Auswirkungen der Covid-19-Pandemie auf den Einsatz von Kreativitätstechniken: Herausforderungen, Lösungsansätze und Modelle für die Online-Kommunikation in Virtuellen Teams

Die Covid-19-Pandemie hat innerhalb kurzer Zeit große Teile der Arbeitswelt in einer Weise verändert, wie man es vor einem Jahr nicht erwartet hätte. Lockdownbasierte Schließungen ganzer Unternehmen und die damit verbundene Verlagerung der täglichen Arbeit nach Hause haben massive Folgen für die Wirtschaft und die einzelnen Mitarbeiter. Home Office ist neben Distance Learning für Schulen eines der am meisten diskutierten und umstrittenen Themen der Jahre 2020 und 2021. Physische Teams haben sich in kurzer Zeit in virtuelle Teams verwandelt. Damit haben sich auch die Anforderungen an Teamarbeit und Teamführung verändert.

Welche Auswirkungen hat dies aber auf die Softwareindustrie? Sind diese ebenso gravierend wie für andere Industriebereiche? Oder sind die Auswirkungen nicht so gravierend, weil die Produktion von Software ohnehin schon seit Längerem eine arbeitsteilige Tätigkeit ist, die leicht auslagerbar ist und örtlich basierte Zusammenarbeit weniger wichtig ist?

In diesem Beitrag wird nicht der allgemeine Aspekt dieser Fragen betrachtet, sondern die Situation speziell in Hinblick auf Kreativitätstechniken und verwandte Techniken.

Die Definition des geplanten Produktes oder Artefaktes, das den Kundenwünschen optimal entspricht, stellt einen Kernpunkt in den frühen Aktivitäten in Softwareprojekten dar. Betrachtet man das Kano-Modell (Sauerwein 2000), so führen insbesondere solche Produkteigenschaften (Begeisterungsmerkmale) zur Kundenzufriedenheit, die a) einen wirklichen Mehrwert bieten und b) vom Kunden nicht erwartet werden, ihn überraschen. Diese beiden Eigenschaften erfordern aber einerseits eine intensive Beschäftigung mit dem Kunden und seinen Wünschen, andererseits innovative Ideen und entsprechende Kreativität beim Entwurf des Artefaktes. Sie erfordern einerseits ein tiefes Wissen über die Kundenbedürfnisse und des Marktes, andererseits ein entsprechendes Mindset wie Offenheit für Neues und Kundenorientierung (Mezick et al. 2019; Guttenberger 2018; Dark Horse Innovation 2017). In der Softwareentwicklung hat sich seit den 90er-Jahren die Erkenntnis durchgesetzt, dass Programmierer meist weniger gut im Design eines Produkts sind. Besser geeignet sind Teams mit unterschiedlichen Spezialisten (Raskin 2001; Johnson 1999; Norman 1999). Eine fundamentale Erkenntnis ist, dass die Involvierung des Anwenders und eine vertrauensvolle Kommunikation mit ihm und im Team in den einzelnen Projektphasen Fehlschläge vermeiden, was aus den Grundprinzipien des agilen Manifests (Agile Alliance 2001) folgt.

Im klassischen Vorpandemie-Szenario werden Produktaspekte gemeinsam mit dem Kunden neben anderen aus dem Softwareengineering bekannten Techniken unter Einsatz von Kreativitätstechniken physisch vor Ort erarbeitet. Die überwiegende Anzahl der bekannten Kreativitätstechniken, aber auch Team-orientierter Problemlösungstechniken, basieren auf diesem Vor-Ort-Prinzip. Die Teilnehmer treffen sich persönlich in einem Seminarraum und entwickeln die Grundideen des Artefakts. Diese Unmittelbarkeit des Produktentstehungserlebnisses für den Kunden betonen auch die modernen agilen Methoden und Ansätze wie beispielweise Design Thinking (Brenner und Uebernickel 2016; Plattner et al. 2016). Die physische Präsenz erhöht die Zufriedenheit und Akzeptanz durch den Kunden und vermeidet Fehlentwicklungen. Die Pandemie hat die Situation grundlegend geändert. Persönliche Treffen waren und sind aus Gesundheitsgründen nicht mehr möglich oder erwünscht, Kunden vermeiden den persönlichen Kontakt, die Arbeit wird in das Home Office verlegt.

Dieser Beitrag hat als Ziel zu eruieren, welche Kreativitätstechniken in einer solchen stark durch Online-Kommunikation geprägten Umgebung sinnvoll einsetzbar sind. Die von Unternehmen eingesetzten Softwarelösungen wie Microsoft Teams, Zoom oder ähnliche sollen ohne größere Änderungen weiter verwendet werden können. Dazu wird eine Evaluationsmatrix entwickelt, die die wesentlichen Kreativitätstechniken anhand verschiedener Merkmale charakterisiert. Basierend darauf wird ein Entscheidungsmodell vorgestellt, das es Teams ermöglicht Kreativitätstechniken auf ihre Eignung in der Online-Kommunikation zu bewerten. Dabei wird als Online-Kommunikation die Kommunikation über Webkonferenzsysteme verstanden, die die Funktionen der Audio- und Videoübertragung, des Chats und der Bildschirmübertragung beinhalten.

