Die Corona-Pandemie hat vielerorts den Arbeitsalltag und auch die Prozesse in der Internen Revision umgekrempelt. Viele Prüfungen laufen bereits remote. Ihr Erfolg steht und fällt jedoch mit dem Einsatz passender digitaler Tools, sagen die Audit-Experten Ulf Lipske und Dirk Salewski.
Springer Professional: Können Sie uns schildern, wie der Prüfungsalltag unter Corona-Bedingungen derzeit aussieht?
Ulf Lipske: Die meisten unserer Mitarbeitenden, aber auch viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unserer Mandanten arbeiten derzeit aus dem Homeoffice. Viele Unternehmen empfangen derzeit auch keine externen Gäste, das hat natürlich Auswirkungen auf die Arbeit der Internen Revision. Daher werden Prüfungen derzeit im Wesentlichen als sogenannte Remote Audits durchgeführt. Das bedeutet, wir führen unsere Prüfungshandlungen aus, ohne vor Ort beim Mandanten zu sein, wie es vor der Pandemie üblich war. Es gibt aber auch Situationen, wo wir teilweise vor Ort beim Mandanten sind, um die übrigen Kollegen remote mit Unterlagen zu versorgen. Unter diesen Bedingungen spielen Videokommunikationssysteme eine entscheidende Rolle. Wir haben hiermit insgesamt sehr positive Erfahrungen gemacht.
Wenn Sie von Remote Audit sprechen, was ist neben den Prüfungsnachweisen und der Dokumenteneinsicht das größte Problem?
Dirk Salewski: Eine der größten Herausforderungen im Rahmen eines Remote Audits ist sicherlich, sich von der Echtheit der zu prüfenden Unterlagen zu überzeugen. Das gilt natürlich auch, sobald für eine Prüfung Ortsbegehungen durchgeführt werden müssen, um sich zum Beispiel vom Vorhandensein oder der Beschaffenheit von Waren oder Sicherheitseinrichtungen zu überzeugen. Daher sind für Remote Audits stabile und ausreichend schnelle Datenleitungen wichtig, um den Austausch von Informationen sicherstellen zu können. Daneben müssen alle Kommunikationspartner auch sicher mit den entsprechenden Kommunikationstools umgehen können. Das scheint banal, die Praxis zeigt aber, dass ein effektives Remote Audit gerade dadurch erschwert werden kann, dass diese Fähigkeiten nicht oder nur unzureichend vorhanden sind oder einfach die Übung fehlt. Ein weiterer Punkt ist aber auch die zeitliche Kongruenz von Homeoffice und Homeschooling, die bei der Organisation von Remote Audits zu beachten ist.
Welche Lösungen hat die Interne Revision erarbeitet, um diesen Herausforderungen entgegen zu treten? Gibt es spezielle technische Entwicklungen, die zum Einsatz kommen? Gibt es Risiken diesbezüglich?
Ulf Lipske: Neben den schon beschriebenen Videokommunikationssystemen und Plattformen zum Austausch großer Datenmengen, sogenannten Collaboration-Tools, sind hier vor allem Instrumente zur Aufbereitung und für Analysen von Daten und Datenströmen zu nennen. Systeme zum Informationsaustausch sind oft als abgeschlossene Räume mit entsprechenden Sicherungsmechanismen konzipiert. Mit Hilfe von intelligenten Datenanalysen ist es möglich, wichtige Erkenntnisse über unzureichende Prozessabläufe oder mangelhafte Kontrollen zu gewinnen und dies grundsätzlich unabhängig vom Standort des Prüfers und des Prüfungsgegenstandes. Hierbei ist die Herausforderung, die Echtheit des zu prüfenden Datenmaterials sicherzustellen. Mit der Arbeit im Homeoffice sind aber auch neue Risiken hinzugekommen, mit denen man sich beschäftigen muss. Hier sind insbesondere Informationssicherheits- und Datenschutzaspekte zu nennen.
Kann diese spezielle Prüfungssituation für Unternehmen auch Vorteile bringen? Vorstellbar ist doch, dass diese nun auf Technologien umsteigen, auf die vorher – aus welchen Gründen auch immer – verzichtet wurde.
Dirk Salewski: Das ist richtig, die Einsparung von Reisekosten und Reisezeit ist ein ganz offensichtlicher Vorteil. Daneben sehen wir, dass viele Unternehmen die jetzige Situation zum Anlass nehmen, um neben dem Einsatz von neuen Technologien auch ihre Prozesse effizienter und digitaler zu gestalten. Die Abläufe in Unternehmen werden dadurch sicherer und schneller und diese Unternehmen werden auch für Mitarbeiter attraktiver, da diese ihre Arbeit flexibler gestalten und damit ihre Work-Life-Balance optimieren können.
Wird der persönliche Kontakt durch digitale Technik und Tools ersetzt, kann die Kommunikation darunter leiden. Stellen Sie das auch in der Praxis fest? Wie lassen sich solche Hürden umschiffen?
Ulf Lipske: Das ist in der Tat ein sensibler Punkt: Das Aufbauen von Vertrauen ist im Rahmen einer Prüfung enorm wichtig. Es sind meistens die Gespräche an der Kaffeemaschine, die dafür sorgen, dass Vertrauen aufgebaut und dadurch die Kommunikation offener und leichter wird. Missverständnisse können vermieden werden, wenn ich einen Menschen besser einschätzen kann. Dies wird durch die digitale Kommunikation erschwert. Ein Mittel dagegen ist sich dieser Problematik bewusst zu werden und zu versuchen, bei Videocalls dem Beziehungsmanagement gezielt mehr Zeit zu widmen. Hier hilft es auch, seine Gesprächspartner auch mal außerhalb der Arbeitsmeetings zu kontaktieren.
Wird die aktuelle Situation den Prüfungsalltag aus Ihrer Sicht mittel- und langfristig beeinflussen? Wenn ja, welche Entwicklungen erwarten Sie sowohl auf der Seite der Unternehmen als auch auf der der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Internen Revision?
Dirk Salewski: Auf jeden Fall werden Remote Audits in einem deutlich größeren Umfang einsetzt werden, als das in den letzten Jahren der Fall war, da man derzeit sieht, dass es sehr gut funktioniert. Wir gehen deshalb davon aus, dass auch für die Zeit nach der Pandemie ein gewisser Anteil der Prüfungen weiterhin auf Distanz und nicht vor Ort stattfinden wird. Die Zukunft der Internen Revision wird in einer hybriden Form liegen. Daher werden Remote Audits in Zukunft eine gleichberechtigte Alternative neben den Prüfungen vor Ort werden, um diese so effizient und effektiv wie möglich zu gestalten. Dies wird durch die fortschreitende Digitalisierung von Prozessen seitens der Unternehmen unterstützt werden. Darüber hinaus werden sich auch weitere Fragestellungen anschließen, etwa inwieweit sich der ökologische Fußabdruck dadurch vermindern lässt und auch die Attraktivität von bisher reiseintensiven Berufen erhöht werden kann. Diese Aspekte zahlen damit auch auf das Thema Nachhaltigkeit ein. Sowohl Unternehmen als auch Prüfer haben sich in den letzten Monaten in Sachen Remote Audit enorm entwickelt. Und dies ist erst der Anfang.