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Über dieses Buch

Lernen Sie mit diesem Buch Methoden und Strategien des Enterprise Content Managements (ECM) kennen

Die digitale Transformation ist allgegenwärtig. Um weiterhin wettbewerbsfähig zu bleiben, führt für Unternehmen kein Weg mehr an der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse vorbei. Diese Entwicklung macht auch nicht vor der Datenverwaltung Halt. In diesem Zusammenhang lautet das Stichwort: Enterprise Content Management (ECM). Was genau sich hinter diesen drei Buchstaben verbirgt, erklärt Ihnen Wolfgang Riggert in diesem ECM-Buch.

Lesen Sie mehr über Grundlagen, Konzepte und Techniken rund um das digitale Dokumentenmanagement. Erfahren Sie, wie Sie Informationen digital effizient zusammenführen und zugänglich machen. Dafür sind folgende Bausteine nötig:

· Erfassung

· Verwaltung

· Bearbeitung

· Verteilung

Das Buch orientiert sich dafür an dem Lebenszyklus eines Dokuments – von der Entstehung bis zur Archivierung. Dieser logische Aufbau erleichtert Ihnen das Verständnis und den Zugang zum Enterprise Content Management.

Von den Grundlagen hin zur praktischen Anwendung

Zunächst liefert das Buch eine klare Definition von ECM. Hierbei handelt es sich um Technologien und Methoden, mit denen Inhalte (Content) unternehmensübergreifend verwaltet und verteilt werden. Anschließend stehen in diesem Buch über ECM folgende Aspekte im Fokus:

· Dokumentenaustausch

· Extensible Markup Language (XML)

· Dokumentenerfassung und Datenextraktion

· Dokumentensuche in Gestalt des Information Retrievals

· Ergänzende Funktionalitäten wie Workflow, virtuelle Akte, digitale Signatur und Wissensmanagement

· Archivierung und Compliance

· Datensicherheit

Dadurch zeigt das Buch, dass ECM viel mehr ist als nur die digitale Verwaltung von Unterlagen. Anschauliche Grafiken und hilfreiche Anleitungen sensibilisieren Sie für den Umgang mit ECM in der Praxis sowie seiner Integration in bestehende IT-Systeme. Das macht das Buch zu einer empfehlenswerten Lektüre für:

a) Studierende der Informatik und verwandten Fachrichtungen

b) Berater und Anwender im Umfeld des Dokumentenmanagements und im IT-Management

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. ECM – Bestandsaufnahme

Zusammenfassung
Veränderungen sind die Begleiter des digitalen Zeitalters. Die Rasanz der technologischen Entwicklungen stellt die Menschen und Unternehmen vor immer neue Herausforderungen. Zu Recht bedeutet sie Wandel und Veränderung und ist verknüpft mit Aufwand und Kosten. Dokumentenmanagement erscheint vor diesem Hintergrund als kleines Puzzleteil und als eine Technologie, die die Datenflut in Gestalt wachsender Dokumentenberge beherrschbar macht. Doch auch hier gilt: Eine isolierte IT-gestützte Lösung erfüllt heutige Anforderungen kaum. Das Zauberwort in diesem Kontext ist Integration. Die zu integrierenden Anwendungskomponenten reichen von der Erfassung über die Verwaltung bis zur Archivierung von Dokumenten. Der Baustein, der diese Zusammenführung ermöglicht ist das Enterprise Content Management (ECM). Integration und ECM sollen daher einführend näher betrachtet werden.
Wolfgang Riggert

2. Dokument

Zusammenfassung
Das Dokument, seine physische Grundlage in Form des Papiers, seine Eigenschaften, seine Vor- und Nachteile bei der Verwendung und sein Lebenszyklus vergegenwärtigen in diesem Kapitel seine dominante Rolle im Informationsmanagement.
Wolfgang Riggert

3. Dokumentenaustausch

Zusammenfassung
Das Thema digitale Transformation oder Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft ist allgegenwärtig. Damit Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, verändern sie mittels Digitalisierung ihre Geschäftsprozesse, ihre Produkte oder ihre Geschäftsmodelle. Um eine schnelle Versorgung mit Informationen zu erreichen, ist dabei der Austausch von Dokumenten auf elektronischem Wege unverzichtbar. Dieser Aspekt und seine Umsetzung in EDIFACT sind Gegenstand der folgenden Betrachtung. Dabei werden die Vor- und Nachteile eines elektronischen Dokumentenaustausches, seine zugrundeliegende Nachrichtenstruktur, die IT-gestützte Realisierung und mögliche Erweiterungskonzepte erläutert werden.
Wolfgang Riggert

4. XML (Extensible Markup Language)

Zusammenfassung
XML gilt als universelles Sprachmodell zur Entwicklung von Internetanwendungen und zum Austausch von Informationen. Als Metasprache wird es als ausreichend flexibel erachtet, die Nachteile von EDIFACT auszugleichen. Wo die Vorteile liegen, welche begleitenden Standards existieren und welche Formate eine praktische Bedeutung erlangt haben, klärt das folgende Kapitel.
Wolfgang Riggert

