18. eGovernment: Die digita(gi)le Zukunftsakte

Vgl. Miller (1997), insbesondere das Schaubild auf Seite 12.

Siehe Kap. 3: „Wozu könnte unsere Gesellschaft eine ‚agile Verwaltung‘ brauchen?“

Die Zwischenstufe der „Abteilungsrechner“ soll hier übersprungen werden.

Vgl. Mankins (2016).

Vgl. dazu beispielsweise bitkom (2014).

So wünschen sich laut einer Umfrage der Gesellschaft für Konsumforschung (GfK) knapp 30 % der deutschen Arbeitnehmer an PC-Arbeitsplätzen Zusatzangebote wie firmeninterne Soziale Netzwerke, um die Anzahl der E-Mails zu reduzieren (spielraum 2015). Diese Idee verkennt den Charakter interner E-Mails als Methode, Arbeitsaufträge und Informationen (Dokumente) gezielt zu adressieren.

Dies ist die Grundstruktur, die wir in Verwaltungen am Anfang unserer Projekte vorfinden. Und natürlich gibt es Modifikationen dieser Grundstruktur. Teilweise gibt es noch zusätzlich „persönliche“ Ordner oder Laufwerke für jeden Mitarbeiter usw.

Der Begriff des Vorgangs stellt einerseits die deutsche Übertragung des englischen Wortes „case“ und des französischen Begriffs des „dossier“ dar. Andererseits ist es bereits in der deutschen Schriftgutverwaltung eingeführt. So empfehlen beinah alle Beihefte zu bundesdeutschen Aktenplänen die „Ablage nach Vorgängen“. Zum Beispiel in den Vorbemerkungen zum Einheitsaktenplan Bayern heißt es: „In einem Vorgang sind ‚alle [Dokumente] zusammengefasst, die einen konkreten, abgrenzbaren Sachverhalt betreffen und für dessen Bearbeitung, Verständlichkeit und Nachvollziehbarkeit bedeutsam sind.“ Vgl. Archive Bayerns (2011, S. 7), Wiedemann und Fritsch (2014). Diese „Definition“ ist einigermaßen unverständlich und nicht ausreichend, um die Arbeitspraktiken in einem Team auf der Basis eines gemeinsamen Verständnisses zu standardisieren.

Vgl. Steinbrecher und Müll-Schnurr (2014).

Der Begriff des „Ordners“ soll hier unabhängig von der technischen Umgebung verstanden werden. Klar ist, dass es sich nicht um Papierordner handelt: In unserem Kontext „E-Akte“ setzen wir die Digitalisierung voraus. Aber ob es sich um einen Windows-Ordner handelt oder einen SharePoint-Raum oder ein entsprechendes Objekt in einer Dokumentenmanagement-Software soll hier nicht festgelegt werden. „Ordner“ ist hier ein Strukturelement, keine Objektklasse in einer Datenbank.

Auf eine mögliche Differenzierung dieser Rechte nach Lese-, Schreib- und anderen Rechten gehen wir in diesem Kapitel nicht ein. Die Darstellung eines prozessorientierten Berechtigungskonzepts würde seine Grenzen sprengen.

Für eine ausführlichere Kritik des Workflow-Konzepts vgl. Steinbrecher und Müll-Schnurr (2014), Kap. 20, sowie Steinbrecher (2014a) und (2014b).

Das Konzept orientiert sich am Framework des Adaptive Case Management; vgl. Swenson (2010), Fischer et al. (2016), Palmer et al. (2016).

Siehe Noll (2018).

Trotz dieser Abweichung von der ursprünglichen Bedeutung des „Meilensteins“ im Projektmanagement wollten wir diesen Begriff verwenden und nicht Worte wie „Phase“ oder „Teilprojekt“. Phase legt den Akzent zu sehr auf eine zeitliche Abfolge, während Meilensteine eben auch nicht nur nacheinander, sondern auch bisweilen parallel aktiv sein können. Den Begriff „Teilprojekt“ wollen wir auf verzahnte Prozesse beschränken.

Die Listen der Muster-Meilensteine von Vorgängen sind also bei den jeweiligen Prozessen zu hinterlegen.

Das ist letztlich eine Frage der Definition und der Konstruktion der Prozessliste. Vgl. Steinbrecher und Müll-Schnurr (2014).

Zu einer möglichen Verwendung des Produktplans als Aktenplan siehe Steinbrecher (2007). Prinzipielle Einwände gegen die Zulässigkeit einer prozess- bzw. produktorientierten Ablage erhebt Sannwald (2013) aus Sicht eines Archivars.

Wenn wir also von Objekten sprechen, so meinen wir dies in einem grammatikalischen Sinn: „In diesem Vorgang bearbeite ich einen Bauantrag von Daniela Meyerbeer zum Flurstück 5609/24.“ Ein Kunde oder Bürger ist deshalb in unserem Sinne auch ein „Objekt“, obwohl Menschen natürlich keine Dinge sind.

Es gibt (auch nach Bundesländern) unterschiedliche Rechtsauffassungen, ob es zulässig ist, eine Liste „aller Bürger“ zu führen, oder ob diese nach einzelnen Kategorien getrennt werden muss: „Grundstückeigentümer“, „Hundesteuerpflichtige“ usw. Für unser Thema spielt dies eine untergeordnete Rolle.

Durchaus nicht alle Dokumentenmanagementsysteme erfüllen diese Anforderungen. Ihre genaue Beschreibung im Leistungsverzeichnis einer Ausschreibung ist deshalb entscheidend. Leser, die vor einer Ausschreibung stehen, können gerne kostenlos per E-Mail unser „Musterlastenheft DMS“ anfordern.

Vgl. Sannwald (2013). Die traditionellen, auf der Papierordnung basierenden Aktenpläne sind nämlich vorwiegend objektorientiert, d. h. sie enthalten Aktenplaneinträge für Personalakten, Grundstücksakten, Akten von Führerscheininhabern usw.

Ein gutes Beispiel dafür sind die „Arenen“ genannten interdisziplinären Teams im schwedischen Ängelholm. Vgl. Kap. 20 dieses Buchs.