Welche Formulierungen und Angaben sind nötig, um eine rechtssichere Abmahnung zu erstellen? Die Rechtsanwälte Pascal Croset und Vanessa Schmidt geben konkrete Tipps, wie Unternehmen dabei Fehler vermeiden.
Eine Abmahnung rechtssicher zu erstellen, erfordert die Einhaltung von Regeln und Standards. Passieren dabei Fehler, hat eine Kündigung unter Umständen vor Gericht keinen Bestand.
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Die Abmahnung ist ein klares Signal an den Arbeitnehmer, dass der Arbeitgeber ein bestimmtes Verhalten missbilligt. Die Abmahnung ist jedoch auch eine Vorstufe zur Kündigung. Vernachlässigt der Arbeitgeber das Erstellen einer rechtssicheren Abmahnung, führt dies zu bösen Überraschungen im Kündigungsschutzprozess. Häufig ist es nicht der Kündigungssachverhalt an sich, der die Kündigung zu Fall bringt, sondern die vorangegangene mangelhafte Abmahnung. Insoweit sprechen die Zahlen für sich: In der Praxis sind etwa 70 Prozent der ausgesprochenen Abmahnungen unwirksam.
Es lohnt sich mithin, eine Abmahnung sorgfältig, den Regeln des Bundesarbeitsgerichts entsprechend, zu erstellen. Dies gelingt, wenn man beachtet, dass die Abmahnung drei Funktionen hat und sich diese drei Funktionen in der Abmahnung wiederfinden müssen:
1. Die Dokumentationsfunktion einer Abmahnung
Eine wirksame Abmahnung muss das beanstandete Verhalten genau bezeichnen. Dem Arbeitnehmer muss sein Fehlverhalten so eindeutig und unmissverständlich aufgezeigt werden, dass er weiß, welches konkrete fehlerhafte Verhalten er ab sofort unterlassen soll. In diesem Teil der Abmahnung geht es also darum, das zeitlich und örtlich individualisierte Fehlverhalten des Arbeitnehmers so konkret wie möglich darzulegen.
2. Die Hinweisfunktion einer Abmahnung
Als Nächstes muss der Arbeitnehmer in der Abmahnung darauf hingewiesen werden, dass das im Rahmen der Dokumentationsfunktion beschriebene Verhalten vertragswidrig ist. Dazu muss der Arbeitgeber in der Abmahnung die konkrete Vorschrift (Vertragsklausel, Gesetzesnorm, Betriebsvereinbarung) benennen, gegen die der Arbeitnehmer verstoßen hat. Zudem muss dem Arbeitnehmer in diesem Teil der Abmahnung aufgezeigt werden, welches konkrete Verhalten von ihm in Zukunft erwartet wird.
3. Die Warnfunktion einer Abmahnung
Schließlich muss die Abmahnung einen Hinweis auf die Folgen einer erneuten Pflichtverletzung enthalten. Der Arbeitgeber muss dem Arbeitnehmer also in der Abmahnung verdeutlichen, dass eine Kündigung droht, sollte der Arbeitnehmer die abgemahnte Pflichtverletzung noch einmal begehen.
Es empfehlen sich die folgenden Standardformulierungen, um eine Abmahnung rechtssicher zu erstellen:
Sehr geehrter Herr [Name],
leider sehen wir uns gezwungen, Ihnen aus den folgenden Gründen eine Abmahnung zu erteilen:
Am [Datum] um [Uhrzeit] in [Ort] haben Sie [Art bzw. Inhalt des Fehlverhaltens] ...
- Datum
- Uhrzeit
- Straße
- Stadt nebst Postleitzahl
- Gegefalls Gebäude
- Gegebenfalls Büro, Arbeitsplatz, Geschäft
- steuerbares Verhalten
- so detailliert wie möglich
- faktenbasiert
Indem Sie […], haben Sie gegen [Klausel des Arbeitsvertrages, des Tarifvertrages, der Betriebsvereinbarung etc.] verstoßen.
Wir erwarten von Ihnen, dass Sie in Zukunft …
Bei weiteren Verstößen gegen […] müssen Sie mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen bis hin zur Kündigung rechnen.
Diese Abmahnung nehmen wir zu Ihrer Personalakte.
Mit freundlichen Grüßen____________________
(Unterschrift)
Fazit: Eine rechtssichere Abmahnung zu erstellen ist schwierig, aber keineswegs unmöglich. Mit etwas Sorgfalt und Fachwissen gelangt man zu einer Abmahnung, welche vor Gericht Bestand haben wird.