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26.03.2013 | Controlling | Interview | Onlineartikel

„Management Reporting ist ein Erfolgsfaktor geworden!“

Autor:
Sylvia Meier

Professor Dr. Andreas Taschner beschäftigt sich in seinem aktuellen Buch mit "Management Reporting" als Teil des innerbetrieblichen Informationsmanagements. Welche Bedeutung das Thema im Unternehmen hat und wo Risiken lauern, erläutert Herr Taschner im Interview.

Springer für Professionals: Herr Prof. Dr. Taschner, was macht das Thema Management Reporting für den Unternehmer so bedeutend?

Es stimmt natürlich: Im Management Reporting werden keine neuen Produkte entwickelt und keine neuen Kunden gewonnen. Doch es wäre völlig falsch, das Berichtswesen deshalb für eine „lästige Pflichtübung“ zu halten. Das interne Berichtswesen ist nämlich die primäre Informationsquelle für alle mit Führungsaufgaben befassten Personen im Unternehmen. Je komplexer die Unternehmensumwelt, desto höher der Informationsbedarf, um sich in dieser Komplexität zurechtzufinden. Und je höher der Informationsbedarf, desto wichtiger wird ein gutes internes Berichtswesen. Wer sein Berichtswesen im Griff hat, der kann die Entscheider im Unternehmen besser mit Information versorgen – und damit die Qualität der Entscheidungen und Managementhandlungen verbessern. Management Reporting ist deshalb – gerade in großen Unternehmen – ein Erfolgsfaktor geworden!

Welchen Sinn und Zweck erfüllt das Management Reporting?

Management Reporting ist eine besondere Form der Informationsversorgung. Die Information selbst kann aber unterschiedlichen Zwecken dienen. Zum einen sollen Berichte etwas dokumentieren – also Vorgänge oder Ereignisse dauerhaft festhalten und für eine spätere Nutzung verfügbar halten. Dokumentation ist ein nicht zu unterschätzender Berichtszweck, weil er späteres Lernen ermöglicht! Zum anderen dient Berichtsinformation aber vor allem der Planungs- und Entscheidungsunterstützung: Gerade Führungskräfte wollen und müssen ihre Entscheidungen und Maßnahmen auf Information stützen – und diese kommt zu einem großen Teil vom Berichtswesen. Ist kein funktionierendes Berichtswesen aufgebaut, dann müssen entweder Entscheidungen intuitiv getroffen werden oder aber benötigte Information jeweils individuell beschafft werden. Beides ist ineffektiv und fehleranfällig. Management Reporting verbessert also auch die Planung und Entscheidungsfindung.

Was macht ein erfolgreiches internes Berichtwesen aus und wo lauern möglicherweise Risiken/Probleme?

Ein betrieblicher Prozess soll möglichst effektiv und gleichzeitig auch möglichst effizient sein. Das gilt auch für das interne Berichtswesen. Effektive Berichte sind zielführend, d.h. sie helfen dem Unternehmen, die gesteckten Ziele zu erreichen – z.B. weil ich weiß, welche Folgen eine bestimmte Handlung oder Entscheidung auslösen kann und ob diese Folgen gewünscht (also im Sinne meiner Ziele) sind. Ein effektives Berichtswesen liefert mir also die Information, die ich für die Erreichung meiner Ziele benötige. Effizient ist ein Berichtswesen, wenn der Berichtszweck mit möglichst geringem Einsatz von Ressourcen erreicht wird – also nicht mehr Arbeitszeit oder „IT-Power“ in den Prozess einfließt als nötig. Ein erfolgreiches Berichtswesen ist so organisiert und strukturiert, dass diese beiden Kriterien möglichst weitgehend erfüllt werden.
Das ist in der täglichen Praxis aber mit vielen „Haken und Ösen“ verbunden. Zum einen ändert sich die Informationsbedarf der Abnehmer kontinuierlich. Was gestern also noch nützliche Information (und damit effektiv!) war, kann heute bereits unnötig sein – und umgekehrt. Zum anderen muss das Berichtswesen den Informationsbedarf von vielen Abnehmern decken, die teilweise sehr unterschiedlichen Informationsbedarf haben. Ein weitgehend standardisiertes Berichtswesen kann dann zwar relativ effizient strukturiert werden, muss aber bei der Effektivität Abstriche machen, weil damit nicht mehr die individuellen Informationsbedürfnisse aller Abnehmer genau getroffen werden. Umgekehrt wäre ein hoch individualisiertes Management Reporting zwar deutlich effektiver (jeder bekommt genau, was er/sie individuell benötigt), aber auch viel ineffizienter: der erforderliche Ressourceneinsatz wäre extrem hoch. Man sieht: Mit diesem permanenten Zielkonflikt muss das Management Reporting umgehen.

