Digitalisierung der Geschäftsreise

In der Einleitung erhalten Sie zunächst einen Überblick über den Grad der Digitalisierung von Geschäftsreiseprozessen in deutschen Unternehmen. Außerdem werden die Trends im Geschäftsreisebereich dargestellt: Neben Nachhaltigkeits- und Sicherheitsaspekten spielen hier insbesondere mobile Tools, die Buchung durch den Reisenden selber und der Erlebnischarakter von Geschäftsreisen eine Rolle. Schließlich erhalten Sie noch einen Überblick über den Aufbau des Buches.

Im Zentrum des Kapitels steht die Buchung von Reiseleistungen in der Online Booking Engine (OBE) und die Anbindung der unterschiedlichen Reisedienstleister, wie Fluggesellschaften, die Bahn, Hotels und Mietwagengesellschaften. In einigen Fällen sind spezielle Verträge notwendig, die das Unternehmen mit einem Reisedienstleiter schließen muss. Die OBE führt sämtliche Reisedienstleister zu einer Buchung zusammen, von der Planung der Reise bis zum fertigen Reiseplan bleibt der Buchende mit wenigen Ausnahmen in der Oberfläche der OBE. Auch Hintergrundprozesse und die Bezahlung können einheitlich über die Firmenkreditkarte geregelt werden. Die Einbindung weiterer Dienstleister kann entweder über die Einbindung externer Apps in die OBE oder auch nur über einen Absprung gewährleistet werden. In den Fokus der Reiseplanung ist nicht zuletzt durch Covid-19 die Sicherheit des Geschäftsreisenden gelangt. Hier werden am Ende des Kapitels Möglichkeiten aufgezeigt, Sicherheitsaspekte in der Reiseplanung mit zu berücksichtigen.

Die meisten Reisebüros und OBEs verfügen über eine mobile eigene App wie auch nahezu alle Leistungsträger (Airlines, Bahn, Hotelportale, Hotelketten, Mietwagengesellschaften). Das Kapitel beschreibt die grundsätzlichen Funktionen einer mobilen App als Reisebegleiter und zum Einchecken und bespricht die Möglichkeiten, über eine App auch Reisemittel zu buchen

Das Abrechnungsmodul sollte in das Buchungsmodul integriert sein, hier gibt es aber auch andere Wege als alles gleich von ein und demselben Tool zu verlangen. Es gibt auch auf die Abrechnung spezialisierte Tools, die mit einem Buchungs-Tool verknüpft werden können. Darüber hinaus gehe ich in dem Kapitel auf die Hauptfunktionen des Abrechnungsmoduls ein – die Zusammenstellung der Pauschalen, den Umgang mit Belegen und die Integration der App. Die Anforderungen an den Workflow zur Prüfung und Genehmigung von Reisekostenabrechnungen werden dargestellt. Abschließend werden die auf dem Markt befindlichen Tools präsentiert – sowohl die „traditionellen“ Cloud-Lösungen als auch neu auf dem Markt befindliche Tools, die vor allem mobile Endgeräte im Fokus haben.

Das kurze Kapitel setzt sich mit der strategischen Frage auseinander, ob ein End-to-end Tool besser ist als die Einführung von zwei Tools – eines für die Reisebuchung und eines für die Reisekostenabrechnung. Das Unternehmen sollte sich im Vorwege Gedanken machen, welche Anforderungen an das Tool gestellt werden und welche Ressourcen für die Implementierung und Wartung des Tools intern vorhanden sind. Hierfür werden konkrete Fragestellungen genannt. Im Anschluss werden die allgemeinen Vor- und Nachteile eines End-to-end Tools erläutert.

