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Erschienen in:

2020 | OriginalPaper | Buchkapitel

3. Eine Projektsprache und ein Domänenmodell für die Collaboration Platform

Wie können wir ein leistungsfähiges DMS beschreiben, obwohl wir heute noch gar nicht wissen, was wir später brauchen?

verfasst von : Wolf Steinbrecher

Erschienen in: Agile Einführung der E-Akte mit Scrum

Verlag: Springer Berlin Heidelberg

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Zusammenfassung

Ein Projekt bedarf einer eindeutigen Projektsprache, in der sich alle Projektbeteiligten verständigen. Das gilt auch für die Kommunikation zwischen Verwaltung und Software-Lieferanten. Diese Kommunikation beginnt mit der Ausschreibung, insbesondere bei Erstellung eines Lastenhefts. Die Vorarbeit dafür wird in diesem Kapitel geleistet, indem es die Vision der E-Akte, wie sie in Kap. 1 entworfen wurde, in eindeutig definierte Begriffe der Verwaltungsarbeit übersetzt.

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Vorheriges Kapitel Was uns bremst: der Geist des Papiers

Nächstes Kapitel Prozessoptimierung und DMS – die technische Illusion

Vgl. Abschn. 1.5 „Activity-Management integrieren!“.

Vgl. [1], Kap. 2.

[2], S. xxi.

Das implizite vorgangsbezogene Wissen ist nirgendwo niedergelegt. Bildet das explizite codierte Vorgangswissen quasi den Boden unter den Füßen des Teams, so liegt das implizite Wissen in seinen Bewegungen und Rhythmen – im Teamgefühl.

Vgl. dazu unten die Abschnitte „Wissensdokumente“ und „Vorlagen und andere Prozessdokumente“.

Es sei denn, das DMS ersetzt das Fachverfahren. Siehe oben Abschn. 2.5.2.

Zur Schnittstellenproblematik vgl. Kap. 8.

Das ist selbstredend nur eine Festlegung, um in diesem Buch ein durchgängiges konsistentes Begriffsgerüst zu verwenden. Jeder Leser, jede Organisation kann ihre eigenen Definitionen vereinbaren.

Zur strukturierten Ablage von (un- oder schwach strukturierten) Projekten vgl. [5].

[3], Erläuterung Nr. 3 zu § 18. Zitiert nach [4], Seite 7.

Achtung! Der Begriff „Objekt“ wird hier nicht im Sinne der Informatik („objektorientierte Programmierung“) verwendet. Die hier verwendete Bedeutung entstammt dem Prozessorientierten Ablagesystem (PAS®).

Dafür hatte ich ein Excel-Tool programmiert. Leser können das Tool kostenlos bei mir per Mail anfordern.

Das ist nur ein bildlicher Ausdruck. In der Realität wird vermutlich physikalisch keine Datei „verschoben“. Es wird einfach ein Flag als Metadatum auf den Vorgang gesetzt.

Früher hat man viel Mühe darauf verwendet, den Mitarbeitern Nachschlagewerke übersichtlich zur Verfügung zu stellen: Telefonbücher, Stadtpläne, Lexika, Hotelverzeichnisse, DIN-Vorschriften und so weiter. Heute findet man solche Informationen weitgehend mühelos im Internet, oder man kann zumindest Fachdatenbanken wie JURIS oder ähnliche abonnieren. Die Frage, ob und in welchem Umfang man überhaupt Verweise auf solche externen Dokumente im eigenen DMS vorhalten soll – z. B. in Form von Links -, wird von Verwaltungen unterschiedlich beantwortet. Sie wird hier nicht behandelt.

Einige weitere Erläuterungen zum Thema „Wissensdokumente“ finden sich in [6], Kap. 11.

Die Bezeichnung „Aktenplan“ stammt aus der Papierwelt (vgl. Kap. 2). Bei digitalen Ablagesystemen (auch eindimensionalen, die derzeit noch weitgehend vom Windows-Dateisystem geprägt werden), sprechen wir in unseren Publikationen von Ordnerplänen, um die Differenz zu markieren. Dies gilt auch für das Lastenheft, obwohl der Begriff für die meisten Softwarehersteller ungewohnt ist. „Aktenplan“ verwenden wir im Folgenden nur in Bezug auf herkömmliche papierbasierte Pläne (Einheitsaktenplan Bayern u. ä.).

