Finanzdienstleister müssen bei allen Geschäftsvorfällen Dokumente verarbeiten. Gerade durch die stetige Weiterentwicklung der Geschäftsmodelle entstehen dabei immer neue Herausforderungen. Was sie brauchen, ist ein gutes Dokumentenmanagement.
Ein effektives Datenmanagement wird in der Finanzbranche immer wichtiger.
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Geschäftsvorfälle von Finanzinstituten sollten vor dem Hintergrund regulatorischer Vorgaben und Risikomanagement prozessual organisiert und durch ein effektives Dokumentenmanagement gekennzeichnet sein. Wenn zum Beispiel ein Kunde von seiner Bank oder einem Versicherer eine Auskunft zu den über ihn gespeicherten Informationen verlangt, sollten diese Daten und Dokumente schnell und transparent zur Verfügung gestellt werden können.
Optimalerweise liegen sie bereits gebündelt vor. Was sich in der Theorie einfach anhört, ist im Tagesgeschäft leider nicht Standard. Die Praxis zeigt, dass Daten und Dokumente über verschiedene Systeme und Datenbanken verteilt sind, teils digital, teils analog vorliegen und sich oft nur unter hohem manuellem Einsatz recherchieren lassen. Dies trifft vor allem auf vorzuhaltende Dokumente wie Kontoauszüge oder Identifikationsunterlagen zu.
Elektronische Workflows in Geschäftsprozesse einbinden
Bei einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) hilft die Archivierung und Dokumentenverwaltung dabei, den geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen Rechnung zu tragen. Die elektronischen Workflows werden in die Geschäftsprozesse eingebunden, wodurch sich die Einhaltung der wesentlichen Prozessschritte und damit die Compliance sicherstellen lässt.
Mit den Dokumenten werden in diesem Zusammenhang relevante Metadaten verknüpft – neben der Dokumentenklasse und dem Dokumententyp in diesem Fall auch Lösch- und Archivierungsfristen sowie zugehörige Kundeninformationen. Elektronisches Dokumentenmanagement bedarf also einer hohen Datenqualität im Input, damit eine hohe Qualität des Prozessergebnisses und der daraus resultierenden Output-Daten erreicht wird.
Eine Digitalisierung in adäquat hoher Datenqualität ermöglicht eine entsprechende Automatisierung. Primäre und sekundäre Geschäftsvorfälle bei Banken und Finanzdienstleistern sollten End-to-End- und mit möglichst wenig manuellem Aufwand organisiert – bestenfalls vollautomatisiert – werden. Dadurch lassen sich Einsparpotenziale realisieren und eine hohe Standardisierung erreichen.
Vernetzung setzt qualitativ hochwertige Digitalisierung voraus
Weiterhin ist eine hochqualitative Digitalisierung Voraussetzung für Vernetzung. Einzelne Prozessschritte werden durch elektronische Workflows gestützt und mit anderen Prozessschritten verknüpft. Fehlerquellen durch manuelle Eingaben werden durch automatisierte Schnittstellen minimiert, prozessübergreifendes Dokumenten-Retrieval gewährleistet.
Die Orchestration aller Geschäftsprozesse ist aber unter Anbetracht von Legacy-IT-Systemen eine Herausforderung. Die alleinige Einführung eines DMS schafft noch keine Abhilfe. Genauer: Das DMS ist nur die technische Komponente einer Dokumentenmanagement-Lösung. Der schwierige Teil liegt zumeist in der organisatorischen Umsetzung. Um die Ziele der Einführung eines workflowgestützten Dokumentmanagements zu erreichen, sollte es als Projekt an der Schnittstelle zwischen Fachbereich und IT verstanden werden und Element einer organisationsweiten Digitalisierungsstrategie sein. Während die IT für die technische Umsetzung und Integration in Systemlandschaft und -kontext verantwortlich ist, müssen von fachlicher Seite Anforderungen, die aus den Geschäftsprozessen und Anwendungsfällen resultieren, definiert werden. Daneben gibt es regulatorische Vorgaben.
Es zählt bei der Leistungsbeschreibung also sowohl der Blick von außen (Outside-In) als auch von innen (Inside-Out). Um Geschäftsvorfälle fachlich aufzubereiten und elektronische Workflows zu integrieren, sollten Banken und Finanzdienstleister, sofern sie nicht selbst über entsprechende Ressourcen verfügen, auf externes Know-how zurückgreifen. So können Konzeptionierung, Auswahl und Umsetzung der geeigneten Lösungen unter Berücksichtigung der individuellen Voraussetzungen des jeweiligen Hauses gelingen.