Eine OBE besteht nicht nur aus der reinen Funktionalität, Reisemittel zu buchen und Reisekosten abzurechnen. Zum Aufbau gehören Grundelemente wie die Stammdaten der Firma, Stammdaten von Mitarbeitern, die Zuweisung von Rollen und ein Workflow, der den Prozessablauf von der Buchung bis zur Abrechnung steuert. Obwohl jedes System diese Elemente unterschiedlich abbildet und unterschiedliche Möglichkeiten hat, gibt es doch grundsätzliche Gemeinsamkeiten. Diese werden in diesem Kapitel beschrieben.

Die Bezahlung der gebuchten Reisemittel in einer OBE erfolgt zumeist über eine zentrale Firmenkreditkarte. Im Hotelbereich ist dafür zusätzlich eine Vereinbarung mit einem Hotelportal notwendig, das als Akzeptanzstelle fungieren kann. Im Ausnahmefall kommen virtuelle Zahlungsmittel zum Einsatz. Über die Zuordnung der Kreditkartenbelege zur Reisekostenabrechnung können die Zahlungen über die zentrale Karte revisionssicher kontrolliert werden. Hierfür wird eine bestehende Schnittstelle der OBEs eingesetzt, sofern diese vorhanden ist. Das Unternehmen muss über Schnittstellen in FI und HR sicherstellen, dass die Reisekostenabrechnungen in die ERP-Systeme des Unternehmens übernommen werden. Weitere Schnittstellen – zum Beispiel in Dispositions- oder Fakturierungsmodule sind möglich. Die OBE als „end-to-end“-Prozess eingerichtet deckt dann den Reportingbedarf des Unternehmens für den Reisebereich gut ab – sei es für das interne Kostenreporting als auch für Einkaufszwecke wie zum Beispiel Ausschreibungen oder Vertragsverhandlungen mit Dienstleistern.

Die digitale Speicherung und Verarbeitung von Daten im Travel Management erfordert einen Fokus auf den Datenschutz, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Hierzu gehört eine gesonderte Vereinbarung mit dem Dienstleister insbesondere zum Schutz der gespeicherten Reisenden-Stammdaten in einem externen Cloud-System. Hierfür sind neben der reinen Auftragsverarbeitung gerade bei Reisebüros auch die gemeinsame und eigenständige Verantwortung als Rechtsfigur relevant. Die verbreitete, vorteilhafte Abbildung des Reiseprozesses in einem Cloud-System stellt darüber hinaus auch erhöhte Anforderungen an die Datensicherheit: Hier spielen sowohl die TOMs (technische und organisatorische Maßnahmen), aber auch der technische Reifegrad der angebotenen Schnittstellen eine wichtige Rolle. Der Betriebsrat sollte den gesamten Prozess begleiten, ein Informations- und Mitwirkungsrecht ist auf jeden Fall bei der Einführung einer OBE gegeben.

Die Ausschreibung einer OBE ist ein Prozess, der bis zur Entscheidung in den meisten Fällen mindestens ein halbes Jahr dauert. Eine schriftliche Ausschreibung beinhaltet ein Leistungsverzeichnis, ein Preisblatt sowie einen Fragebogen zur Abfrage des Erfüllungsgrades der Anforderungen. Ziel ist die Auswahl eines Tools, das die eigenen Anforderungen am besten erfüllt. Diese qualitativen Anforderungen sind höher zu bewerten als die Kosten des Tools selber. Die Evaluierung der Angebote ist daher komplex. In den anschließenden Bieterworkshops gilt es, die offenen Fragen mit den Anbietern zu besprechen und einen Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Angeboten der Bieter zu gestalten. Öffentliche Vergabeverfahren sind ungleich komplexer, da ein Eingehen auf alternative Angebote der Bieter im Verfahren nicht möglich ist und sowohl Anforderungen als auch Auswahlkriterien vor dem Vergabeprozess bereits wasserdicht feststehen müssen. Aufgrund der Reisekostenrechte ist auch der Markt für OBEs relativ eingeschränkt für den öffentlichen Sektor.

