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Über dieses Buch

in die Organisation Modelle - Verfahren - Techniken GABLER Prof. Dr. Götz Schmidt ist Geschäftsführer der ibo Beratung und Training GmbH sowie der ibo Software GmbH und seit 30 Jahren als Trainer und Berater tätig mit den Schwerpunkten Organisation und Führung. Er ist außerdem Hono­ rarprofessor an der RWTH Aachen. Die Deutsche Bibliothek - CIP-Einheitsaufuahme Ein Titeldatensatz fUr diese Publikation ist bei Der Deutschen Bibliothek erhältlich. 1. Auflage September 2000 Alle Rechte vorbehalten. © Betriebswirtschaftlicher Verlag Dr. Th. Gabler GmbH, Wiesbaden, 2000 Softcover reprint of the hardcover 1 st edition 2000 Lektorat: U1rike Lörcher Der Gabler Verlag ist ein Unternehmen der Fachverlagsgruppe BertelsmannSpringer. Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfliltigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeiche­ rung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. www.gabler.de Höchste inhaltliche und technische Qualität unserer Produkte ist unser Ziel. Bei der Produktion und Verbreitung unserer Bücher wollen wir die Umwelt schonen: Dieses Werk ist auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Einschweißfolie besteht aus Polyäthylen und damit aus organischen Grundstoffen, die weder bei der Herstellung noch bei der Verbrennung Schadstoffe freisetzen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften.

Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Grundlagen der Organisation

Zusammenfassung
Der Begriff “Organisation” wird im täglichen Sprachgebrauch sehr unterschiedlich verwendet. “Organisiere mir mal einen PC” kann z.B. bedeuten, beschaffe mir einen Personal Computer, unter Umständen sogar mit dem Unterton “nicht auf dem formell vorgesehenen Weg”. Die Formulierung “er ist organisiert” bedeutet nicht etwa, dass dieser Mensch seine Belange geordnet hält, sondern dass er Mitglied einer Gewerkschaft ist.
Götz Schmidt

2. Basis der organisatorischen Gestaltung

Zusammenfassung
Unternehmen und Verwaltungen sind dazu da, bestimmte Leistungen für den Markt oder für die Bürger zu erbringen. Das sind ihre primären Aufgaben. Für die Alltrain bedeutet das, vom Markt gewünschte Trainingsangebote zu entwickeln, anzubieten und durchzuführen. Um diese primären Aufgaben bewältigen zu können, sind weitere — abgeleitete — Aufgaben zu erledigen wie z.B. Personal einstellen und verwalten, Rechnung legen usw. Organisatorische Regelungen sollen dazu beitragen, dass die primären wie die abgeleiteten Aufgaben möglichst wirkungsvoll und möglichst kostengünstig erledigt werden können.
Götz Schmidt

3. Elemente, Beziehungen und Dimensionen der Organisation

Zusammenfassung
Im Folgenden soll die Aufbauorganisation in ihre Bestandteile (Elemente), Verknüpfungsformen (Beziehungen) und Eigenschaften (Dimensionen) zerlegt werden, um den Einstieg in das Thema zu systematisieren. Zur Orientierung soll der schon skizzierte Würfel beitragen, dessen Seiten Schritt für Schritt behandelt werden.
Götz Schmidt

4. Stellenbildung

Zusammenfassung
Der Trainer soll zukünftig für die gesamte Bearbeitung von Seminarmanuskripten, die Durchführung der Trainings und für die Akquisition von Kunden in einer bestimmten Region zuständig sein. Er kann innerhalb bestimmter Grenzen auch über die Gebühren für den Kunden verbindlich entscheiden. Er berät, nimmt Auftragsdaten entgegen und gibt sie ein, erstellt einen Vertrag usw. Diese von ihm wahrzunehmenden Aufgaben bilden das Fundament seiner Stelle. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, benötigt er Informationen und Sachmittel. Abstrakt gesprochen geht es bei der Stellenbildung um die Verknüpfung der organisatorischen Elemente unter Berücksichtigung der Dimensionen. Die gerasterten Flächen des Würfels sind somit angesprochen. Eine Stelle ist dann vollständig beschrieben, wenn alle zugehörigen Elemente und die Dimensionen geregelt sind. Sie wird folgendermaßen definiert: Eine Stelle ist ein nach Art und Menge abgegrenzter Aufgabenkomplex für einen Aufgabenträger, dem zur Aufgabenerfüllung Informationen und Sachmittel zur Verfügung gestellt werden.
Götz Schmidt

5. Leitungssystem

Zusammenfassung
Stellen werden durch Weisungsbeziehungen miteinander verbunden. Über diese Kanäle fließen verbindliche Anordnungen oder Weisungen grundsätzlich nur in einer Richtung. Diese Kanäle werden auch als Dienstweg bezeichnet. Dienstwege sind Kanäle, auf denen Weisungen erteilt werden können. Daneben gibt es noch weitere Kanäle, auf denen Nachrichten in jeder beliebigen Richtung fließen können.
Götz Schmidt

