Mitarbeitende verbringen häufig viel Zeit bei der Suche nach Dokumenten. Mit einem guten Informationsmanagement kann das nicht passieren: Sie werden direkt richtig abgespeichert – immer und überall zugriffsbereit.
Cloud-basierte Plattformen unterstützen das Qualitätsmanagement.
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Hinter einem digitalen Dokumentenmanagement steckt daher so viel mehr als nur ein verstaubter Ordner mit Dokumenten zu komplizierten Prozessen – irgendwo auf dem Server einer Organisation. In einem lebendigen Informationsmanagement ersetzt das Team den physischen Ordner!
Dokumente, überall zu jeder Zeit abrufbar
Dokumente im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) physisch lediglich abzulegen, ist zwar nicht verkehrt. Allerdings stellt diese Methode nicht sicher, dass Informationen organisationsweit gefunden, genutzt und aktualisiert werden.
Cloud-basierte Qualitätsmanagement-Plattformen bieten eine geeignete Struktur, um QM lebendig werden zu lassen und Mitarbeitenden die aktuellsten Inhalte einer Organisation genau dann zur Verfügung zu stellen, wenn diese benötigt werden. Die Effizienz der Zusammenarbeit wird erhöht und lästige Anwendungswechsel und Prozessbrüche gehören der Vergangenheit an. Ein weiteres Plus ist der einfache und sichere Zugriff auf alle Dokumente und Prozesse – egal, wo und wie, also ob hybrid im Home-Office oder im Büro, das Team zusammenarbeitet.
Vom Dokumentenmanagement zum Informationsmanagement
Um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu motivieren, Qualität zu gewährleisten und Informationen zu teilen, braucht es also eine intuitive Benutzeroberfläche anstelle starrer Ordnerstrukturen. Statt Denkmodelle und Wege vorzugeben, geht es darum, Menschen zu befähigen und ihre Potenziale zu entwickeln.
Wissen muss partizipativ werden.
Dies schreibt im Übrigen auch die ISO-Norm 9001 vor. Zum einen muss der Suchaufwand verringert werden, indem Know-how allen Mitarbeitenden zugänglich gemacht wird. Zum anderen geht es um Arbeitseffizienz, vor allem für neue Kolleginnen und Kollegen oder Mitarbeitende, die sich in ein neues Aufgabenfeld einarbeiten müssen und Sachverhalte klar und empfängergerecht aufbereitet benötigen. Durch ein partizipatives Dokumentenmanagement lässt das Wissen sich einfach in ein funktionierendes Informationsmanagement überleiten.
Informationsmanagement lenkt die Zusammenarbeit
Das Abspeicherns mehrerer Versionen zu verhindern ist ein weiterer wichtiger Punkt in einem funktionierenden Informationsmanagement. Durch eine Änderungshistorie, wie sie zum Beispiel bei Wikipedia zu finden ist, entsteht eine klare Ablage, die die Transparenz erhöht. Der Nutzen: Je strukturierter ein Informationsmanagement, desto geringer der Streuverlust. Auch sehen Mitarbeitende, dass nach dem Fertigstellen eines Dokuments die Verbesserungspotenziale nicht ausgeschöpft sind. Durch den Einblick in die Historie werden Prozesse immer weiter gedacht und aus dem Informationsmanagement entsteht eine Teamleistung.
Wissen systematisch abbilden
Die gemeinsam erarbeiteten Prozessstrukturen, Abläufe und Entscheidungsszenarien nehmen in einem Organisations-Wiki Gestalt an. Wenn dieses mit Kommentarfunktionen versehen und dazu möglichst Wort für Wort durchsuchbar ist, kommt das auch noch dem Anspruch der Internationalen Organisation für Normung nahe.
Eine Visualisierung der Prozesse und eine gut funktionierende Suchfunktion helfen zudem, ein lebendiges Management-System aufrecht zu halten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern fällt es schneller leicht, sich in den oftmals vielschichtigen Ordnerstrukturen zurecht zu finden, und sie verwenden weniger Zeit darauf, nach den richtigen Dokumenten zu suchen.
Fazit: Das Ziel einer jeden Organisation sollte es sein, über ein strukturiertes und zentrales Informationsmanagement zu verfügen. Nur so kann jede Anwenderin beziehungsweise jeder Anwender zu jeder Zeit und von jedem Ort aus auf alle wichtigen Informationen und Prozessbeschreibungen zugreifen. Ein richtig eingeführtes Informationsmanagement sorgt dafür, dass Mitarbeitende langfristig zufriedener sind und effektiver zusammenarbeiten.