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Obwohl die Übergangsfrist spätestens 2028 endet, tun sich vor allem kleinere Firmen noch schwer mit dem Thema E-Rechnung. Mit einer Plattformlösung können Geldhäuser ihren Firmenkunden die Umstellung erleichtern und Mehrwert bieten.
Seit diesem Jahr besteht bei Geschäften zwischen Unternehmen die Pflicht, elektronische Rechnungen, sogenannte E-Rechnungen, versenden und empfangen zu können. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten elektronischen Datenformat im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Formate, die nicht nach der genannten Norm strukturiert sind und beispielsweise nur bildhaft deren Inhalte wiedergeben, wozu reine PDF-Dateien, „.tif“ oder „.jpg“ oder eingescannte Dokumente zählen, erfüllen nicht die Anforderungen an die automatisierte Weiterverarbeitung, wie die Industrie- und Handelskammer (IHK) auf ihrer Website aufklärt.
Bislang kam es zwischen Rechnungswesen und Banking zu Medienbrüchen, wenn eine Rechnung versendet und bezahlt wurde. Mit der Whitelabel-Plattformlösung Paycy, an die sich Banken anschließen können, bleibt der gesamte Ablauf von der Rechnungsstellung über die Zahlungsbestätigung bis hin zur Archivierung des Vorgangs digital. Ähnlich wie bei Zahlungsaufträgen, die Firmenkunden über eigene Kanäle an ihre Bank schicken, haben diese ebenso die Möglichkeit, Zahlungsanforderungen zu versenden und die Rechnung elektronisch mit dazuzulegen. Die wichtigsten Informationen für den Bezahlvorgang wie etwa Empfängername, IBAN und Verwendungszweck lassen sich seitens des Rechnungsstellers vorgeben. Potenzielle Fehlerquellen, wie sie bei der manuellen Überweisung entstehen können, reduzieren sich. Statt per E-Mail oder per Post erhalten Empfänger eine elektronische Rechnung über ihre Bank zugestellt, die sie anschließend freigeben können. Paycy nutzt dafür das europaweit einheitlich definierte Zahlungsverkehrsformat Request to Pay. Damit verbunden sind die Vorteile von Instant Payment und die Verikation des Zahlungsempfängers.
Zudem bietet die Plattform laut Anbieter die Möglichkeit, verschiedene Formate für elektronische Rechnungen zu konvertieren. Dies vereinfacht den grenzüberschreitenden Rechnungs- und Zahlungsverkehr innerhalb der Europäischen Union. Auf diese Weise können Geldhäuser ihren Firmenkunden einen leicht zugänglichen Zustellweg für E-Rechnungen anbieten und ihre Rolle gegenüber ihren Geschäftskunden stärken.
Über die Abwicklung von E-Rechnungen hinaus entstehen für die Institute weitere Anknüpfungspunkte für Mehrwertdienste: „Buy now, pay later“-Angebote, revisionssichere Archive, Finanzierungen und weitere Instrumente der Liquiditätssteuerung. Derzeit befindet sich Paycy im Test bei der Bayerischen Landesbank, der DZ Bank, bei genossenschaftlichen Instituten, der Deutschen Bank sowie bei der Postbank. swf
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