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Über dieses Buch

Dieses Fachbuch zeigt Ihnen, wie Organisationen der öffentlichen Verwaltung den digitalen Wandel erfolgreich meistern

Behörden und öffentliche Einrichtungen stehen vor der Herausforderung, ihre Leistungen und Aufgaben für Bürger und Unternehmen in elektronischer Form und unabhängig von Zeit und Ort zur Verfügung zu stellen. Für eine integrierte digitale Transformation des öffentlichen Sektors müssen alle internen Prozesse und Services hinterfragt und neu gedacht werden. Nur so ist eine Überwindung des weit verbreiteten und tief verwurzelten Bürokratiemodells möglich.
Ausgehend von konkreten Umsetzungsbeispielen werden die Erfahrungen aus vielen Jahren intensiver Beschäftigung mit der digitalen Transformation in öffentlichen Verwaltungen beschrieben. Der Leser erhält zahlreiche methodische Vorschläge für die Herangehensweise in Projekten. Besonders betrachtet wird die Grundlagenarbeit in den ersten Phasen von Projekten, die vor einer Implementierung von neuen Anwendungen erledigt werden müssen, um maximal integrierte und digital transformierte Prozesse gestalten zu können. Zusammenfassend stellt Streicher zehn grundlegende Prinzipien der Transformation in der öffentlichen Verwaltung auf.

Erhalten Sie zahlreiche anwendungsorientierte Hinweise und konkrete Lösungsvorschläge für erfolgreiche digitale Transformationen von Behördenverfahren und Services im öffentlichen Sektor

Es richtet sich an Führungskräfte und Projektleiter, die organisatorische und technische Veränderungen in ihren Organisationen planen und umsetzen. Die wichtigsten Punkte zum Inhalt sind:
Geeignete Technologien für den Public SectorAusgewählte Projekte der digitalen TransformationStrategische Herausforderungen und Probleme in der PraxisWerkzeugkasten "Methoden und Formate“

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Einführung

Zusammenfassung
In der politischen Tagesrhetorik wird heute überwiegend der Begriff Digitalisierung verwendet. Tatsächlich wird aber digitalisiert, seit Computer erfunden wurden. Der Öffentlichkeit wird suggeriert, dass die flächendeckende Verfügbarkeit von Breitband bzw. 5G-Netzen die Lösung aller digitalen Problemstellungen wäre. In der Praxis ist das aber leider so nicht der Fall, denn Breitband und 5G sind nur – wenn auch fortgeschrittene – Übertragungstechnologien. Das erste Kapitel beschäftigt sich mit den beiden Begriffen Digitalisierung und digitaler Transformation, denn in der Praxis tragen sie große Unterschiede in sich. Die digitale Transformation einer Verwaltungsaufgabe ist jedenfalls viel umfassender, denn sie betrachtet die gesamte Prozesskette vom Kunden (Antragsteller) bis zur zuständigen Behörde und wieder zurück zum Antragsteller. Die Problemstellungen dabei sind ungleich höher, als bei der Digitalisierung, wo es hauptsächlich um Daten oder singuläre Softwarelösungen in öffentlichen Organisationen geht.
Hans Werner Streicher

2. Sind die Erwartungen der Führungsebenen erfüllbar?

Zusammenfassung
Die Erwartungen, die von der Politik und der Verwaltungsführung an die „Digitalisierung“ geknüpft werden, sind in der Regel sehr hoch. Im operativen Bereich und der Linienorganisation findet man dagegen eher Vorbehalte und Angst. Die Führungsebene spricht hingegen von Beschleunigung, Einsparung, Optimierung, Vereinfachung, Verbesserung, Modernisierung, Bürokratieabbau, Unterstützung, etc. Die konkreten Erfahrungen aus der bisherigen Transformationsarbeit zeigen ein anderes Bild. Wenn man die Erwartungen der Führung auf ihren Realitätsbezug hin untersucht und hinterfragt, dann stellt sich heraus, dass es sich meistens um Erwartungsniveaus handelt, die in der täglichen Praxis (derzeit) kurzfristig nicht erreicht werden können.
In diesem Kapitel werden die gängigsten Argumente der Führung beschrieben und konkrete Begründungen geliefert, warum das Erreichen der hohen Zielsetzungen in der täglichen Verwaltungspraxis kurzfristig sehr schwierig oder gar nicht möglich ist.
Hans Werner Streicher

3. Geeignete Technologien für den Public Sector

Zusammenfassung
In den letzten drei, vier Jahren hat die technische Entwicklung insgesamt unglaubliche Fortschritte erzielt. Möglich wurde das unter anderem durch Innovationen im Hard- und Software-Bereich. Einige der neuen Technologien, wie z. B. Artificial Intelligence, Augmented Reality, Blockchain, Sensorik im Rahmen von IoT (Internet-of-Things), etc., haben die klassischen Prozesse in der Wirtschaft weltweit disruptiv verändert. Und der Weg geht weiter. Nahezu täglich kommen Technologien auf den Markt, die das bisher gekannte Niveau schon wieder nach oben verlassen haben und neue, spektakuläre Funktionen zur Verfügung stellen. Es ist zum einen schwierig, die Übersicht zu bewahren und zum anderen erfordert es sehr viel Sach- und Prozesskenntnis, um eine neue Anwendung hinsichtlich ihres Nutzwertes für den Public Sector einschätzen zu können.
In diesem Kapitel werden jene Technologien beschrieben, die das Potenzial für Veränderungen und Transformationen von Verwaltungsprozessen oder Verfahren haben.
Hans Werner Streicher

