"Change Monitoring reduziert Unsicherheiten"

Der Wandel dominiert Unternehmen. Um zu messen, ob Veränderungsprozesse die angestrebten Ergebnisse erzielen, sollten Change-Monitoring-Systeme eingerichtet werden, so Susanne Rank und Jan Neumann im Gespräch.

Springer Professional: Was verstehen Sie unter Change Monitoring?

Susanne Rank: Change Monitoring kann als Rückkopplung zum Veränderungsprozess verstanden werden, aus der Organisation für die Stakeholder, wie zum Beispiel Projekt Sponsor, Lenkungsausschuss, Projektleitung, Change Management Team, Betriebsrat oder andere Beteiligte oder Betroffene.

Beim Change Monitoring werden Daten über bestimmte Maßnahmen, Effekte und Auswirkungen erhoben. Die Erkenntnisse nutzt vornehmlich das Projektteam, um zu erkennen, ob die Change-Maßnahmen die gewünschten Effekte und Wirkungen erzielt haben oder ob gegebenenfalls weitere erforderlich sind, um den Umsetzungserfolg sicherzustellen. Die Erhebung an sich, aber auch die Erkenntnisse, sind eine wesentliche Grundlage für Kommunikation, um relevante Stakeholder im Veränderungsprozess einzubeziehen. Insgesamt zielt Change Monitoring darauf ab, ein gemeinsames und umfassendes Verständnis zum Veränderungsprozess bei den relevanten Stakeholdergruppen zu erreichen.

Und was ist der Unterschied zum Change Controlling?

Jan Neumann: Der Begriff Change Monitoring wurde bewusst gewählt, um zu unterstreichen, dass es darum geht, die vorab definierten Veränderungsziele kontinuierlich zu überwachen. Wie einschlägige Literatur zum Thema abzugrenzen versteht, lassen sich für das Change Monitoring nicht immer digitale Werte und quantitative Kennzahlen im Sinne eines Controlling-Ansatzes ableiten. Darüber hinaus werden auch analoge beziehungsweise qualitative Daten zum Monitoring herangezogen, etwa qualitatives Feedback. Beim Change Monitoring geht es auch um psychologische Hintergründe, um die Frage, wie Menschen Veränderungen erleben. Wie verhält es sich mit deren Bewusstsein, Verständnis, Einstellung zur Veränderung oder der Veränderungsbereitschaft und der Fähigkeit, die Veränderung anzunehmen, umzusetzen und in den veränderten Arbeitsweisen anzuwenden? Daher verwenden wir den Begriff Change Monitoring anstatt Change Controlling.

Warum ist das Thema für Veränderungsprozesse so wichtig?

Susanne Rank: Change Monitoring hilft Unternehmen und deren Entscheidungsträgern dabei, die Ziele ihrer Veränderungsvorhaben zu erreichen. Ich zähle die Vorteile einfach mal auf: Change Monitoring reduziert Unsicherheiten. Es unterstützt die Entscheidungsfindung und die Ableitung von Maßnahmen für ein Veränderungsprojekt. Zudem verbessert sich in einem Veränderungsprojekt das Verständnis über das, was funktioniert und was nicht. Die gesammelten Projektinformationen können mit allen relevanten Stakeholdern geteilt werden. Das erhöht Verständnis, Transparenz, Akzeptanz, Unterstützung und Einsatzbereitschaft für das Veränderungsprojekt. Darüber hinaus steigt die Glaubwürdigkeit für diejenigen, die für das Veränderungsprojekt verantwortlich oder daran beteiligt sind. Last but not least lernen Unternehmen und Einzelpersonen durch die gesammelten Informationen und gemachten Erfahrungen für künftige Change-Prozesse.

Wie können Unternehmen ein Change-Monitoring-Konzept für ein Veränderungsprojekt entwickeln?

Jan Neumann: Der konkrete Zweck, aber auch die Vorgehensweise für das Change Monitoring, hängt von einer Vielzahl von Kriterien ab, zum Beispiel von Kontext, Bedingungen, Art sowie Größe des Veränderungsprojektes oder Zielgruppen, die über die Erkenntnisse zu informieren sind. Auch der Zeitpunkt der Change-Monitoring-Aktivitäten stellt einen wichtigen Aspekt dar.

Die wichtigste Grundvoraussetzung ist allerdings der Wille der Change-Verantwortlichen, Change Monitoring zu betreiben, zum Beispiel das Top Management, der Projekt Sponsor oder Lenkungsausschuss. Ohne diese Bereitschaft ist es nicht sinnvoll, Change Monitoring überhaupt anzugehen. Ist diese Vorhanden, gilt es die anderen wichtigen Voraussetzungen wie in unserem Buch erläutert abzudecken, um darauf das Change Monitoring Konzept aufzubauen. In unserem Buch befinden sich im letzten Kapitel ein Leitfaden und eine Checkliste, um die wesentlichen Elemente zu berücksichtigen.