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Inhaltsverzeichnis

Frontmatter

1. Einleitung

Zusammenfassung
Die Dokumentverarbeitung im Verwaltungsbereich wird immer stärker durch den Einsatz multifunktionaler, intelligenter Arbeitsplatzsysteme gekennzeichnet.
Matthias Schumann

2. Aufgaben und Entwicklungsstand der Eingangspostbearbeitung in Bürokommunikationssystemen

Zusammenfassung
Aus dem Mißverhältnis zwischen der Unterstützung der elektronischen Postversendung und der Eingangspostbearbeitung werden sich zukünftig, bei sich ausweitenden Kommunikationsnetzen, eine Reihe von Konsequenzen für den elektronisch unterstützten Verwaltungsarbeitsplatz im Rahmen eines Bürokommunikationsystems ergeben:
  • Durch die einfachen Möglichkeiten der Dokumenterstellung und -verteilung nimmt die Menge der zu bearbeitenden Eingangspost zu (1).
  • Die unkontrollierte Nutzung von „Verteilerlisten“ schafft zusätzliche, ungewollte Informationen (2).
  • Damit steigt auch der Anteil unwichtiger Nachrichten, es muß eine Selektion, ein Schutz vor einer „Informationsüberflutung“ erfolgen.
  • Bei steigender Geschwindigkeit der Nachrichtenerstellung und -verteilung muß die Aufarbeitung beschleunigt werden, um keine Warteschlangen unbearbeiteter Eingangspost entstehen zu lassen.
Matthias Schumann

3. Informationsaufnahme und -aufbereitung mit Bürokommunikationssystemen

Zusammenfassung
Im folgenden wird dargestellt, wie sich schriftliche Kommunikation auf den inner- und zwischenbetrieblichen Informationsaustausch verteilt, welche Informationsmedien dazu eingesetzt werden und welche zukünftigen Entwicklungen hier zu erwarten sind.
Matthias Schumann

4. Informationsspeicherung und -wiedergewinnung in Bürokommunikationssystemen

Zusammenfassung
Wesentliche Funktionen des elektronischen Informationsmanagements bilden die Speicherung und das Retrieval von Bürodokumenten. Bei der Realisierung müssen auch enge Verknüpfungen zur Postbearbeitung berücksichtigt werden.
Matthias Schumann

5. Intelligente Nachrichtensysteme zum automatischen Informationsaustausch

Zusammenfassung
Büroarbeit ist stark durch die Gestaltung und Abwicklung von Kooperationsprozessen gekennzeichnet. Aufgaben werden in Form einer „zielorientierten Gruppenarbeit“ erledigt (1). Es können standardisierte Vorgänge und hochspezialisierte Einzelfälle unterschieden werden (2). Für formalisierbare Vorgänge lassen sich Unterstützungssysteme anwenden, die z. B. den Ablauf einer auf Formularbasis stattfindenden Tätigkeit steuern. Das Electronic-Mail-System wird dabei als Übertragungsmedium des Informationsaustausches eingesetzt.
Matthias Schumann

6. Ansätze zur automatischen Eingangspostverteilung und —bearbeitung

Zusammenfassung
Bei der teilautomatischen oder automatischen Bearbeitung betrieblicher Eingangsdokumente können drei Vorgehensweisen unterschieden werden:
  • Der Einsatz überwiegend aus dem linguistischen Bereich stammender Systeme, die ein inhaltliches Verstehen der Texte ermöglichen sollen. Ist der Inhalt des Schreibens bekannt, so kann durch die Abbildung manueller Bearbeitungsregeln eine vom System durchzuführende Aktion ausgewählt werden.
  • Ein Verfahren zur Grobanalyse der Eingangspost, das auf der Untersuchung der Ausprägung formaler Kriterien des Geschäftsbriefwechsels beruht. Dabei wird insbesondere auf Informationen über den bereits mit dem Absender geführten Schriftwechsel zurückgegriffen. Als Analyseobjekte stehen z. B. die Absender- und Empfängeradresse im Mittelpunkt.
  • Die zwischenbetriebliche Normierung von Dokumentklassen auf der Basis sich abzeichnender Protokolle für die oberen Schichten von Netzarchitekturmodellen. Dabei bieten die Standardisierungsbestrebungen für Dokumentarchitekturen die Möglichkeit, ein überregional einheitliches Formularwesen für die unterschiedlichsten Zwecke des Büro- und Verwaltungsbereichs zu schaffen.
Matthias Schumann

7. Gestaltung der Bürokommunikation zur Eingangspostbearbeitung

Zusammenfassung
Bei der Eingangspostanalyse sollen nicht nur die Verteilung und Deskribierung, sondern auch die Bearbeitung unterstützt werden. Dazu können eine Reihe von Anforderungen definiert und mehrere Konzeptionen unterschieden werden.
Matthias Schumann

8. Wirtschaftlichkeit intelligenter Bürokommunikation

Zusammenfassung
Die Beurteilung des Nutzen-Kosten-Verhältnisses neuer Bürotechnologien, insbesondere die Unterstützung der Eingangspostbearbeitung, muß unter vielschichtigen Gesichtspunkten gesehen werden. Einerseits sind Einsparungspotentiale aus dem allgemeinen Einsatz der Bürosysteme von speziellen Nutzeffekten des hier vorgestellten Ansatzes zu unterscheiden. Andererseits müssen neben quantifizierbaren Durchlaufzeitverkürzungen einzelner Vorgänge auch qualitative Verbesserungen der Arbeitsergebnisse berücksichtigt werden (1). Besonders schwer ist dabei z. B. ein verbesserter Servicegrad einzuschätzen, der auf eine beschleunigte Angebotserstellung durch zwischenbetrieblichen Datenaustausch zurückzuführen ist. Schließlich gilt es, Ergebnisverbesserungen, die auf organisatorische Veränderungen durch die Einführung eines Bürokommunikationssystems zurückzuführen sind, von den eigentlichen Systemeffekten zu trennen.
Matthias Schumann

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