Wir bieten dafür Vorlagen in Form von Musterordnerplänen an.

Produkte und Prozesse sind weitgehend aufeinander abbildbar: ein Produkt wird innerhalb eines Prozesses erstellt. Allerdings sind Produkte z. T. „gröber“ definiert als Prozesse. Deshalb ist die Zahl der letzteren höher als die der Einträge im Produktplan einer Kommunalverwaltung. - Die Zahl der Prozesse ist in Bundes- und Landesbehörden deutlich geringer.

Vgl. Abschn. 2.5.1.

Zur Schlagwortablage vgl. [6].

In einigen kommunalen Aktenplänen wird zwischen Sachakten (die sich auf konkrete Vorgänge beziehen) und „Generalia“ unterschieden. Dies ist z. B. im Boorberg-Aktenplan der Fall. Die Die Die Internetseite [13] definiert Generalia wie folgt: „Generalien (lat. Generalia), allgemeine Angelegenheiten im Gegensatz zu den Spezialien oder Spezialsachen, insbesondere bei einer Behörde diejenigen Angelegenheiten, welche den Dienst im allgemeinen anbetreffen, und worüber Generalakten ergehen, im Gegensatz zu den einzelnen Angelegenheiten, die in den Geschäftskreis der betreffenden Behörde gehören.“ (abgerufen am 22.12.2017). Dies ist zwar nicht besonders verständlich ausgedrückt, entspricht aber Wissensakten.

Dies widerspricht der klassischen Begriffssystematik des Archivwesens. Dort lagen unterhalb des Aktenplaneintrags die eigentlichen „Akten“, die sich meist auf Objekte bezogen, und erst darunter die Vorgänge.

Vgl. ihre Ausführungen zur Wissensproduktion, die wir in Kap. 1 zitiert haben. Siehe [7], Seite 11.

Das.

Die Stadt Karlsruhe macht sich seit 2016 auf diesen Weg. In einem sog. IQ-Prozess (IQ steht für „innovativ und quer“) hat sie sechs strategische Themenkorridore definiert: Moderne Verwaltung, Soziale Stadt, Wirtschafts- und Wissenschaftsstadt, Grüne Stadt, Mobilität sowie Zukunft Innenstadt. Allein durch die Nennung dieser sechs Schlüsselthemen kann sich das gemeinsame Handeln und Fortdenken aller Mitarbeiter sprachlich fokussieren.

Natürlich werden auch Dokumente „gekennzeichnet“; aber hierzu später.

Spricht „getäggt“, von englisch „tag“ = Etikett, Anhänger, übertragen: Schlagwort.

In einigen DMS werden sie auch „Attribute“ genannt.

Vgl. dort den Abschnitt „Standardisierte Stammdatenpflege“.

GUID = „Globally Unique Identifier“. Das ist eine nach dem Zufallsprinzip erzeugte Zahl mit 16 Bytes. Diese Zahl ist so lang, dass es theoretisch mehr GUID’s gibt als Elementarteilchen im Universum. Deshalb ist die Wahrscheinlichkeit, dass die gleiche GUID irgendwo doppelt vergeben wird, zu vernachlässigen.

Man nennt das „lokale Synonyme“, weil nur dann auch nach Namen „Meierbeer“ gesucht wird, wenn es um die Person mit jetzigem Namen „Lieselotte Langenfeld“ geht. Nicht immer, wenn man nach „Langenfeld“ sucht, soll auch zusätzlich nach „Meierbeer“ gesucht werden. Das wäre ein globales Synonym, so wie z. B. „Müll“ und „Abfall“.

Unter Adaptivität verstehen wir die Eigenschaft eines Dokumentenmanagementsystems, dass die Anwender bzw. die Keyuser oder Administratoren Metadaten, Verschlagwortungsmasken usw. leicht selbst pflegen können, ohne auf die dauernde Hilfestellung des Herstellers angewiesen zu sein.

Das ist natürlich eine rein spekulative Behauptung. Wer mir das Gegenteil beweist, kriegt ein Freiexemplar des Buchs „Agile Verwaltung“. Mit Widmung und schriftlicher Abbitte.

Vgl. meinen Vortrag auf dem 23. Archivwissenschaftlichen Kolloquium in [10].

Vgl. [8] und [9].

Evtl. mit der Ausnahme, dass ein Mitglied des Vorgangsteams bestimmte Aufgaben als „persönlich“ kennzeichnen kann.