In diesem Beitrag wird Online-Kommunikation als menschliche Kommunikation, die online in Gruppen stattfindet, verstanden. Das zur Kommunikation genutzte Medium ist somit das Internet, das neue räumliche und zeitliche Kommunikationsmöglichkeiten eröffnet (Fraas et al. 2012). Da die Kommunikation per Videokonferenz der Face-to-Face-Kommunikation, die die persönlichste und intensivste Form der Kommunikation darstellt, am nächsten kommt, werden hier insbesondere Webkonferenzsysteme als die Kommunikationsform betrachtet (Beck 2020).

Als Gruppe gelten zwei oder mehr Individuen, die durch soziale Beziehungen miteinander verbunden sind (Forsyth et al. 2019). Nach Rosenstiel (2003) und Spieß und Rosenstiel (2010) weist eine Gruppe Merkmale wie mehrere Personen, verschiedene Rollen, gemeinsame Ziele, Werte, Normen und Zusammengehörigkeitsgefühl sowie eine Interaktion über einen längeren Zeitraum auf. Der Begriff des Teams wird häufig als Synonym für Gruppe gebraucht. In diesem Beitrag wird Team als Sonderform einer Gruppe angesehen, das durch ein gemeinsames Ziel miteinander verbunden ist (Forsyth et al. 2019). Mit dem Begriff Team ist zumeist eine positive Konnotation verbunden, während Gruppe auch negativ konnotiert sein kann. Teams können in Collocated Teams (Kommunikation meist ohne elektronisches Material und in persönlichen Treffen), Virtuelle Teams (Kommunikation hauptsächlich elektronisch, eher gleichrangige Teammitglieder, breitere Streuung der Tätigkeitsfelder über die Orte) und Remote Teams (Häufig keine gleichrangigen Teammitglieder, keine breite Streuung der Tätigkeitsfelder über die Orte, Auslagerung des Programmierteams auf entfernten Standort, Steuerung durch lokale Teamleiter und Mitarbeiter, klare ortsgebundene Arbeitsteilung) klassifiziert werden.

Die Literatur verwendet unterschiedliche Definitionen für Kreativität. Drevdahl definierte 1956 Kreativität beispielsweise als „die Fähigkeit von Personen Kompositionen, Produkte oder Ideen jeglicher Art zu produzieren, die im Wesentlichen neu oder neuartig und dem Produzenten zuvor unbekannt sind“ (Drevdahl et al. 1956). Allgemein wird Kreativität als die Fähigkeit angesehen, neue, unerwartete Artefakte zu produzieren. Weitere relevante Eigenschaften sind zudem Nützlichkeit, Wert, Originalität und Effektivität der Lösung. Das 4‑P-Modell der angewandten Kreativität von Rhodes unterscheidet dazu vier Bestandteile der Kreativität: (1) Person mit ihren individuellen Fähigkeiten, (2) Prozess mit den Methoden des Problemlösens, (3) Press als die Umgebung und Rahmenbedingungen, (4) Produkt als Ergebnis des Prozesses (Rhodes 1961).

Kreativitätstechniken sind Verfahren, die den Kreativitätsprozess unterstützen und das kreative Denken anregen sollen. Die bekannteste Kreativitätstechnik stellt das Brainstorming dar. Über die Jahre wurden viele verschiedene Kreativitätstechniken entwickelt. VanGundy (1988) beschreibt in seinem Buch im Jahr 1988 bereits 105 Techniken, Luther (2013) spricht im Jahr 2013 von 240 Ideenfindungstechniken und von mehr als 500 Techniken, wenn der gesamte Prozess betrachtet wird.

Kreativitätstechniken können sowohl von einer Person als auch von Gruppen eingesetzt werden, wobei die Mehrzahl der Techniken eher auf Gruppen ausgerichtet sind. Die meisten Kreativitätstechniken leben von der Unmittelbarkeit des persönlichen Aufeinandertreffens, der örtlich und physischen Interaktion, sie bauen geradezu darauf, wenn etwa einzelne Materialien und Objekte (z. B. Brainwriting 6‑3-5) von Person zu Person weitergereicht werden. Virtuellen Treffen fehlt diese physische Unmittelbarkeit und sie kann auch in Video basierten Kommunikationsformen kaum adäquat eingebracht oder ersetzt werden.

Die Entwicklung der Evaluationsmatrix geschieht in einem mehrstufigen Prozess. Nähere Details zur Vorgehensweise und Methode finden sich in Kubla (2020). Im Folgenden werden die wesentlichen Schritte dieser Vorgehensweise dargestellt.

