Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen, kurz E-Rechnungen, zu empfangen. Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) stehen nun vor der Herausforderung, ihre bestehenden Prozesse auf diese neue Anforderung umzustellen. Allerdings bietet die Pflicht zur E-Rechnung auch eine einzigartige Gelegenheit, Buchhaltungs- und Finanzprozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Als führender Anbieter von Business-Software mit KI unterstützt Sage Unternehmen bei dieser Transformation und liefert innovative Lösungen, die eine einfache und sichere Umsetzung ermöglichen.
Sage
Die E-Rechnung bringt somit nicht nur eine gesetzliche Verpflichtung mit sich, sondern auch das Potenzial, Unternehmensprozesse erheblich zu optimieren. Doch was passiert eigentlich mit einer eingehenden E-Rechnung nach dem Empfang?
Automatisierte Verarbeitung von E-Rechnungen
Moderne Softwarelösungen wie die von Sage sorgen dafür, dass jede E-Rechnung nahezu ohne manuelle Eingriffe verarbeitet wird. Die strukturierte XML-Datei der E-Rechnung ermöglicht eine automatische Erkennung der Rechnungsdaten, wodurch die Notwendigkeit entfällt, diese händisch erfassen zu müssen. Anschließend erfolgt eine Validierung der Daten, um Fehler zu vermeiden. Dank der direkten Integration in Einkaufs- und Buchhaltungssysteme können Rechnungen in nahtlose Workflows überführt werden. Dies spart nicht nur wertvolle Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote in der Rechnungsverarbeitung erheblich.
Künstliche Intelligenz als intelligenter Helfer
Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) können Unternehmen die Zeit für die Rechnungsverarbeitung drastisch verkürzen. Mit einer KI-gestützten Rechnungserfassung, wie sie beispielsweise durch Sage Ai Lösungen zum Einsatz kommt, werden der richtige Lieferant, der Betrag sowie die einzelnen Posten und Termine automatisch ermittelt. Auch die Zahlungsverarbeitung wird durch KI automatisiert, sodass sich Unternehmen auf das Überprüfen der Rechnungen und Sonderfälle konzentrieren können, anstatt sich mit zeitfressenden Routineaufgaben auseinanderzusetzen. Diese Art der Automatisierung führt zu einer höheren Effizienz und einer besseren Kontrolle über den gesamten Finanzprozess.
Unterstützung im Mahnwesen und Cashflow-Management
Weitere wichtige Elemente, die von der Digitalisierung durch E-Rechnungen profitieren, sind das Mahnwesen und das Cashflow-Management. Mit automatisierten Zahlungsaufforderungen und Erinnerungen werden Unternehmen in die Lage versetzt, Zahlungsverzüge frühzeitig zu erkennen und zu beheben. Durch datenbasierte Analysen können zudem Vorhersagen zum Cashflow getroffen werden, die fundierte Entscheidungen ermöglichen. Gleichzeitig sorgen die automatisierte Erstellung professioneller Mahnungen und Zahlungserinnerungen sowie automatisch generierte Notizen und Reports für eine schnellere und fehlerfreie Kommunikation mit Kunden und Lieferanten.
Klare Vorteile für Unternehmen
Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt eine Vielzahl an Vorteilen für Unternehmen mit sich, insbesondere für den Mittelstand:
- Weniger manuelle Arbeit: Durch die Automatisierung werden administrative Aufgaben reduziert, was den Mitarbeitern mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten verschafft.
- Bessere Entscheidungsgrundlagen: Echtzeitdaten ermöglichen fundierte Geschäftsentscheidungen, die auf tagesaktuellen Informationen basieren.
- Erhöhte Sicherheit: Automatische Prozesse sind miteinander verzahnt und greifen auf geschützte Unternehmensdaten zu, statt auf öffentliche Datenbanken.
- Optimierte Workflows: KI und Automatisierung sorgen für eine höhere Übersichtlichkeit und einen schnelleren Zugriff auf relevante Daten, wann immer sie benötigt werden.
Digitale Transformation als Erfolgsfaktor
Die Einführung der E-Rechnung ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung. Sie ist eine Chance, bestehende Prozesse zu modernisieren und gleichzeitig Ihre Effizienz zu steigern. Durch die Kombination von Automatisierung und Künstlicher Intelligenz entstehen messbare Vorteile für Unternehmen: weniger Routineaufgaben, optimierte Workflows und eine verbesserte Liquiditätsplanung. All das trägt dazu bei, die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen zu erhöhen und den Grundstein für die digitale Zukunft zu legen.
Sage stellt für den Mittelstand maßgeschneiderte Lösungen bereit, um die Umstellung auf die E-Rechnung einfach, sicher und effizient zu gestalten. Unternehmen, die die E-Rechnung als Schlüssel zum Erfolg begreifen, jetzt handeln und auf digitale Prozesse setzen, sichern sich einen Wettbewerbsvorteil für die Zukunft.
Nutzen Sie Ihre Chance – treiben Sie die digitale Transformation voran!
Wie Sie Ihr Unternehmen auf die Anforderungen der Zukunft vorbereiten können, weitere Informationen zu Sage Business-Software mit KI und praxisnahe Lösungen finden Sie auf sage.com