Die Reiserichtlinie ist eine Voraussetzung und meist auch ein Ergebnis der digitalen Abbildung des Geschäftsreiseprozesses: Was darf der Reisende buchen, was darf er in seiner Reisekostenabrechnung einreichen – eine digitale Lösung erfordert hier unwillkürlich Einstellungen, die einer Richtlinie entstammen müssen und diese abbilden. Das Kapitel beginnt mit eher übergreifenden Themen, zunächst aus der Perspektive der Nachhaltigkeit, wie das Unternehmen die Nutzung von umweltverträglichen Reisemitteln – und das sind vor allem öffentliche Verkehrsmittel wie die Bahn und der ÖPNV – zu Lasten von Pkw und Flugzeug steigern kann. Auch sollte das Unternehmen eine aktive Rolle übernehmen, wenn es darum geht, Geschäftsreisen durch Web-Konferenzen oder Möglichkeiten der KI wie Augmented Reality zu ersetzen. Schließlich geht es um die wirtschaftliche Lenkung beim Buchen von Flügen, Bahn, Hotel und Mietwagen durch Vorgaben wie den wirtschaftlichsten Preis zum Zeitpunkt der Buchung, Klassenvorgaben oder Höchstpreisen. Alternativ hierzu bieten sich budgetorientierte Ansätze oder aber auch die Freigabe eines Buchungs-Tools ohne spezielle Kostenvorgaben zu machen. Zum Ende des Kapitels werden Compliance-Aspekte, die die Richtlinie insbesondere für die Reisekostenabrechnung beinhalten sollte, angerissen: Neben der Abrechnung der Tagegelder bzw. Verpflegungskostenpauschalen sollten man sich bei der Einrichtung des Systems Gedanken machen, welche Belegarten den Weg über die Reisekostenabrechnung finden sollten.

Obwohl Reisen und Globalität sehr eng zusammengehören, ist eine globale Lösung immer als eine Vielzahl von lokalen Implementierungen zu sehen: Sowohl lokale Verkehrsmittel und Preise als auch lokale Besonderheiten bei Rechnungsstellung und gesetzlichen Grundlagen für die Reisekostenabrechnung sind zu beachten. Das Kapitel beginnt daher mit den strategischen Überlegungen, aus welchen Gründe die Globalisierung des Travel Managements vorangetrieben werden soll und welche globalen Voraussetzungen in dem Unternehmen bereits geschaffen wurden. Im zweiten Schritt werden unterschiedliche Kombinationen von Dienstleistern und Tools aufgezeigt, mit denen man eine globale Travel-Management-Lösung schaffen kann: Einen gemeinsamen Reisebüroanbieter, Tools, die entweder den „end-to-end“-Prozess abbilden oder aber die helfen, entweder die Buchung oder die Abrechnung der Geschäftsreise global in demselben Tool aber immer von dem entsprechenden Land aus abzubilden. Schließlich werden globale Tools und deren Anwendungsmöglichkeiten kurz vorgestellt und besprochen.

Die Komplexität von Implementierungsprojekten ist insbesondere von der Aufstellung des Unternehmens abhängig wie der Anzahl der Standorte und einer lokalen oder globalen Ausrichtung. Immer sollte ein Implementierungsprojekt mit der Bildung eines abteilungsübergreifenden Projektteams beginnen. Ein interner Projektleiter kommuniziert mit dem Implementierungsmanager, der von dem Tool Anbieter gestellt wird. Der Implementierungsworkshop dient vor allem der Erstellung eines gemeinsamen Projektplanes und der Aufgabenverteilung. Auf das unternehmensinterne Team kommen dann vor allem Aufgaben der Informationssammlung zu. Der Toolanbieter wird das Customizing der Lösung vornehmen. Bei den Schnittstellen wird es auf beiden Seiten Aufwände geben, sie sollten frühzeitig in die Terminplanung mit eingebunden werden. Vor der Inbetriebnahme sollten umfangreiche Tests und ein Pilotbetrieb für einen kleinen Unternehmensteil erfolgen.