6. Informationssystem

Zusammenfassung
In der Alltrain ist Herr Berger zuständig für den Verkauf von Trainingsleistungen. Um diese Aufgaben erfüllen zu können, benötigt Herr Berger Informationen.
Götz Schmidt

7. Kommunikationssystem

Zusammenfassung
Die Abgabe, Übermittlung und Aufnahme von Informationen wird als Kommunikation bezeichnet. Die Kommunikation kann zwischen Personen (Stellen), zwischen Personen und Sachmitteln (z. B. Abfrage eines Bestandes durch einen Sachbearbeiter) und zwischen Sachmitteln (z.B. PC sendet an ein Telefaxgerät) stattfinden. Die Kommunikation soll wiederum verdeutlicht werden am Beispiel von Herrn Berger, dem für den Verkauf in Alltrain zuständigen Mitarbeiter.
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8. Sachmittelsystem

Zusammenfassung
Frau Caspar ist in der Abteilung Finanz- und Rechnungswesen der Alltrain für die Buchhaltung zuständig. Um ihre Aufgaben erfüllen zu können, setzt Frau Caspar verschiedene Sachmittel ein. Sie sitzt an einem Bildschirmarbeitsplatz, der den ergonomischen Anforderungen entspricht. Hauptsächlich nutzt sie eine Standardsoftware „FIBU“, die auf einem zentralen Server liegt und von ihr als sogenannter Client genutzt wird. Daneben erstellt sie gelegentlich Berichte für die Geschäftsleitung und Meldungen an amtliche Stellen. Dazu setzt sie eine Textverarbeitungssoftware ein und druckt die Ergebnisse über einen Drucker aus, der von allen Mitarbeitern der Abteilung genutzt wird. Schließlich legt sie die erfassten Dokumente in der Registratur ab, die in der Nähe ihre Arbeitsplatzes eingerichtet ist.
Götz Schmidt

9. Prozessorganisation

Zusammenfassung
Die Ablauforganisation (Prozessorganisation) hat in den letzten Jahren deutlich an Bedeutung gewonnen. Schlagworte wie Business Process Reengineering, Geschäftsprozessorganisation wie auch Lean Organization heben die Bedeutung der Optimierung sogenannter Kernprozesse hervor. Es hat auch ein Bewusstseinswandel stattgefunden, was die Rangfolge der Prozessorganisation einerseits und der Aufbauorganisation andererseits angeht. Wurde früher unterstellt, dass die Aufbauorganisation den Rahmen vorgibt, innerhalb dessen dann die Prozesse optimiert werden, herrscht heute die Forderung vor, die Kernprozesse zu optimieren — also erst einmal grundlegende Prozesse zu gestalten — ehe die aufbauorganisatorischen Teilsysteme gestaltet werden. Wie so oft im Leben, dürfte auch hier die Wahrheit eher in der Mitte liegen, etwa in der Form, dass sich beide Aspekte gegenseitig ergänzen müssen, was die Frage nach „Henne oder Ei“ entbehrlich macht. Bei der Trennung in Aufbauorganisation und Prozessorganisation handelt es sich lediglich um einen gedanklichen Kunstgriff, der dazu beitragen soll, die Komplexität realer Systeme beherrschbar zu machen, indem unmittelbar zusammenhängende Sachverhalte gedanklich nacheinander bearbeitet werden. Allerdings kann es durchaus sein, dass ein Ergebnis letztlich anders aussieht, wenn mit den Prozessen begonnen wird, ehe man sich auf die Aufbauorganisation konzentriert oder umgekehrt. Die Psychologie stellt für solche Phänomene eindrucksvolles Material bereit.
Götz Schmidt

10. Methode und Techniken der Organisation

Zusammenfassung
Die Methode unterstützt eine planmäßige, zielorientierte Abwicklung von Projekten (Organisation der Organisation). Als Projekt wurde ein Vorhaben bezeichnet, das in dieser konkreten Form einmalig ist und damit einen definierten Start- und Endtermin hat.
Götz Schmidt

11. Verhalten

Zusammenfassung
Bei den Elementen der Organisation im Kapitel 3 wurde bereits auf den Menschen als Aufgabenträger eingegangen. Dort standen Fragen der Motivation — was bewegt einen Menschen, etwas zu tun oder zu lassen — im Vordergrund. Das ist besonders wichtig etwa für die Aufbau- und Ablauforganisation. Lösungen müssen so gestaltet werden, dass die Menschen aus der Arbeit heraus motiviert werden, dass die Motivation von innen heraus kommt und nicht durch Anweisungen, Kontrollen oder finanzielle Anreize gesteuert werden muss.
Götz Schmidt

Backmatter

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