Berichte können zwar Informationen liefern, jedoch nicht immer die Informationen, die benötigt werden und nicht immer ausreichend bzw. manchmal vielleicht sogar zu viele. Für die Praxis stellt sich dann die Frage: Wie kann das richtige Maß gefunden werden?

Dafür bieten sich mehrere, einander ergänzende Möglichkeiten an: zum einen sollten die Abnehmer der Berichtsinformation direkt eingebunden werden. D.h. Berichtsempfänger müssen gefragt werden, welche Information sie benötigen. Zum anderen sind die Ersteller der Berichte (häufig das Controlling) zur permanenten Selbstreflexion aufgefordert: Warum ist diese Information im Bericht enthalten? Ist das weiterhin gerechtfertigt? Kann unser Bericht die anstehenden Entscheidungen und Maßnahmen unterstützen? Dies ist natürlich einfacher, wenn die Berichtsersteller engen Kontakt zu den operativen Abläufen im Unternehmen haben – z.B. ein Controlling als „business partner“ der Unternehmensleitung aus dieser Rolle heraus auch Berichtsinhalte gemeinsam mit dem Management festlegen kann.

Welche Rolle spielen Shared Service Center im Berichtwesen?

Eine zunehmend wichtige! Hinter jedem Shared Service Center (SSC) steckt die Idee, häufig anfallende, gleichförmige Tätigkeiten zu zentralisieren, zu standardisieren, soweit als möglich zu automatisieren und damit insgesamt kostengünstiger zu realisieren. Auch im Berichtswesen gibt es Tätigkeiten, die sich für die Umsetzung in einem SSC eignen. Das Sammeln und Auswerten großer Datenmengen aus vordefinierten Quellen kann eine solche Tätigkeit sein. Auch das Erstellen vordefinierter Berichtsformate (Tabellen und Übersichten) eignet sich. Hier steckt gerade in Großunternehmen noch ein hohes Potential zur Effizienzsteigerung. Diese Teile des Management Reporting können also quasi „industrialisiert“ werden, während die problem- und kundenspezifische Analyse und Interpretation der Berichtsinhalte weiterhin stark von Expertenwissen, Kenntnissen der konkreten Situation und häufig auch einer räumlichen Nähe zum Informationsempfänger abhängig ist. Welcher Unternehmensleiter will sich die Zahlen des letzten Monatsberichts schon von einem Call Center Agenten erklären lassen…?

Zu guter Letzt: Gibt es den perfekten Bericht?

Ganz eindeutig: nein! Ein perfektes Berichtswesen wäre in der Lage, den individuellen Informationsbedarf jedes einzelnen Informationsempfängers zu jeder Zeit vollständig zu decken – und das auch noch mit geringstmöglichem Ressourceneinsatz, also ohne jede Verschwendung. Dieses Ideal ist zwar theoretisch vorstellbar, bleibt in der Praxis aber unerreichbar. Man muss auch nicht nach Perfektion streben – ein gutes Berichtswesen ist bereits schwierig genug zu realisieren!

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