Basierend auf der Evaluationsmatrix wurde ein Entscheidungsmodell entwickelt, mit dem überprüft werden kann, ob eine Kreativitätstechnik für die Verwendung in der Online-Kommunikation geeignet ist. Hierfür wurden zunächst Anforderungen ermittelt, die für eine Eignung in der Online-Kommunikation erfüllt sein müssen. Dazu wurden die in Tab. 3 dargestellten Merkmale und Merkmalsausprägungen auf ihre Anwendbarkeit in der Online-Kommunikation analysiert.

Das Ergebnis bilden fünf Anforderungen.

Um die geeigneten Techniken noch weiter differenzieren und bewerten zu können, wird eine Nutzwertanalyse (Zangemeister 2015) verwendet. Für die einzelnen Techniken wurden Nutzwerte berechnet. Als Kriterien für besondere Eignung wurdenidentifiziert, da diese Merkmale eine Anwendbarkeit in der Online-Kommunikation nicht ausschließen, aber Einfluss darauf haben, wie gut eine Technik online angewendet werden kann. Alle vier Kriterien erhielten ein Gewicht von 25 %. Die Bewertung der einzelnen Kriterien erfolgt auf einer Skala von 1 bis 3, wobei der Wert 3 für sehr gute Eignung, der Wert 2 für gute und der Wert 1 für vergleichsweise weniger gute Eignung steht. Die Berechnung des Nutzwerts (N) erfolgt mit folgender Formel:

Basierend auf den Anforderungen und der Nutzwertanalyse wurde folgender Entscheidungsbaums als Entscheidungsmodell abgeleitet (Abb. 1).

Am Beispiel der Technik der Reizwortanalyse verläuft die Durchführung des Entscheidungsmodells wie folgt:

Die Anwendung auf die Technik des Brainwalking sieht folgendermaßen aus:

Für die Erstellung der Liste geeigneter Techniken wurden die 46 Kreativitätstechniken aus Tab. 1 anhand des im Kap. 6 erstellten Entscheidungsmodells untersucht. Von den 46 untersuchten Techniken konnten 34 Techniken als in der Online-Kommunikation anwendbar, neun Techniken als nicht anwendbar und drei Techniken als nicht direkt überprüfbar eingestuft werden, da es sich nicht um einzelne Techniken, sondern um generelle Ansätze oder Technikkombinationen handelt (s. Tab. 5).

Die ModernSWApp Software GmbH muss aufgrund der COVID-Pandemie alle Mitarbeiter kurzfristig ins Home Office schicken. Unter Hochdruck arbeitet das Team Smartwatch an einem Kundenauftrag für eine App zur Erkennung des Blutdrucks mit Machine Learning.

Es wurde ein Modell vorgestellt, das es ermöglicht, Kreativitätstechniken, die für die Anwendung in der Online-Kommunikation geeignet sind, zu ermitteln. Von den 46 berücksichtigten Techniken konnten 34 Techniken als geeignet für die Anwendung in der Online-Kommunikation von Remote-Teams identifiziert werden. Weiterhin konnten 14 der geeigneten Techniken als besonders gut und 15 Techniken als gut in der Online-Kommunikation anwendbar eingestuft werden. Darüber hinaus kann das entwickelte Modell zur Eignungsprüfung von noch nicht untersuchten oder neuen Kreativitätstechniken verwendet werden.

Die kontinuierliche Entwicklung der Möglichkeiten in der Online-Kommunikation wirkt sich auch auf die Anwendung von Kreativitätstechniken in der Online-Kommunikation aus. Durch immer neue Funktionen der Anwendungen für die Online-Kommunikation können immer mehr Kreativitätstechniken in der Online-Kommunikation angewendet werden, bis die Entwicklungen derart fortgeschritten sind, dass die Face-to-Face-Situation vollständig auf die Online-Situation übertragen werden kann.

Auch wenn eine Impfung ein relativ normales Arbeitsleben in der Pandemie ermöglicht, wird sich die Arbeitssituation im Unternehmen oder im Home Office stark verändern. Viele Unternehmen z. B. Google (Rixecker 2020) haben schon angekündigt, dass sie auch in Zukunft stärker auf Home Office setzen werden. Flexible Arbeitsplatzmodelle werden eher die Regel als die Ausnahme werden. Kostenersparnisse bei der Miete, Zeitgewinn für die Mitarbeiter durch Einsparung von Fahrten in das Büro, Mitarbeitergewinnung auch aus weiter entfernten Orten – diese Vorteile kommen vermehrt zum Tragen. Persönliche Treffen werden sich immer mehr in die Online-Welt verlagern. Dies gilt auch für den Einsatz von Kreativitätstechniken. Hier wird die Softwareindustrie gefordert sein, die geeigneten Techniken durch entsprechende Anwendungen zu unterstützen. Natürlich werden auch ortsgebundene Kreativitätstechniken weiter eine wichtige Rolle spielen, aber sie werden sukzessive durch ihre Online-Äquivalente ergänzt und teilweise ersetzt.