9. Ausschreibung und Vergabe

Die Ausschreibung einer OBE ist ein Prozess, der bis zur Entscheidung in den meisten Fällen mindestens ein halbes Jahr dauert. Eine schriftliche Ausschreibung beinhaltet ein Leistungsverzeichnis, ein Preisblatt sowie einen Fragebogen zur Abfrage des Erfüllungsgrades der Anforderungen. Ziel ist die Auswahl eines Tools, das die eigenen Anforderungen am besten erfüllt. Diese qualitativen Anforderungen sind höher zu bewerten als die Kosten des Tools selber. Die Evaluierung der Angebote ist daher komplex. In den anschließenden Bieterworkshops gilt es, die offenen Fragen mit den Anbietern zu besprechen und einen Abgleich der eigenen Anforderungen mit den Angeboten der Bieter zu gestalten. Öffentliche Vergabeverfahren sind ungleich komplexer, da ein Eingehen auf alternative Angebote der Bieter im Verfahren nicht möglich ist und sowohl Anforderungen als auch Auswahlkriterien vor dem Vergabeprozess bereits wasserdicht feststehen müssen. Aufgrund der Reisekostenrechte ist auch der Markt für OBEs relativ eingeschränkt für den öffentlichen Sektor.