Christoph Verenkotte, Präsident des Bundesverwaltungsamts, spricht im Interview unter anderem über die Notwendigkeit, zu standardisieren, zu automatisieren und mehr Geld in die Digitalisierung zu investieren.
Das Bundesverwaltungsamt hat rund 6.000 Mitarbeitende an 23 Standorten und eine Vielzahl von Aufgaben. Wie steuern Sie diese große Behörde und welche Rolle spielt dabei das Controlling?
Im Bundesverwaltungsamt unterliegen wir einem ständigen Wandel und vor allem die Aufgaben haben sich zügig entwickelt. Das hat dazu geführt, dass Steuerungsinstrumente schon sehr früh wichtig wurden. Schon 1999 hat die Behörde eine Kosten-Leistungs-Rechnung eingeführt und nach und nach ein Controlling aufgebaut. Dies ist heute ein wesentliches Instrument. Wir haben eine Hausstrategie und eine digitale Agenda. Die strategischen Schwerpunkte werden vorher im Führungskreis diskutiert. Steuerungsrelevante Informationen brauchen wir permanent und sie sind die Basis für die Transparenz, ein regelmäßiges Berichtswesen und die Führung des Hauses.
Wie gehen Sie dabei vor?
Auf Basis der Strategie definieren wir Ziele. Das ist ein wesentlicher Punkt. Man muss zuerst wissen, was man will. Die Ziele werden dann auf die einzelnen Abteilungen heruntergebrochen. Das heißt, jede Abteilung erhält kennzahlenbasierte Ziele. Dies sind sowohl operative als auch strategische Ziele. Das zu definieren war ein sehr mühevoller Prozess.
Wie messen Sie diese strategischen Ziele?
Wir diskutieren vorher, was trägt wie zur Erreichung eines strategischen Ziels bei. Dieser gesamte Prozess hat mehrere Jahre gedauert, aber er ist gelungen. Im Berichtswesen werden diese Ergebnisse auf der Basis von Feedbackgesprächen dokumentiert. Wir haben anders als viele andere Behörden dezentrale Controllingstellen eingerichtet. Das heißt, in jeder Fachabteilung werden die Daten gesammelt und später im zentralen Controlling zu Monats- beziehungsweise Jahresberichten zusammengeführt. Hier sind wir schon fast auf Industrieniveau.
In Ihrer Behörde setzen Sie viele Projekte um. Wie managen Sie diese?
Wir managen rund 20 bis 30 Projekte für unterschiedliche Ministerien parallel. Wir glauben, dass ein Großteil der ministeriellen Projekte nicht vernünftig organisiert ist. Ressourcen, Ziele, Milestones, Controlling, Veränderungsmanagement usw. - alles, was dazugehört, wird vielfach nicht mitgedacht. Deshalb bilden wir im BVA unsere eigenen Projektmanagement-Strukturen, denn wir sind davon überzeugt, dass ein professionelles Projektmanagement essenziell für den Erfolg eines Projektes ist. Wir haben ein Multiprojektmanagement, mit dem wir dafür sorgen, dass alle Projekte "State of the Art" sind. Wer ein Projekt bei uns im Hause durchführt, muss es anmelden und alle wichtigen projektrelevanten Themen vorab definieren. In unserem Projektmanagementboard wird dann entschieden, ob das Projekt umgesetzt wird. Die Projektverantwortlichen müssen dann nicht nur innerhalb ihrer eigenen Projektstruktur, sondern auch an das Board berichten. Diese beiden zentralen Steuerungsinstrumente, Controlling und Projektmanagement, werden noch ergänzt durch ein Risikomanagement. Wir glauben, dass eine solche professionelle Steuerung unbedingt notwendig ist, um vor dem Hintergrund des demografischen Wandels flexibel zu bleiben. Das ist extrem wichtig. Generell gilt: Ohne Steuerung funktioniert nichts.
Lesen Sie das ganze Interview in der innovativen Verwaltung 11/2022.