5. Die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses – Ein fiktives Fallbeispiel

Der Fachbeitrag untersucht die Digitalisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses anhand eines fiktiven Fallbeispiels. Der Purchase-to-Pay-Prozess umfasst die Bestellung, den Wareneingang, die Verbuchung und die Begleichung von Rechnungen. Trotz hohem Aufwand besteht ein großes Interesse an Automatisierung. Der Beitrag identifiziert Prozessschwächen, wie die manuelle Verbuchung und die physische Vereinnahmung von Rechnungen, und zeigt Optimierungsmöglichkeiten durch digitale Tools und Workflows auf. Die Einführung eines Supply-Chain-Management-Tools und eines Enterprise-Content-Management-Systems sowie die Nutzung von OCR-Scannern und RPA-Tools zur Automatisierung der Verbuchung und Freigabe von Rechnungen werden detailliert beschrieben. Die Digitalisierung zielt auf eine maximale Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung ab, wobei die Durchlaufzeiten erheblich verkürzt und manuelle Aufgaben minimiert werden. Die Nutzenanalyse zeigt Einsparpotenziale von über 500.000 EUR pro Jahr durch die Reduzierung von Personalkosten und die Maximierung von Skontoerträgen. Das Fallbeispiel verdeutlicht die Vorteile einer umfassenden Digitalisierungsstrategie und empfiehlt deren Umsetzung.