Zum Begriff der NPA siehe unten Abschn. 3.15.

Im Lastenheft wird nicht zwischen „Vorgangsteam“ und „erweitertem Vorgangsteam“ unterschieden, Die Rede ist dort immer vom „Vorgangsteam“. Die Unterscheidung ergibt sich aus dem Kontext.

Das Konzept orientiert sich am Framework des Adaptive Case Management; vgl. [11].

Den Begriff haben wir aus David Allens GTD-Konzept übernommen ([12]). Dort kürzt NPA den Begriff „next physical action“ ab.

Siehe dazu [1].

Eric J. Evans: Domain-Driven Design: Tackling Complexity in the Heart of Software, Addison-Wesley, 2003, ISBN 0-321-12521-5

Vaughn Vernon: Implementing Domain-Driven Design, Addison-Wesley, 2013, ISBN 978-0-321-83457-7

Allgemeine Geschäftsordnung (AGO). Organisationshandbuch mit Kommentar für die öffentliche Verwaltung in Bayern. Bearbeitet von Ludwig Wiedemann und Gerhard Fritsch, Carl Link-/Deutscher Kommunal-Verlag, Kronach u. a. Loseblattausgabe (Rechtsstand: 1.3.2011)

Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns (Hrsg.): Einheitsaktenplan für die bayerischen Gemeinden und Landratsämter mit Verzeichnis der Aufbewahrungsfristen (EAPl-Aufbewahrungsfristenverzeichnis; EAPlAufbew); Stand 1.4.2011, herausgegeben vom Bayerischen Gemeindetag, Bayerischen Städtetag, Bayerischen Landkreistag und von der Generaldirektion der Staatlichen Archive Bayerns; Staatliche Archive Bayerns – Riehe Digitale Medien Nr. 3:

Jan Fischbach, Wolf Steinbrecher: Projektablage: Wie aus einer lästigen Pflicht eine mächtige Plattform für Zusammenarbeit wird, Kindle Edition, Amazon, 2014

Wolf Steinbrecher, Martina Müll-Schnurr: Prozessorientierte Ablage: Dokumentenmanagement-Projekte zum Erfolg führen. Praktischer Leitfaden für die Gestaltung einer modernen Ablagestruktur.3. Aufl.. Berlin Heidelberg New York: Springer-Verlag, 2014.

Ikujiro Nonaka, Hirotaka Takeuchi: Die Organisation des Wissens. Wie japanische Unternehmen eine brachliegende Ressource nutzbar machen, Campus Verlag, 2. Auflage, 2012

Dr. Björn Appelmann: Einsatz agiler Arbeitsmethoden in der strategischen Planung, Vortrag auf der Konferenz „Agile Verwaltung 2018“, Stuttgart, 21.02.2018, pdf-Download https://agileverwaltungorg.files.wordpress.com/2018/02/2018-02-12-vortrag-iq-prozess-und-arbeitsweise-pptx.pdf

Julia Frisch: Präsentation des IQ-Prozesses der Stadt Karlsruhe, englische Fassung, 20.02.2018, pdf-Download https://agileverwaltungorg.files.wordpress.com/2018/03/vortrag-iq-prozess-und-arbeitsweise_stadt-karlsruhe_englisch-mit-notizen.pdf

10.

Wolf Steinbrecher: Die digitale Akte und die Expertenrolle der Archivwissenschaft; Vortrag auf dem 23. Archivwissenschaftlichen Kolloquium, 6. Juni 2018, Marburg

11.

Keith D. Swenson: Mastering the Unpredictable: How Adaptive Case Management Will Revolutionize the Way That Knowledge Workers Get Things Done; Meghan Kiffer Press, 2010

12.

David Allen: Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin Books 2015(2001)

13.

Slot Webcommerce bv. (Betreiber): (Deutschsprachige Enzyklopädie), www.enzyklo.de

Titel: Eine Projektsprache und ein Domänenmodell für die Collaboration Platform
verfasst von: Wolf Steinbrecher
Verlag: Springer Berlin Heidelberg
Buch: Agile Einführung der E-Akte mit Scrum
Print ISBN: 978-3-662-59704-0

Electronic ISBN: 978-3-662-59705-7

Copyright-Jahr: 2020
DOI: https://doi.org/10.1007/978-3-662-59705-7_3