4. Ausgewählte Projekte der digitalen Transformation

Zusammenfassung
Das Kap. 4 enthält insgesamt 10 ausgewählte Vorhaben der digitalen Transformationen aus unterschiedlichen Verwaltungsbereichen und -ebenen des Public Sector in Österreich.
Beginnend bei der Ausgangslage und den Rahmenbedingungen werden die wichtigsten Schritte der Transformation aus organisatorischer, rechtlicher, technischer und kultureller Sicht beschrieben. Am Ende der einzelnen Abschnitte erfolgt eine Zusammenfassung der gewonnenen Erkenntnisse, die in Summe ein umfassendes Bild der in solchen Aufgaben zu erwartenden Themenstellungen und Lösungsansätze ergeben.
Die Projekte stammen aus den drei Ebenen des österreichischen Public Sector, um dem Leser einerseits die spezifischen Rahmenbedingungen des jeweiligen Organisationsbereiches vorstellen zu können. In den Verfahrenslandschaften des DACH-Raumes gibt es auf den korrespondierenden Ebenen auch viele, sehr ähnliche Transformationsaufgaben, sodass die beschriebenen Vorhaben mit ein wenig Abstraktionsvermögen leicht in den eigenen Bereich übertragbar sind.
Hans Werner Streicher

5. Probleme in der Praxis oder die Mühen der Ebene

Zusammenfassung
In den nächsten Jahren wird es überall in den Verwaltungslandschaften in Europa eine Vielzahl von Vorhaben zur digitalen Transformation von Verwaltungsleistungen, Verfahren oder Förderungen geben. Da und dort wird auch länderübergreifende Zusammenarbeit erfolgen, weil die Prozesse grenzüberschreitend abgewickelt werden müssen. Alle Aufgabenstellungen haben vergleichbare Ausgangslagen und Herausforderungen.
Im folgenden Kapitel werden die aus der langjährigen Praxisarbeit erkannten Problemstellungen beschrieben und konkrete Lösungsansätze dazu vorgestellt. Die Darstellung beginnt mit den strategischen Aufgaben, die in der Führungsebene angesiedelt sind und geht dann systematisch weiter über die inhaltlichen, organisatorischen und technischen Herausforderungen, die in den Vorhaben auftreten und bewältigt werden müssen. Abgerundet wird jeder Teilabschnitt im Kapitel mit konkreten Vorschlägen von praxiserprobten Arbeitsweisen und Formaten für die tägliche Projektarbeit.
Hans Werner Streicher

6. Werkzeugkasten „Methoden und Formate“

Zusammenfassung
Die Vielfalt der Themen in Vorhaben der digitalen Transformation erfordert geeignete Methoden, welche die Projektteams gezielt unterstützen. Es gibt im Public Sector vereinzelt auch Organisationsentwickler, die über breites Wissen und große Werkzeugkästen verfügen. Allerdings sollten die meisten dieser Spezialisten wissen, dass Werkzeuge nur dann unterstützend wirken, wenn sie richtig eingesetzt werden – und das gilt besonders für die digitale Transformation. Das beste Instrument hilft nicht, wenn es mühsam zu erlernen oder kompliziert in der Anwendung ist, somit scheiden viele Spezialwerkzeuge aus. Man muss sich daher behelfen und sollte nur solche Werkzeuge im Transformationsprozess einsetzen, die in den Organisationen flächendeckend vorhanden sind und sowohl die Mitarbeiter als auch die externen Partner leicht bedienen können. Man braucht nur wenige Methoden und Formate, um die Projektarbeit zu organisieren, zu dokumentieren und zu visualisieren. Eine praxiserprobte Auswahl von Werkzeugen zeigen die nachfolgenden Unterkapitel.
Hans Werner Streicher

7. Erkenntnisse und Ausblick

Zusammenfassung
Die technologische Entwicklung schreitet unaufhaltsam voran, es entstehen neue Anforderungen, denen der Public Sector hinterherläuft. Autonome Systeme, Big Data und KI werden noch weit stärker auf der öffentlichen Agenda auftauchen und die Anspruchsniveaus der Stakeholder hinaufsetzen. Immer mehr Digital Natives erhöhen als Kunden oder Mitarbeiter der Verwaltung den Druck zu innovativen Lösungen noch zusätzlich. Der Public Sector wird sich bemühen müssen, die digitale Transformation intensiv voranzutreiben, um sich selbst zu erneuern und als moderne Organisation die Unternehmen und Bürger durch digitale Services zu unterstützen. Veränderungsbedarf gibt es aber nicht nur im Public Sector, denn zeitgleich sind die Back-Offices der Unternehmen umfassend betroffen. Es gibt vergleichbare Herausforderungen, denn auch dort existieren noch alte File-Systeme und Fachanwendungen, die erst abgelöst werden müssen, bevor eine innovative Prozessintegration umgesetzt werden kann. Die nächsten Abschnitte beinhalten Prinzipien und Vorschläge zur Bewältigung der Herausforderungen.
Hans Werner Streicher

8. Anhang

Zusammenfassung
Die folgenden Tabellen enthalten in alphabetischer Ordnung Literaturempfehlungen bzw. aktuelle Links zu Verwaltungsorganisationen und digitalen Basisverfahren auf Bundesebene, welche Grundlagen für digitale Transformationen von Prozessen auf allen Verwaltungsebenen in der DACH-Region sind (Tab. 8.1 - 8.3).
Hans Werner Streicher
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