
Wichtig ist, dass der Bedarf an Informationen, den ein Controlling-Informationssystem erfassen soll, individuell nach der tatsächlichen Verwendung im Unternehmen festgestellt werden muss. Durch den Einsatz von Controlling-Informationssystemen können Unternehmen Chancen und Potenziale nutzen. Technisch heben die Autoren vor allem eine integrierte Datenbasis für managementunterstützende Systeme vor. Zudem verweisen sie darauf, dass operative Datenverarbeitungs-Anwendungssysteme entlastet werden können und außerdem schnelle und bedarfsgerechte Datenabfragen und Reporterstellung aufgrund multidimensionaler Datenstrukturen ermöglicht werden. Interessant ist jedoch auch der betriebswirtschaftliche Nutzen. Hier nennen die Autoren (Seite 88) vor allem
- "die Erhöhung von Entscheidungsqualität und -geschwindigkeit aufgrund effizienter Informationsversorgung,
- Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit,
- Verbesserung der Kundenservices und damit der Kundenzufriedenheit."
Kosten für die Einführung
Doch welche Kosten sind überhaupt mit der Einführung eines Controlling-Informationssystems verbunden? Neben den Beschaffungskosten für Software- und Hardware sind noch Schulungskosten zu berücksichtigen. Das beste System hilft nur dann weiter, wenn es auch entsprechend vom Anwender genutzt werden kann. Die Autoren Petzold/Westerkamp weisen darauf hin, dass vor allem die Kosten, die für die Anpassung der betrieblichen Organisation an das einzuführende Controlling-Informationssystem entstehen, schwer abzuschätzen sind. Wenn der Nutzen des Systems jedoch die Kosten bei Weitem übersteigt, dürfte auch der wirtschaftliche Aspekt klar für die Implementierung eines CIS sprechen.