5. Dokumentenerfassung

Zusammenfassung
Die zweite Phase des Dokumentenlebenszyklus widmet sich der Bearbeitung der Dokumente. Dabei steht das Bemühen im Vordergrund, die grundsätzliche Dokumentenstruktur zu erkennen. Ziel ist es, die Syntax und den Satzbau nachzuvollziehen, um auf die Bedeutung einzelner Textelemente oder des Satzes zu schließen. Nicht selten muss dafür auch der vorausgegangene oder der nachfolgende Satz zu Rate gezogen werden. Dieser Umstand lässt die Komplexität der notwendigen Verfahren erahnen. Der Grund dieser tiefgreifenden Analyse liegt darin, die Dokumente zielgerichtet den folgenden Verarbeitungsstufen zugänglich zu machen. Wenn möglich, soll die Weiterleitung automatisch ohne Eingriff eines Mitarbeiters erfolgen. Daher stehen in diesem Kapitel die Dokumentenklassifikation und die darauf basierende Datenextraktion mit ihren Verfahren und Methoden im Vordergrund. Ergänzt werden die Ausführungen durch die an Relevanz gewinnende Anwendung des Text Minings.
Wolfgang Riggert

6. Dokumentenmanagement

Zusammenfassung
Das Dokumentenmanagement hat sich im Laufe der Zeit stark gewandelt. Stand zunächst die reine Verwaltung in Form einer Erweiterung der Möglichkeiten der Betriebssystemfunktionen im Mittelpunkt, erscheinen heutige Systeme um vielfältige Aspekte ergänzt. Dazu zählen Workflows, elektronische Signaturen, virtuelle Akten oder Wissensmanagement. Dieses Kapitel zeichnet ausgehend von den Kernfunktionalitäten und den Informationsarten diese Entwicklung nach.
Wolfgang Riggert

7. Dokumentensuche – Information Retrieval

Zusammenfassung
Die Informationssuche stellt ein Grundbedürfnis jeglicher Informationsverarbeitung dar. Suche ist der einfachste und universellste Ansatz für den Zugriff auf große Informationsmengen. Ohne sie wäre der Fundus im Informations- und Wissensspeicher Internet nicht für jedermann verfügbar. Sie reicht historisch gesehen von der Suche nach Zeichenmustern und Dateinamen auf Betriebssystemebene bis zu umfassender komfortabler Suchfunktionalität in allen Komponenten integrierter und funktionaler Anwendungssysteme. Drei Sichtweisen beleuchten das Suchgeschehen genauer und werden in diesem Kapitel betrachtet:
  • Information Retrieval als allgemeine Disziplin,
  • Volltextsuche konzentriert auf Dokumente im Umfeld von Dokumentenmanagementsystemen,
  • Enterprise Search auf der Grundlage aller unternehmensinternen Informationen.
Wolfgang Riggert

8. Archivierung

Zusammenfassung
Diese Komponente dient zur langfristigen und unveränderbaren Aufbewahrung von Informationen. Im Laufe der Zeit hat sich die Funktionalität stark verändert, indem Aspekte wie Compliance, Revisionssicherheit, Mail-Archivierung und rechtliche Gesichtspunkte hinzugekommen sind. Im Gegensatz zur einfachen Ablage in Form einer Datenspeicherung spielt insbesondere die Archivierungspflicht eine herausragende Rolle. Diese Aspekte werden einzeln in diesem Kapitel beleuchtet.
Wolfgang Riggert

9. Dokumentenablage

Zusammenfassung
Die „Store“-Komponente eines ECM-Systems dient zur temporären Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig oder archivierungspflichtig sind. Auch wenn Medien zum Einsatz kommen, die für eine Langzeitarchivierung geeignet sind, ist das „Store-“ vom „Preservation“-Konzept durch den Inhalt abgegrenzt. Die in diesem Kapitel vorgestellten Konzepte wie Tired Storage oder Information Lifecycle Management sind bestrebt, Daten schnell und preiswert dauerhaft zu speichern und gegebenenfalls zuverlässig zu reproduzieren. Sie bilden die technische Basis der Datensicherheit, die den Compliance-Gedanken zusätzlich berücksichtigt.
Wolfgang Riggert

10. Fazit

Zusammenfassung
Big Data, Collaboration, Cloud-Computing und Künstliche Intelligenz KI/Machine Learning sind digitale Technologien, die für Unternehmen im rasanten Tempo relevant werden. Stärker denn je muss sich die Unternehmensführung mit einem Wandel der Lebens- und Arbeitswelt auseinandersetzen und neue Aufgaben in die Geschäftsstrategie integrieren. Die Einbindung neuer Technologien dient dabei vor allem dem Ziel, das Informationsmanagement effizienter und effektiver zu machen. Denn Digitalisierung bedeutet immer auch eine Beschleunigung der internen und externen Kommunikation und ein Überdenken der Abwicklung der Geschäftsprozesse hinsichtlich ihrer zeitlichen Dimension. Das Ziel bleibt klar: Eine Erhöhung der Mitarbeiterproduktivität und eine verbesserte Wertschöpfung genießen oberste Priorität.
Wolfgang Riggert

11. Praktische Hinweise

Zusammenfassung
Dienstleistungen rund um das Thema Dokumentenmanagement werden von zwei auf dieses Thema spezialisierte Unternehmensberatungen angeboten:
  • Project Consult
  • Zöller&Partner
Wolfgang Riggert

Backmatter

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